最后是結(jié)束語。請示有專門用的結(jié)束語,不是自己瞎創(chuàng)的。如果是要上級給予指示的請示,用“以上意見當(dāng)否,請指示”,因為你要對你請示的問題試做解答,所以要用這樣的結(jié)尾用語。
一般請求批準(zhǔn),請求上級給予幫助解決困難的,要用這樣的,“妥否,請批示”、“請予審批”、“請批復(fù)”,用這樣的結(jié)束用語。它結(jié)束用語用的也不一樣。但是這一般都是我們習(xí)慣用語,大家以后就照這樣用,別再自己發(fā)明了,就按照它這個就很高明了。
請示寫作注意事項。一個是一文一事,一個請示只能寫一個事情。你不能幾個事擱在一起請示。比如說我這兒又有編制問題的,又有購買物品的,放在一起為什么不能?如果放在一起,到了上級那兒,可能編制的是一個主管領(lǐng)導(dǎo)批,管財務(wù)的是一個主管領(lǐng)導(dǎo)批,那就兩個領(lǐng)導(dǎo)批你的請示了,它就會造成文件橫傳。不知道你們有沒有培訓(xùn)過公文辦理辦法,要盡量避免文件橫傳,文件橫傳會造成工作效率下降。比如說主管財務(wù)這個主任正好出國了,那么主管編制的領(lǐng)導(dǎo)就得等著財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)回來以后批完之后才能退給你,這樣就耽誤工夫了,一橫傳就耽誤時間。因為我們請示要求10個工作日必須給予答復(fù),也就是兩周。你一橫傳,不同領(lǐng)導(dǎo)來批就會耽誤時間。所以要求一文一事,一項工作寫一篇請示,不能一文多事。
第二,請示反映的要實事求是。
第三,請示考慮可行性、正當(dāng)性。
第四,請示一般只寫一個主送機關(guān),需要同時送其他機關(guān)的應(yīng)用抄送形式,但是不得抄送其下級機關(guān),這是一個規(guī)定。這是我們黨政機關(guān)條例中的一個規(guī)定。
一般請示只能請示一個上級機關(guān)。比如說我這個請示既要給管委會請示,又需要區(qū)里的發(fā)改委或者區(qū)里的建委知道這件事,那么你應(yīng)該給你的直接上級作為請示的主件,其他的作為抄送,抄送給區(qū)建委或者區(qū)發(fā)改委。也就是說應(yīng)該把管委會放在主送機關(guān)這個地方,區(qū)建委和區(qū)發(fā)改委放在后面尾條上寫抄送誰誰,這樣就可以了。
《條例》中還明確規(guī)定請示不得抄送給下級機關(guān)。當(dāng)然我們可能就沒有下級了,比如說中心的請示不能抄送給你的什么辦公室,還有中心下面的哪個部門,都不能抄送給下級機關(guān)。
第五,向不相隸屬的機關(guān)請求批準(zhǔn),不能用請示,應(yīng)該用函。后面我們會講到函。比如說我們管委會要搞一個建設(shè),它要用資金,需要區(qū)里頭財政部門給予批準(zhǔn),那么它還需要土地使用,還需要變更土地使用權(quán),還需要區(qū)建委或者發(fā)改委批準(zhǔn),但是我們管委會跟區(qū)的財政局、發(fā)改委或者建委,它屬于不相隸屬的,我們是政府派駐機構(gòu),屬于不相隸屬的,或者是平級機關(guān),實際我們級別還高一點。
所以不能寫請示,只能求批函,給發(fā)改委,給區(qū)財政局寫請求批函,不能用請示。大家要記住,請示一定是上行才能用請示,下級機關(guān)向你的直接上級機關(guān)才能有請示,除此之外都不能用請示。也就是說我們服務(wù)中心只能給管委會寫請示,其他單位都不能寫,其他單位只能用函。
二、函的功能與寫作
下面我們講函的寫作。這個是我們在機關(guān)中經(jīng)常用到的一個公文。我們先講講函的功能。按照《黨政機關(guān)公文處理條例》規(guī)定,函用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函的功能比較多。
