下面我們講函的寫作。我們先看函的格式。函的紅頭或者叫文件標(biāo)識、公文標(biāo)識。一看到紅頭，中共中央文件，不得了，一看它是一個標(biāo)識，叫公文標(biāo)識。公文標(biāo)識這個部分和上行文一樣，不加“文件”，不是北京市人民政府文件，不加“文件”兩個字。文號可以放在中間，也可以放在一側(cè)，如果放在一側(cè)要加簽發(fā)人。但是函的寫作，求批函要加簽發(fā)人，其他的函不需要加簽發(fā)人。

求批函和審批函，因為它相當(dāng)于請示和批復(fù)，它要加簽發(fā)人，一般的函件不需要加簽發(fā)人。也就是我們這個函的寫作格式它是用于求批和審批用的格式。

怎么寫呢？它是用信簽的格式，不是公文格式。什么叫信簽格式？我們單位都有自己制作的公文信簽，跟信紙一樣，上面有一個紅線，單紅線或雙紅線都可以，反正上面有一條紅線，上面寫上你的單位全稱，這個不能用簡稱，一定要用全稱，然后把公文的字號，發(fā)文字號，把發(fā)文字號放在紅線下方的右下角，下面再寫標(biāo)題，主送機關(guān)。

商洽和詢問函不具有強制作用，它就是商洽工作，跟你商量工作，或者詢問問題。我剛才說了，它不具有強制性，你可以答復(fù)，也可以不答復(fù)，你可以合作，也可以不合作。所以它的級別要低一點，所以它的紅頭也比較簡單，用信簽的格式。這是2012年新規(guī)定的。

下面我們就講它的寫作。先講完全式的標(biāo)題。完全式標(biāo)題也是三項式，跟請示一樣，發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種。文種這個大家要注意，如果是去函，就用函就可以了，如果是回函，則用復(fù)函。這是有點區(qū)別的。比如說北京行政學(xué)院關(guān)于解決住宅生活區(qū)配建改造工程資金的函，這是去函，只是一個“函”字，一看就是去函，這是主動發(fā)函。這是北京行政學(xué)院給市計委，現(xiàn)在叫發(fā)改委了，是給市發(fā)改委寫的一個函，是求批函，要求批準(zhǔn)資金的。再看下面，國務(wù)院辦公廳關(guān)于河南鄭州經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)的復(fù)函，帶一個“復(fù)”字，那就是回函，答復(fù)函，或者叫審批函。這是三項式標(biāo)題的寫法。大家注意文種有點區(qū)別。

第二種標(biāo)題叫不完全式。不完全式主要用于什么？用于商洽函、詢問函，可以用不完全式的。求批函和審批函最好用三項式，從格式上來說，它也要紅頭，比較規(guī)范一點。所以求批函和審批函要用三項式，一般的我跟你商量工作，詢問問題，可以用兩項式。關(guān)于調(diào)查電教教材編制情況的函，這是市教委給各個搞電教的學(xué)校發(fā)的一個函，它搞一個調(diào)查，調(diào)查情況，實際上是一個詢問函。它就用兩項式。大家明白了什么時候用兩項式，什么時候用三項式，帶求批的、審批的這種函用三項式，答復(fù)問題、商恰問題的、詢問問題的都用兩項式就可以了。

還有一個四項式的，四項式實際上講不講都可以，它就是多了一個，在標(biāo)題中，比如說國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的函。當(dāng)然它不加這個也可以，就是關(guān)于國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽的問題的復(fù)函。有時候它為了更明確，它加了一個給誰誰的復(fù)函，它把主送機關(guān)的名稱也給加進去了，這是比較特殊的例子。大家不知道也可以。

第二，講講主送機關(guān)。函的主送機關(guān)大多數(shù)是一個，函是一對一的文件。一個單位向另一個單位的發(fā)文。它是一對一的，所以它多為一個。告知函和邀請函可以有多個主送機關(guān)，有的時候邀請一些單位來我們單位參加活動，當(dāng)然這些函往往是用媒體來發(fā)布的，而主送機關(guān)是泛指，沒有明確。比如說某些企業(yè)，邀請某些范圍的企業(yè)到我這個單位來參加訂貨會議，邀請函，但是一般都在媒體上發(fā)布。一般我們公文內(nèi)部的函件多為一個，主送機關(guān)多為一個。主送機關(guān)就是主要送達的機關(guān)，你的文件發(fā)給誰那就叫主送機關(guān)。

第三，講講落款。函必須有落款，就是發(fā)文機關(guān)名稱、成文日期，而且要加蓋印章。剛才講請示需不需要加蓋印章？它有兩種，黨委部門現(xiàn)在不加蓋印章。而且這次《條例》規(guī)定有紅頭的上行文可以不加。你加也可以，不加也可以。但是現(xiàn)在實際上政府部門，凡是政府部門的都加蓋，就是帶國徽的那個印章?，F(xiàn)在還都是加蓋的。而黨委部門都不加蓋。黨委部門只有一個紅頭，后面沒有印章。所以我們對于請示件，可以加蓋，也可以不加蓋，都可以，加蓋不加蓋都可以，因為這次《條例》說可以不加，也可以加，兩可。

函必須要加蓋，不管你是黨委單位，還是行政單位，都要加蓋印章。只有加蓋印章才能證明你這函有效，因為都是不相隸屬單位。比如說你給西城區(qū)委一個函件，你跟它沒有什么關(guān)系，它也不知道你這個單位，如果你不加蓋印章，人家不認為你這個文件有效。所以加蓋公章，證明你的文件有效。這是講格式。

