下面我們講函的寫作。我們先看函的格式。函的紅頭或者叫文件標(biāo)識(shí)、公文標(biāo)識(shí)。一看到紅頭，中共中央文件，不得了，一看它是一個(gè)標(biāo)識(shí)，叫公文標(biāo)識(shí)。公文標(biāo)識(shí)這個(gè)部分和上行文一樣，不加“文件”，不是北京市人民政府文件，不加“文件”兩個(gè)字。文號(hào)可以放在中間，也可以放在一側(cè)，如果放在一側(cè)要加簽發(fā)人。但是函的寫作，求批函要加簽發(fā)人，其他的函不需要加簽發(fā)人。

求批函和審批函，因?yàn)樗喈?dāng)于請(qǐng)示和批復(fù)，它要加簽發(fā)人，一般的函件不需要加簽發(fā)人。也就是我們這個(gè)函的寫作格式它是用于求批和審批用的格式。

怎么寫呢？它是用信簽的格式，不是公文格式。什么叫信簽格式？我們單位都有自己制作的公文信簽，跟信紙一樣，上面有一個(gè)紅線，單紅線或雙紅線都可以，反正上面有一條紅線，上面寫上你的單位全稱，這個(gè)不能用簡(jiǎn)稱，一定要用全稱，然后把公文的字號(hào)，發(fā)文字號(hào)，把發(fā)文字號(hào)放在紅線下方的右下角，下面再寫標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)。

商洽和詢問函不具有強(qiáng)制作用，它就是商洽工作，跟你商量工作，或者詢問問題。我剛才說了，它不具有強(qiáng)制性，你可以答復(fù)，也可以不答復(fù)，你可以合作，也可以不合作。所以它的級(jí)別要低一點(diǎn)，所以它的紅頭也比較簡(jiǎn)單，用信簽的格式。這是2012年新規(guī)定的。

下面我們就講它的寫作。先講完全式的標(biāo)題。完全式標(biāo)題也是三項(xiàng)式，跟請(qǐng)示一樣，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種。文種這個(gè)大家要注意，如果是去函，就用函就可以了，如果是回函，則用復(fù)函。這是有點(diǎn)區(qū)別的。比如說北京行政學(xué)院關(guān)于解決住宅生活區(qū)配建改造工程資金的函，這是去函，只是一個(gè)“函”字，一看就是去函，這是主動(dòng)發(fā)函。這是北京行政學(xué)院給市計(jì)委，現(xiàn)在叫發(fā)改委了，是給市發(fā)改委寫的一個(gè)函，是求批函，要求批準(zhǔn)資金的。再看下面，國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于河南鄭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的復(fù)函，帶一個(gè)“復(fù)”字，那就是回函，答復(fù)函，或者叫審批函。這是三項(xiàng)式標(biāo)題的寫法。大家注意文種有點(diǎn)區(qū)別。

第二種標(biāo)題叫不完全式。不完全式主要用于什么？用于商洽函、詢問函，可以用不完全式的。求批函和審批函最好用三項(xiàng)式，從格式上來說，它也要紅頭，比較規(guī)范一點(diǎn)。所以求批函和審批函要用三項(xiàng)式，一般的我跟你商量工作，詢問問題，可以用兩項(xiàng)式。關(guān)于調(diào)查電教教材編制情況的函，這是市教委給各個(gè)搞電教的學(xué)校發(fā)的一個(gè)函，它搞一個(gè)調(diào)查，調(diào)查情況，實(shí)際上是一個(gè)詢問函。它就用兩項(xiàng)式。大家明白了什么時(shí)候用兩項(xiàng)式，什么時(shí)候用三項(xiàng)式，帶求批的、審批的這種函用三項(xiàng)式，答復(fù)問題、商恰問題的、詢問問題的都用兩項(xiàng)式就可以了。

還有一個(gè)四項(xiàng)式的，四項(xiàng)式實(shí)際上講不講都可以，它就是多了一個(gè)，在標(biāo)題中，比如說國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國(guó)徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的函。當(dāng)然它不加這個(gè)也可以，就是關(guān)于國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國(guó)徽的問題的復(fù)函。有時(shí)候它為了更明確，它加了一個(gè)給誰(shuí)誰(shuí)的復(fù)函，它把主送機(jī)關(guān)的名稱也給加進(jìn)去了，這是比較特殊的例子。大家不知道也可以。

