（四）公文要素方面存在的問題

1．公文份數(shù)序號

按照保密要求，機密級以上秘密公文應在每份文件上標明份數(shù)序號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第１行。具體執(zhí)行中出現(xiàn)報告是機密等級，卻未標明份數(shù)序號的情況。    　

2. 發(fā)文字號

發(fā)文字號中的年度括號應使用“〔〕”，序號不編虛位，不加“第”字。但有些文件中發(fā)文字號中的年度括號卻使用“（）”或“[ ]” 、還有編虛位、發(fā)文字號錯誤現(xiàn)象。

3. 簽發(fā)人

國家標準規(guī)定：上報的公文標識的“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。有些文件中“簽發(fā)人”未用3號仿宋體字；有的將“簽發(fā)人”標識為“簽發(fā)”；有的未用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

4. 公文標題

《辦法》規(guī)定，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。行政公文標題中的文種部分，必須與國家規(guī)定的13個法定文種一致。有的單位以“報告”文種報送業(yè)務或其他事項時，往往在標題中的文種部分出現(xiàn)《……的業(yè)務調(diào)查報告》、《……的專項報告》、《……的專項分析報告》等提法，形成文種不規(guī)范現(xiàn)象。應當統(tǒng)一表述為《……**調(diào)查的報告》、《……（某專門事項）的報告》。還有的文件標題末尾將“請示”寫作“申請”，將“通知”寫作“方案”，將“報告”寫作“匯報”。有些文件公文標題中濫用標點符號。

5. 主送機關(guān)

《辦法》規(guī)定，主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。但有些單位將主送單位“上級機關(guān)”寫為“國家上級機關(guān)”；有些簡報、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報的行文格式。

6. 公文正文

《辦法》規(guī)定，正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”,第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，文章各部分同等層次段落的標題體例應當統(tǒng)一；公文中多次出現(xiàn)某單位的名稱時，應當首先引用其全稱，同時標注其規(guī)范簡稱，然后均使用規(guī)范簡稱。

有些文件段落序號不連貫、缺序號、序號不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的層次規(guī)范，尤其是第三層序號數(shù)字后面常常用“、”，而沒有用“．”；同一文件內(nèi)層次序號用法不統(tǒng)一；頁之間文字不銜接、出現(xiàn)斷行、缺頁；正文內(nèi)對同一審計對象先后使用了多種不同稱謂。

7. 附件

國家標準規(guī)定：公文如有附件，正文后應標識“附件”；附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號；附件應與公文正文一起裝訂，頁碼連續(xù)編排；附件的序號和名稱前后標識應一致；公文附件如果是表格，仍標識為“附件”，而不能將所附表格標識為“附表”或“表”。

有些文件帶附件，但沒有在正文結(jié)尾處作附件說明；有的附件說明與附件的實際排序、標題內(nèi)容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附”，有的寫作“附表”；附件標識的序號阿拉伯數(shù)字與漢字混用。

有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的規(guī)范；有些附件沒有與正文統(tǒng)一編排頁碼；有些表格排版裝訂時朝向不規(guī)范；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明。

8. 成文時間

成文日期應當用漢字將年、月、日標全。誤將“○”寫為“零”英文“O”或數(shù)字“0”。

9. 印章

《辦法》規(guī)定，公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。在實際運用中，出現(xiàn)聯(lián)合上報的公文，發(fā)文機關(guān)都加蓋了印章。