結束用語也是規(guī)范化的,特此函復、特此回復等等,當然也可以不寫。但是一般寫上就表明你這個文件完了。什么叫結束用語呢?這叫收束語,就是全文收束了,我寫完了。人家一看這個“特此函復”或者“特此回復”,表示你的話完了,下面沒有文了,所以一般寫上比較好。這個復函也是,國務院辦公廳關于河南鄭州技術開發(fā)區(qū)的一個復函,它用一、二、三、四,對對方的審批函寫的很清楚,這是審批函的寫法,審批函跟批復的寫法很相近,大家可以參考批復的寫法。最后特此函復,先引述來文,第二一一答復。最后收束語,結束。很清楚三大項。
函的寫作事項。一個是請求批準事項,不相隸屬機關之間請求批準事項不能用請示,要用函,這個剛才講了。例子我就不舉了。第二,告知事項不用通知,要用告知函。第三,答復求批事項不用批復,要用函。這是要正確使用文種。大家知道,凡是不相隸屬機關之間一定要用函,只有一個函,只要你是不相隸屬機關之間,只能用函,任何其他文件都不能用,專用文種。
第二,行文簡明,用語平和。因為這是不相隸屬,你跟人家沒有隸屬關系,或者你跟人家是平級機關。所以你用語要用平等的態(tài)度、平等的口氣。
我們看這個例子,這個剛才講過了,延慶縣的這個,它寫的很好,為什么好?它行文很簡明。怎么簡明?你要分條列項,不能一篇到底也不分段。你看它寫學習內容是什么,學習時間是什么,學習人員是什么。三項,一看很清楚,如果你把它放在一起寫,我如果把它改一改,學習參觀具體事項如下,這就把它放在一起了,雖然字沒減少,也沒有增加,但是讓人看起來就不太清楚。如果你用分條列項來寫,讓人一看眉目很清楚。這是行文簡明很重要的方面。我們有時候看你們簡報寫的缺少提煉,有時候一件事都寫在一起了,不同的事都寫在一大段里面了,讓人看起來眉目不清楚。
再一個是口氣要平等,比如說某某商業(yè)儲運公司給某某汽車貿易中心寫的一個函。它要求對方賠償它的損失。為什么?因為它購買了15臺車,后來經過檢驗,這批存在嚴重質量問題,與原來訂的標準不符合,所以它要求對方賠償損失。雖然它很有道理,很有理由,但是用詞非常平和,“為此特向貴單位請求,”最后“希望貴單位信守承諾,按照國家規(guī)定,與我公司共同協(xié)調解決上述產品質量問題。”雖然它很有理由,你賣我的車都不符合標準,跟原來合同都不一樣,很有理由,但是它的函寫的很客氣,為什么?因為它不是互相隸屬單位,也不是上下級機關,所以它必須用平等的口氣。
我們看這一篇函,一個服裝廠給一個進出口公司,雖然這兩個也是不相隸屬單位,但是你看它寫的口氣就不太好。中間這個,“持續(xù)下去必將造成我廠生產惡性循環(huán),出現(xiàn)更加嚴重后果。”為什么?因為它要求對方給它簽訂的合同是全年30萬套的購銷合同。但是時間過半,到了8月份了,僅完成了11萬套售貨任務,導致他們廠的產品積壓,所以它給了一個函,但是它說得比較嚴重。“為了改變這一不良局面,我們要求貴公司不可出爾反爾”,像這個詞有點指責對方了。你讓對方完成30萬套,人家出口公司有時候可能年底才是大宗的出口,上半年出口渠道還沒有打通,它不一定全年完不成,也可能人家后19萬套下半年后幾個月能夠完成,你不能用這種過分的詞句。“真正投入力量盡快打開對外銷路,按照要求一絲不茍的履行購銷合同。如若不然,由此造成的一些經濟損失必須按照合同規(guī)定由貴公司承擔賠償責任。” 這個詞都是要求性的,強制性的,甚至上級對下級命令性的,沒有商量協(xié)調的口氣。所以這樣寫不好,也使對方很反感。本來它可能還想跟你合作,可能人家就會有別的想法了。
這就是口氣寫的不好。大家注意這個函,用語一定要平和。你跟人家單位不是隸屬的,是平級的或者是不相隸屬的,不是一個系統(tǒng)的,沒有必要給人家發(fā)號施令。最后復函要注重時效,人家給你的來函往往都是有急迫的,人家要跟你詢問問題,人家急切等你的答復,或者求批函,人家需要你來批準,或者是跟你合作什么事項、工作,都有一定的急迫性。所以你復函,雖然現(xiàn)在對于復函沒有時間要求,不像批復要求10個工作日給答復,但是復函也要注重時效性,不能給人家一拖幾個月都不答,這樣也不好。函的寫作就講到這里。
三、簡報信息的寫作技巧
下面我們講簡報信息的寫作。簡報信息是我們常用的一個文種。我們工作情況完成的如何,要使上級知道,我們通過領導匯報,這是一個方面,簡報信息這是最主要的渠道。我們的工作讓周邊的兄弟單位知道,也是要通過簡報和信息。所以簡報信息在我們機關中用的非常廣泛。
