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王群:如何寫好公務文書(6)

第四,典型簡報。反映典型人物、單位事跡和經(jīng)驗的簡報。比如說進好書、出好書、賣好書,這是反映新華書店經(jīng)驗的簡報。

最后一個是信息專報。這個是專門呈送給領(lǐng)導的本地區(qū)、本單位發(fā)生的重要情況,叫信息專報。我們也經(jīng)常要給管委會發(fā)信息、報信息。原來我在市委辦公廳管信息的時候,要求各個區(qū)縣一年365天每天要報一篇,區(qū)縣局,特別是公安局像這樣的部門,它必須每天要報,你沒有事也要報,今天平安無事也要報一篇。我們信息處向中央辦公廳綜合處報信息也是,一年365天,天天不斷的,中央也要求各個省區(qū)市每天都要報,至少要報一篇。比如說《北京信息》,這就是北京市委辦公廳編的,這是申奧工作的。區(qū)縣局領(lǐng)導能看到,每天早上八點鐘以后在他的桌面上就會出現(xiàn)頭一天的《北京信息》,頭一天編發(fā),一般都是連夜印刷,然后用快遞送到各個區(qū)縣領(lǐng)導一把手辦公桌上。這是簡報的種類,簡報和信息實際上是一碼事。

先講講刊頭,應該要占首頁三分之一這樣一個篇幅,它由五個部分組成。首先是刊頭,刊頭用單位簡稱和簡報或者信息這樣的文字來組成。比如說西城信息、市民委簡報、市統(tǒng)計局信息等等,它就是單位名稱加上簡報或者加上信息來組成。

還有一種叫專項工作的名稱加上簡報,這是另一種格式,這不是全年。還有專項工作,專項工作開始了,簡報就開始了。工作結(jié)束了,簡報就結(jié)束了。比如說北京市人口普查工作簡報、先進性教育工作簡報,這是隨著工作走的。這是這類簡報。

再一個會議簡報,這個我就不講了,一般我們這個級別的會議很少用這種簡報。這種會議簡報不是我們開一個會或者我們開一個培訓會,不是這種簡報。會議簡報是在大會期間給會議代表發(fā)的簡報。而我們報道會議的簡報是屬于第一類的工作簡報。

還有其他的,比如說昨日之情、某某什么思想動態(tài)等等,還有工作情況交流,這是中央辦公廳非常高層次的一個簡報,這是副總理以上能看到的。這是格式,五個部分的第一部分刊頭部分。

第二,期號。簡報要有期號,就是簡報的大排行。第幾號、第幾號,今天的第幾號簡報,或者第幾期簡報,我們一般叫第一期、第二期這樣的流水順序。比如說福清監(jiān)獄簡報第18期,也就是2009年的第18期,一般這個期不編總流水,而是按照年度來編,從1月1號開始編,編到年底就結(jié)束了。另一年度再從另一年度開始編,過去也有編總的,從一創(chuàng)始就開始編,編到1000多期。那個也比較繁瑣了,現(xiàn)在都改成一年一編。這是期號。

還有一種期號,它叫增刊第多少號。期號前面加一個“增刊”或者加一個“專報”,或者加一個“普刊”,它是不同的版面,尤其是到高級機關(guān),它有不同的版面。比如說《北京信息》,這個版面是報給中央的。如果它報的增刊是報給副市長以上,普刊是報給區(qū)縣局領(lǐng)導的,它是根據(jù)發(fā)放的不同范圍來加上增刊或者??@樣不同的版面。

第三部分是主編單位。主編單位就是我們這個簡報是哪個單位編寫的。一般放在下面橫格線的左上角,頂格,或者前面空一個,或者頂格編排。比如說《北京信息》,它是中共北京市委辦公廳編的,一般我們就寫奧林匹克公園服務中心編,我們出的簡報就應該是服務中心編,這是主編單位。

第四,印發(fā)日期。印發(fā)日期也寫在首頁,也在公文刊頭上,寫在簡報的刊頭上。它放在主編單位的右側(cè),也就是放在下面橫格線的右上角,編上你編發(fā)的日期,也就是說你復印的日期,最后截稿日期。

最后是密級。一般我們基層簡報沒有什么太高的級別,一般就是寫一個內(nèi)部刊物,注意保存。有些高層的,這是中央辦公廳《每日匯報》,這是它的簡報,用絕密。因為它只能是政治局委員以上的領(lǐng)導才能看的。省市區(qū)領(lǐng)導都看不到,它的級別相當高,所以它用絕密??^部分就介紹至此。

下面我們介紹簡報怎么寫。先說標題。簡報的標題跟公文的標題不一樣,剛才我們講三項式、四項式、簡報標題沒有這一說。它寫作跟文章的標題一樣,分單行標題、雙行標題兩種,但是不管哪種標題,一定要寫的醒目、簡明、準確。醒目就是讓人看了以后抓住眼球,抓住對方的眼球,吸引人。因為我們領(lǐng)導工作很忙,他看下面的簡報很多,各個單位的簡報,各個部門的簡報都報來了他需要從簡報中挑選他需要看的,他要有選擇的看。所以你要抓住領(lǐng)導的眼球才行,所以要醒目。