致函的寫作，就是主動發(fā)函的寫作。先講講商洽、詢問、告知函的正文怎么寫，它也是三個部分。首先寫明發(fā)函的原由，為什么要寫這個函件，原因是什么、目的是什么，然后再寫致函的事項是什么，最后是結(jié)束語。什么叫發(fā)函原由？就是你要交代給對方這個函件它的事由、目的，為什么致函，所以一般函件一開始是“為了什么什么”或者“根據(jù)什么什么”，它先說明理由。比如說國務(wù)院關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量問題的函，這是一個告知函，它給很多單位，告知函可有多個發(fā)文單位。“為進一步發(fā)展我國的羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質(zhì)量，根據(jù)國務(wù)院通知的指示，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下。”它這里又有目的，又有根據(jù)。目的是什么？為了發(fā)展，為了搞活，為了提高質(zhì)量。根據(jù)是什么？根據(jù)國務(wù)通知的指示。這就是交代你的目的、根據(jù)。這是發(fā)函原由部分。

剛才是一個告知函，下面是一個商洽函。這是延慶縣委給密云縣委辦公室的一個函，商洽工作的，要去密云縣學(xué)習(xí)旅游工作經(jīng)驗，它給發(fā)了這么一個函件。它說“為了進一步推動我區(qū)旅游事業(yè)的發(fā)展，我區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門擬于近期到貴縣參觀，學(xué)習(xí)貴縣開拓旅游工作新局面的思路和舉措。”它頭一句話講的就是發(fā)函的目的，我為什么發(fā)這個函？這個就是發(fā)函原由的寫法，寫得很簡練，不多。所以函的寫作開門見山，先寫明原由，為什么發(fā)函。

第二部分，要寫明致函事項，這是非常重要的。要說明商洽什么工作，詢問的是什么問題，告知的是什么事項，要把這幾項寫得非常清楚。我們繼續(xù)看上面一個商洽函的內(nèi)容，延慶縣委給密云縣委發(fā)的函件。它的第二部是這樣寫的：“一、學(xué)習(xí)參觀內(nèi)容。下面又分1、貴縣旅游工作的發(fā)展思路、規(guī)劃及采取的措施辦法。2、貴縣旅游設(shè)施建設(shè)、民俗旅游村的建設(shè)。二、學(xué)習(xí)參觀時間擬定于2011年7月19日上午半天時間。三、學(xué)習(xí)參觀人員名單附后。”它寫得很清楚。為什么要寫這么清楚？好讓對方能夠答復(fù)你。比如說參觀時間我定在7月19日上午半天，密云縣能不能接待你這半天？這半天它有沒有時間接待你？所以你寫清楚了好讓對方來答復(fù)。你要寫不清楚，對方還得問你什么時候來，幾點來，還得問清楚了。學(xué)習(xí)參觀內(nèi)容寫的也很清楚。說了這些內(nèi)容以后，它就知道要派誰來接待你，要給你解說，是要旅游局長來就行了？還是要縣長、副縣長來？當(dāng)然包括參觀人員，如果參觀人員里有延慶縣的副縣長，那你肯定要有一個密云縣的副縣長出面，要對等的。所以致函事項要寫得具體、明確，好讓對方來答復(fù)你。

最后結(jié)束用語，商洽、詢問函一般用盼復(fù)、望函復(fù)，這是商洽函、詢問函。告知函用特此函告、特此函達。這是一種函的寫法。

求批函。剛才講了，請求有關(guān)主管部門來批準(zhǔn)你，它跟請示的寫法一樣，求批理由+求批事項+結(jié)束語，跟請示完全一樣，只是口氣不太一樣。還有它的結(jié)束用語不太一樣，請示要求“妥否，請批示”、“請批復(fù)”，但是求批函它就不能用請示的結(jié)尾，它用“特此函請，望予批準(zhǔn)”，一看就是求批函，而不是請示，它的結(jié)尾用語不一樣，不能用請示的結(jié)束語。

 復(fù)函正文的寫作。復(fù)函就是答復(fù)函。對方請求你批準(zhǔn)，你給人家答復(fù)。它有三項，一個是復(fù)函的因由。第二，答復(fù)事項。第三，結(jié)束語。復(fù)函因由部分，主要是引述對方的來函，就是我答復(fù)是你的哪個函件，要引述對方的來函，然后用“經(jīng)研究，答復(fù)如下”這一類的話來過渡下文。我們看一個中華人民共和國交通部和財政部給一個市交通局的一個復(fù)函。“你局關(guān)于車輛過戶如何認定應(yīng)交費之日和購車之日的請示收悉，現(xiàn)解釋如下。”這種答復(fù)函開頭寫的很明確，一開頭就要引述對方來文，這是死規(guī)定。第一句話就要引述對方來文，讓對方知道你答復(fù)的是哪個文件。

答復(fù)事項怎么寫？針對對方詢問的或者是商請的問題，分條列項地給予明確答復(fù)。交通部和財政部這個答復(fù)函，對方詢問兩個問題，一個是應(yīng)交費之日怎么理解，購車之日怎么理解。它分成兩塊，關(guān)于應(yīng)交費之日要這樣這樣理解，關(guān)于購車之日要這樣這樣理解，答的很清楚，分條列項把它寫清楚。對方有些問題你沒法答復(fù)，你要寫出來，關(guān)于什么什么問題無可奉告，或者用非?？蜌獾脑挘F(xiàn)在還不能答復(fù)你，或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，這個問題暫不回復(fù)。反正對方問你的都要有問有答，不能回避。即便回避也要寫明確了，寫清楚了，知道哪個問題對方不能回答你。