第二，講講主送機(jī)關(guān)。函的主送機(jī)關(guān)大多數(shù)是一個(gè)，函是一對(duì)一的文件。一個(gè)單位向另一個(gè)單位的發(fā)文。它是一對(duì)一的，所以它多為一個(gè)。告知函和邀請(qǐng)函可以有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，有的時(shí)候邀請(qǐng)一些單位來我們單位參加活動(dòng)，當(dāng)然這些函往往是用媒體來發(fā)布的，而主送機(jī)關(guān)是泛指，沒有明確。比如說某些企業(yè)，邀請(qǐng)某些范圍的企業(yè)到我這個(gè)單位來參加訂貨會(huì)議，邀請(qǐng)函，但是一般都在媒體上發(fā)布。一般我們公文內(nèi)部的函件多為一個(gè)，主送機(jī)關(guān)多為一個(gè)。主送機(jī)關(guān)就是主要送達(dá)的機(jī)關(guān)，你的文件發(fā)給誰(shuí)那就叫主送機(jī)關(guān)。

第三，講講落款。函必須有落款，就是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、成文日期，而且要加蓋印章。剛才講請(qǐng)示需不需要加蓋印章？它有兩種，黨委部門現(xiàn)在不加蓋印章。而且這次《條例》規(guī)定有紅頭的上行文可以不加。你加也可以，不加也可以。但是現(xiàn)在實(shí)際上政府部門，凡是政府部門的都加蓋，就是帶國(guó)徽的那個(gè)印章?，F(xiàn)在還都是加蓋的。而黨委部門都不加蓋。黨委部門只有一個(gè)紅頭，后面沒有印章。所以我們對(duì)于請(qǐng)示件，可以加蓋，也可以不加蓋，都可以，加蓋不加蓋都可以，因?yàn)檫@次《條例》說可以不加，也可以加，兩可。

函必須要加蓋，不管你是黨委單位，還是行政單位，都要加蓋印章。只有加蓋印章才能證明你這函有效，因?yàn)槎际遣幌嚯`屬單位。比如說你給西城區(qū)委一個(gè)函件，你跟它沒有什么關(guān)系，它也不知道你這個(gè)單位，如果你不加蓋印章，人家不認(rèn)為你這個(gè)文件有效。所以加蓋公章，證明你的文件有效。這是講格式。

致函的寫作，就是主動(dòng)發(fā)函的寫作。先講講商洽、詢問、告知函的正文怎么寫，它也是三個(gè)部分。首先寫明發(fā)函的原由，為什么要寫這個(gè)函件，原因是什么、目的是什么，然后再寫致函的事項(xiàng)是什么，最后是結(jié)束語(yǔ)。什么叫發(fā)函原由？就是你要交代給對(duì)方這個(gè)函件它的事由、目的，為什么致函，所以一般函件一開始是“為了什么什么”或者“根據(jù)什么什么”，它先說明理由。比如說國(guó)務(wù)院關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量問題的函，這是一個(gè)告知函，它給很多單位，告知函可有多個(gè)發(fā)文單位。“為進(jìn)一步發(fā)展我國(guó)的羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質(zhì)量，根據(jù)國(guó)務(wù)院通知的指示，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下。”它這里又有目的，又有根據(jù)。目的是什么？為了發(fā)展，為了搞活，為了提高質(zhì)量。根據(jù)是什么？根據(jù)國(guó)務(wù)通知的指示。這就是交代你的目的、根據(jù)。這是發(fā)函原由部分。

剛才是一個(gè)告知函，下面是一個(gè)商洽函。這是延慶縣委給密云縣委辦公室的一個(gè)函，商洽工作的，要去密云縣學(xué)習(xí)旅游工作經(jīng)驗(yàn)，它給發(fā)了這么一個(gè)函件。它說“為了進(jìn)一步推動(dòng)我區(qū)旅游事業(yè)的發(fā)展，我區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門擬于近期到貴縣參觀，學(xué)習(xí)貴縣開拓旅游工作新局面的思路和舉措。”它頭一句話講的就是發(fā)函的目的，我為什么發(fā)這個(gè)函？這個(gè)就是發(fā)函原由的寫法，寫得很簡(jiǎn)練，不多。所以函的寫作開門見山，先寫明原由，為什么發(fā)函。