簡報是什么意思呢?按照國務院的說法,它說工作簡報,各辦、外交、計委、建委、體委、民委、僑委每兩周向總理寫一次工作簡報,明白扼要地報告掌管范圍內的重大問題的處理、工作中的重要情況和經驗。一個是工作動態(tài),一個是工作經驗。這是簡報的來由,從1955年開始出現(xiàn)了簡報。簡報什么意思?就是簡要匯報。明白扼要的報告,就是簡要地匯報你的工作。所以這就是簡報。
簡報是為誰服務的呢?為領導服務的,不是為你單位服務的。為領導服務就要考慮領導的需求,領導想知道什么情況。現(xiàn)在我們講簡報要報什么內容?領導想知道而不知道的,領導不知道的而需要他知道的。這個說的很清楚了,領導很想知道,但是他不知道。你們馬上就要兩節(jié)到了,公園安保工作做的怎么樣?你的保障措施是不是都落實了?這個是領導想知道的。你們服務中心要把這個情況及時報上去。這是一個。
還有一個,領導不知道,但是他需要知道。我們基層有些問題或者我們基層有些好經驗、好做法,領導他不知道,但是需要他知道,為什么?你報給領導,領導了解情況,一個是知道你們有好做法要推廣,知道你們存在的困難他好來幫助、指導。這個都是寫作首先要考慮的,需要什么就報什么。
所以簡報的寫作第一要求對路,不能你自己想寫什么就寫什么。我們看我們寫的一些簡報,什么景觀布置,什么雙節(jié)安保的,什么節(jié)假日安全檢查督察工作的,這方面的比較多。從選題來說,都是領導需要知道的,但是從內容來說,那就不是了。有些都是領導已經知道的,已經清楚了,有些甚至領導參與的活動,你再報給領導,沒有多大用處,你要找那些領導想知道而不知道的,所以你要有簡報意識或者信息意識,才能知道你寫什么,寫哪些內容。
很多現(xiàn)在的簡報都是領導知道的,你又返給領導了,本來領導布置的工作或者領導親自參加開這個會的,你又返給領導了,那沒有多大的意思。
簡報沒有法定公文的法定權威性和行政約束力,不能用來發(fā)號施令或者部署工作。簡報它就是一個讓領導知道的這樣一個公文,給領導參考。我們說簡報和信息是領導決策和指導工作的依據(jù),領導通過簡報和信息來了解基層的情況,了解民意,傾聽群眾的呼聲。所以你們對群眾的呼聲,這塊應該是領導非常想聽的,你們應該在簡報中多反映,比如說游客有哪些要求,對你們公園設施或者對公園服務提了哪些好的建議,建議、呼聲要多反映,這是領導想知道的,好改進工作。領導的工作是什么?領導的工作就是發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,推動工作,如果不發(fā)現(xiàn)問題就不能夠解決問題,也就不能推動工作。所以領導職責首先是發(fā)現(xiàn)問題,發(fā)現(xiàn)了問題他才能去解決問題。解決了問題才能把工作推動了,工作才能更上一層樓。
但是簡報沒有法定公文的權威性和行政約束力,不能用來發(fā)號施令或部署工作,這是一點。它不是紅頭文件,中央和國務院規(guī)定的15個文種里面沒有它,它不是法定文種,它叫做事務性文書。但是在我們黨政機關工作中,在我們事業(yè)單位工作中經常使用的日常的一個文書。
第三,簡報是單位編發(fā)的內部刊物,有一定的發(fā)放范圍,具有一定的保密性質。我們講簡報它不是通訊報道,不能給媒體。你要給媒體,那簡報就不是真正意義上的簡報。當然有一些可以在官網(wǎng)上發(fā)布,但是一般來說簡報是給領導看的,是為領導服務的,是領導的參謀和助手,是領導的耳目。所以它有一定的發(fā)放范圍,具有一定的保密性質。保密就是不能公開,不能向媒體公開的。當然我們研究簡報比較雜了,它有不同版面的,它可以有公開的,也叫簡報,但是那個不是真正意義的,不是我們今天講的工作簡報,它一種通訊性簡報,或者叫快報,跟通訊報道又是相近的。
簡報分為這樣五種:工作簡報、情況簡報、會議簡報、典型簡報和信息專報這樣五種。工作簡報就是我們日常工作中狀態(tài)和動態(tài),這是我們用的最多的。我們平常編發(fā)最多的是工作簡報,反映工作動態(tài)的這樣一個簡報。
情況簡報就是本單位出現(xiàn)的某些重大事件或某些苗頭性的、傾向性的事件,發(fā)生重要情況,比如說廣西省6000多名群眾被洪水圍困,給中央發(fā)的信息,給中央發(fā)的簡報,后來這個事讓朱镕基給做了批示,這種簡報也是內部性的。
會議簡報就是在會議召開期間發(fā)的一些會議簡報,它是向有關領導和與會人員來通報大家討論的情況。這一般是大型會議,一般小型會議沒有這個。一般是大型會議,像人代會、黨代會這種會議。
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