第二,簡明,簡單明確。簡報標題不能一寫就寫兩三行,這樣人看起來費勁,看半天才明白你什么意思。要簡明,一語破的,一句話擊中要害,一下就抓住你簡報的核心內(nèi)容是什么,還要準確反映簡報的內(nèi)容。有時候我們寫的標題很大,內(nèi)容很小,所以就不準確,猛一看標題,這是開奧運會,再一看內(nèi)容,原來是幼兒園搞老鷹捉小雞的游戲,相差這么多。一看標題很大,內(nèi)容沒有什么,故弄玄虛,為了抓住領(lǐng)導的眼球故弄玄虛,這樣也不行,一定要準確。這是要求。

一個是單行標題,單行標題一般有三種寫作方式,一種叫直述式,比如說“我市高教系統(tǒng)推行貨幣化分房方案”,直接把這個事情敘述出來,這叫直述,直接敘述。“主動推遲婚期,雙方共戰(zhàn)非典”,寫的是某個醫(yī)院里的一對夫妻,都是大夫,他們原來預定在非典期間結(jié)婚,后來發(fā)生非典了,推遲了,共戰(zhàn)非典,這都是直接敘述。

還有一種叫提問式。比如說“某某工會活動室為何變成商店”?他用一句問話來引起你的注意,說明有些單位不重視工會工作,原來設立工作活動室,后來改成商店了,為了賺錢。賺錢比工會活動還重要,所以這就是不重視工會活動,提問式的。

還有一種叫喻擬式,比喻或者叫擬人、擬物都可以。比如說“栽好梧桐樹,引得鳳凰來”,這就是擬物化了,或者叫比喻化,它講的是一個縣著力改善投資環(huán)境,把投資環(huán)境改好了,引來了好多投資企業(yè),所以叫栽好梧桐樹,引得鳳凰來。這樣寫的更有文采。當然我推薦大家就用直敘式,這樣最好,最容易讓人理解,領(lǐng)導看起來也比較簡明、明快。

還有一種雙行標題,雙行標題比較復雜一點。它分主標題和副標題。主標題是揭示簡報的主題是什么,或者它的主要思想是什么,副標題是來補充說明這個主標題的。比如說我們舉這個例子,“一堂生動的人生教育課——董麗華律師到我所做夢想點燃希望報告”,它主標題是一堂生動的人生教育課,來點名這個簡報的主題思想,然后副標題說這是一個律師給我們做報告,這個報告引起大家對人生的思考。但是我推薦大家都用單行標題,單行標題最明快,除非你有特殊的也可以用,雙行標題顯得更有文采一點,簡報特別大,寫的篇幅特別長的也可以用。

 我們下面講講正文的寫作。正文一般由導語、主體和結(jié)尾三部分組成。先講講導語的寫作。導語就是用一句話來概括簡報的主要內(nèi)容,給人以總體的印象,讓大家看到這個樹林什么樣子,有一個總體的印象。而會議簡報要寫明會議的基本情況,在開頭部分把會議的基本情況做一個介紹,誰來的,誰主持的,誰做的報告,要把基本情況做一個介紹。導語部分很重要,讓領(lǐng)導一看能看你這個簡報的整體內(nèi)容是什么,主要內(nèi)容是什么,所以一定要用具有高度概括力的語言把你工作的全貌、工作的整體交代清楚。包括會議簡報,報道會議的簡報,你不能缺項。我看我們有的簡報寫關(guān)于一次培訓,寫了半天,開頭沒有寫明有多少人參加了培訓。因為寫明培訓的人員是很重要的,你搞一個培訓,多少人參加,培訓多少人,都沒有,不能缺項,要注意它的完整性,又不能夠太長,但是又要完整。

導語的寫法,我舉個例子,比如說我們看上一個例子,這是一個典型簡報。寫的是一個縣新華書店的經(jīng)驗的一個簡報。開頭被命名為省級文明單位和圖書發(fā)行先進單位的某某縣級新華書店,多年來嚴格管理,進好書、出好書、發(fā)行好書,努力進化和鞏固社會主義方針,贏得了社會各界的廣泛好評。開頭部分非常清楚地交代了這個新華書店的基本情況,它是什么樣的?是一個先進書店,被命名為省級文明單位這樣一個書店,它主要的做法、經(jīng)驗是進好書、出好書、發(fā)行好書。讓人一看就知道是一個什么樣的書店,它的主要做法一覽無余,開頭是這樣,下面也是這樣。所以一定要非常概括,不能兩三行,讓人看到整體非常不容易。

責任編輯:張鑫蕊校對:總編室最后修改:
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