第二部分，要寫明致函事項(xiàng)，這是非常重要的。要說明商洽什么工作，詢問的是什么問題，告知的是什么事項(xiàng)，要把這幾項(xiàng)寫得非常清楚。我們繼續(xù)看上面一個(gè)商洽函的內(nèi)容，延慶縣委給密云縣委發(fā)的函件。它的第二部是這樣寫的：“一、學(xué)習(xí)參觀內(nèi)容。下面又分1、貴縣旅游工作的發(fā)展思路、規(guī)劃及采取的措施辦法。2、貴縣旅游設(shè)施建設(shè)、民俗旅游村的建設(shè)。二、學(xué)習(xí)參觀時(shí)間擬定于2011年7月19日上午半天時(shí)間。三、學(xué)習(xí)參觀人員名單附后。”它寫得很清楚。為什么要寫這么清楚？好讓對(duì)方能夠答復(fù)你。比如說參觀時(shí)間我定在7月19日上午半天，密云縣能不能接待你這半天？這半天它有沒有時(shí)間接待你？所以你寫清楚了好讓對(duì)方來答復(fù)。你要寫不清楚，對(duì)方還得問你什么時(shí)候來，幾點(diǎn)來，還得問清楚了。學(xué)習(xí)參觀內(nèi)容寫的也很清楚。說了這些內(nèi)容以后，它就知道要派誰(shuí)來接待你，要給你解說，是要旅游局長(zhǎng)來就行了？還是要縣長(zhǎng)、副縣長(zhǎng)來？當(dāng)然包括參觀人員，如果參觀人員里有延慶縣的副縣長(zhǎng)，那你肯定要有一個(gè)密云縣的副縣長(zhǎng)出面，要對(duì)等的。所以致函事項(xiàng)要寫得具體、明確，好讓對(duì)方來答復(fù)你。

最后結(jié)束用語(yǔ)，商洽、詢問函一般用盼復(fù)、望函復(fù)，這是商洽函、詢問函。告知函用特此函告、特此函達(dá)。這是一種函的寫法。

求批函。剛才講了，請(qǐng)求有關(guān)主管部門來批準(zhǔn)你，它跟請(qǐng)示的寫法一樣，求批理由+求批事項(xiàng)+結(jié)束語(yǔ)，跟請(qǐng)示完全一樣，只是口氣不太一樣。還有它的結(jié)束用語(yǔ)不太一樣，請(qǐng)示要求“妥否，請(qǐng)批示”、“請(qǐng)批復(fù)”，但是求批函它就不能用請(qǐng)示的結(jié)尾，它用“特此函請(qǐng)，望予批準(zhǔn)”，一看就是求批函，而不是請(qǐng)示，它的結(jié)尾用語(yǔ)不一樣，不能用請(qǐng)示的結(jié)束語(yǔ)。

 復(fù)函正文的寫作。復(fù)函就是答復(fù)函。對(duì)方請(qǐng)求你批準(zhǔn)，你給人家答復(fù)。它有三項(xiàng)，一個(gè)是復(fù)函的因由。第二，答復(fù)事項(xiàng)。第三，結(jié)束語(yǔ)。復(fù)函因由部分，主要是引述對(duì)方的來函，就是我答復(fù)是你的哪個(gè)函件，要引述對(duì)方的來函，然后用“經(jīng)研究，答復(fù)如下”這一類的話來過渡下文。我們看一個(gè)中華人民共和國(guó)交通部和財(cái)政部給一個(gè)市交通局的一個(gè)復(fù)函。“你局關(guān)于車輛過戶如何認(rèn)定應(yīng)交費(fèi)之日和購(gòu)車之日的請(qǐng)示收悉，現(xiàn)解釋如下。”這種答復(fù)函開頭寫的很明確，一開頭就要引述對(duì)方來文，這是死規(guī)定。第一句話就要引述對(duì)方來文，讓對(duì)方知道你答復(fù)的是哪個(gè)文件。

答復(fù)事項(xiàng)怎么寫？針對(duì)對(duì)方詢問的或者是商請(qǐng)的問題，分條列項(xiàng)地給予明確答復(fù)。交通部和財(cái)政部這個(gè)答復(fù)函，對(duì)方詢問兩個(gè)問題，一個(gè)是應(yīng)交費(fèi)之日怎么理解，購(gòu)車之日怎么理解。它分成兩塊，關(guān)于應(yīng)交費(fèi)之日要這樣這樣理解，關(guān)于購(gòu)車之日要這樣這樣理解，答的很清楚，分條列項(xiàng)把它寫清楚。對(duì)方有些問題你沒法答復(fù)，你要寫出來，關(guān)于什么什么問題無(wú)可奉告，或者用非?？蜌獾脑?，現(xiàn)在還不能答復(fù)你，或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，這個(gè)問題暫不回復(fù)。反正對(duì)方問你的都要有問有答，不能回避。即便回避也要寫明確了，寫清楚了，知道哪個(gè)問題對(duì)方不能回答你。