我先講講什么叫不相隸屬機關(guān)。不相隸屬機關(guān)包括兩種:一種是不是同一系統(tǒng)的機關(guān)。比如說我們公園和西城區(qū)委或者和東城區(qū)的中山公園,那屬于什么?這不屬于同一個系統(tǒng),不在一個系統(tǒng)里面,一個是西城區(qū),我們雖然是政府派駐機構(gòu),但是實際上我們是在朝陽區(qū),屬于這一個系統(tǒng)內(nèi)的,我們干部使用、編制都在朝陽區(qū)。所以這個不相隸屬,不是一個系統(tǒng)的。比如說我們和中央軍委之間,我們服務(wù)中心和中央軍委也屬于不相隸屬的機關(guān),我們要給中央軍委行文只能用函。這是一種。
第二種不相隸屬,就是在同一系統(tǒng)的平級機關(guān)屬于不相隸屬的。比如說服務(wù)中心和管委會下面其他的單位。我們和管委會其他部門屬于平級機關(guān),互相不隸屬,誰也管不著誰,這也屬于不相隸屬的機關(guān),這種機關(guān)之間用函來行文。我們商量工作、詢問答復(fù)問題,請求批準(zhǔn),為什么要請求批準(zhǔn)?剛剛我講了管委會和區(qū)財政局是不相隸屬的,但是我們用錢需要它批,我們屬于朝陽區(qū)代管,用錢需要它批,這個時候就用函,不能用請示了。
函的分類,按照它的行文方向,一個叫致函,一個叫復(fù)函。主動發(fā)函叫致函,就是我去函,我請求你跟我合作,我請求你答復(fù)我的問題,這叫致函。復(fù)函就是對方的回文,對你這個致函的批復(fù)或者對你這個致函答復(fù)叫復(fù)函。
按照內(nèi)容和用處來分有下面四種:一種叫商洽函,這就是我們講到它的作用。機關(guān)之間要聯(lián)系工作,比如說我們有時候有些東西會是街道發(fā)生關(guān)系,因為街道它屬于屬地領(lǐng)導(dǎo),對于住在它街道里的,中央軍委它都管得了,有一些事,比如說衛(wèi)生防疫什么的,有些事它管得了,所以會發(fā)生關(guān)系。比如說我們和大屯街道,我們要和它聯(lián)系工作,那么我們就用商洽函。我們詢問一些問題也要用商洽函。這就是商洽函。
詢問函、答復(fù)函,這是一類。這一類函件不具有呈報和指示作用。什么意思?就是不具有法定效力,不具有強制性。你說我給它一個函,要求他答復(fù),他可以答復(fù),也可以不答復(fù),他不答復(fù)你也沒轍,因為你們不相隸屬。我跟大屯街道說我跟你這個街道合作搞一項什么活動,他可以跟你合作,也可以不跟你合作,不具有強制性。
第三類,求批與審批函。也就是向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)某些事項。我們服務(wù)中心也有這種情況,我們財務(wù)上也需要管委會的財務(wù)部門批準(zhǔn),比如說我們搞培訓(xùn),培訓(xùn)我們要有專用資金,它需要人事部門來批準(zhǔn)你才能搞這個培訓(xùn),要不然這個錢怎么出?所以它就要向這些雖然不隸屬,你跟它是平級機關(guān),你們倆誰也管不著誰,但是在這個問題上需要他批準(zhǔn),需要他代領(lǐng)導(dǎo)來批準(zhǔn),他實際上是代替主管領(lǐng)導(dǎo)來把這個關(guān),所以你就需要向他來請求批準(zhǔn)。
比如說你們的人事部門批準(zhǔn)你搞這個培訓(xùn)了,他會給你一個復(fù)函,叫答復(fù)函或?qū)徟?。求批函和審批函對授函機關(guān)是具有權(quán)威性和指定作用的,它和請示功能是一樣的,只不過單位的隸屬關(guān)系不一樣,但是它是有強制性的,它同意你搞這個培訓(xùn)你就可以搞,它不同意你,你還真不能搞,你搞了以后錢沒處報銷去。所以求批函和審批函是具有強制性的。
最后一個是告知函。將具體事項告知有關(guān)單位。這個告知函類似于通知的作用。我通知下去了,接到這個通知的單位應(yīng)該去執(zhí)行,它具有一定的法定效力。這是分類。
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