結(jié)束用語(yǔ)也是規(guī)范化的，特此函復(fù)、特此回復(fù)等等，當(dāng)然也可以不寫。但是一般寫上就表明你這個(gè)文件完了。什么叫結(jié)束用語(yǔ)呢？這叫收束語(yǔ)，就是全文收束了，我寫完了。人家一看這個(gè)“特此函復(fù)”或者“特此回復(fù)”，表示你的話完了，下面沒(méi)有文了，所以一般寫上比較好。這個(gè)復(fù)函也是，國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于河南鄭州技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)的一個(gè)復(fù)函，它用一、二、三、四，對(duì)對(duì)方的審批函寫的很清楚，這是審批函的寫法，審批函跟批復(fù)的寫法很相近，大家可以參考批復(fù)的寫法。最后特此函復(fù)，先引述來(lái)文，第二一一答復(fù)。最后收束語(yǔ)，結(jié)束。很清楚三大項(xiàng)。

函的寫作事項(xiàng)。一個(gè)是請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)不能用請(qǐng)示，要用函，這個(gè)剛才講了。例子我就不舉了。第二，告知事項(xiàng)不用通知，要用告知函。第三，答復(fù)求批事項(xiàng)不用批復(fù)，要用函。這是要正確使用文種。大家知道，凡是不相隸屬機(jī)關(guān)之間一定要用函，只有一個(gè)函，只要你是不相隸屬機(jī)關(guān)之間，只能用函，任何其他文件都不能用，專用文種。

第二，行文簡(jiǎn)明，用語(yǔ)平和。因?yàn)檫@是不相隸屬，你跟人家沒(méi)有隸屬關(guān)系，或者你跟人家是平級(jí)機(jī)關(guān)。所以你用語(yǔ)要用平等的態(tài)度、平等的口氣。

我們看這個(gè)例子，這個(gè)剛才講過(guò)了，延慶縣的這個(gè)，它寫的很好，為什么好？它行文很簡(jiǎn)明。怎么簡(jiǎn)明？你要分條列項(xiàng)，不能一篇到底也不分段。你看它寫學(xué)習(xí)內(nèi)容是什么，學(xué)習(xí)時(shí)間是什么，學(xué)習(xí)人員是什么。三項(xiàng)，一看很清楚，如果你把它放在一起寫，我如果把它改一改，學(xué)習(xí)參觀具體事項(xiàng)如下，這就把它放在一起了，雖然字沒(méi)減少，也沒(méi)有增加，但是讓人看起來(lái)就不太清楚。如果你用分條列項(xiàng)來(lái)寫，讓人一看眉目很清楚。這是行文簡(jiǎn)明很重要的方面。我們有時(shí)候看你們簡(jiǎn)報(bào)寫的缺少提煉，有時(shí)候一件事都寫在一起了，不同的事都寫在一大段里面了，讓人看起來(lái)眉目不清楚。

再一個(gè)是口氣要平等，比如說(shuō)某某商業(yè)儲(chǔ)運(yùn)公司給某某汽車貿(mào)易中心寫的一個(gè)函。它要求對(duì)方賠償它的損失。為什么？因?yàn)樗?gòu)買了15臺(tái)車，后來(lái)經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)，這批存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，與原來(lái)訂的標(biāo)準(zhǔn)不符合，所以它要求對(duì)方賠償損失。雖然它很有道理，很有理由，但是用詞非常平和，“為此特向貴單位請(qǐng)求，”最后“希望貴單位信守承諾，按照國(guó)家規(guī)定，與我公司共同協(xié)調(diào)解決上述產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。”雖然它很有理由，你賣我的車都不符合標(biāo)準(zhǔn)，跟原來(lái)合同都不一樣，很有理由，但是它的函寫的很客氣，為什么？因?yàn)樗皇腔ハ嚯`屬單位，也不是上下級(jí)機(jī)關(guān)，所以它必須用平等的口氣。

我們看這一篇函，一個(gè)服裝廠給一個(gè)進(jìn)出口公司，雖然這兩個(gè)也是不相隸屬單位，但是你看它寫的口氣就不太好。中間這個(gè)，“持續(xù)下去必將造成我廠生產(chǎn)惡性循環(huán)，出現(xiàn)更加嚴(yán)重后果。”為什么？因?yàn)樗髮?duì)方給它簽訂的合同是全年30萬(wàn)套的購(gòu)銷合同。但是時(shí)間過(guò)半，到了8月份了，僅完成了11萬(wàn)套售貨任務(wù)，導(dǎo)致他們廠的產(chǎn)品積壓，所以它給了一個(gè)函，但是它說(shuō)得比較嚴(yán)重。“為了改變這一不良局面，我們要求貴公司不可出爾反爾”，像這個(gè)詞有點(diǎn)指責(zé)對(duì)方了。你讓對(duì)方完成30萬(wàn)套，人家出口公司有時(shí)候可能年底才是大宗的出口，上半年出口渠道還沒(méi)有打通，它不一定全年完不成，也可能人家后19萬(wàn)套下半年后幾個(gè)月能夠完成，你不能用這種過(guò)分的詞句。“真正投入力量盡快打開(kāi)對(duì)外銷路，按照要求一絲不茍的履行購(gòu)銷合同。如若不然，由此造成的一些經(jīng)濟(jì)損失必須按照合同規(guī)定由貴公司承擔(dān)賠償責(zé)任。” 這個(gè)詞都是要求性的，強(qiáng)制性的，甚至上級(jí)對(duì)下級(jí)命令性的，沒(méi)有商量協(xié)調(diào)的口氣。所以這樣寫不好，也使對(duì)方很反感。本來(lái)它可能還想跟你合作，可能人家就會(huì)有別的想法了。

這就是口氣寫的不好。大家注意這個(gè)函，用語(yǔ)一定要平和。你跟人家單位不是隸屬的，是平級(jí)的或者是不相隸屬的，不是一個(gè)系統(tǒng)的，沒(méi)有必要給人家發(fā)號(hào)施令。最后復(fù)函要注重時(shí)效，人家給你的來(lái)函往往都是有急迫的，人家要跟你詢問(wèn)問(wèn)題，人家急切等你的答復(fù)，或者求批函，人家需要你來(lái)批準(zhǔn)，或者是跟你合作什么事項(xiàng)、工作，都有一定的急迫性。所以你復(fù)函，雖然現(xiàn)在對(duì)于復(fù)函沒(méi)有時(shí)間要求，不像批復(fù)要求10個(gè)工作日給答復(fù)，但是復(fù)函也要注重時(shí)效性，不能給人家一拖幾個(gè)月都不答，這樣也不好。函的寫作就講到這里。

三、簡(jiǎn)報(bào)信息的寫作技巧

下面我們講簡(jiǎn)報(bào)信息的寫作。簡(jiǎn)報(bào)信息是我們常用的一個(gè)文種。我們工作情況完成的如何，要使上級(jí)知道，我們通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這是一個(gè)方面，簡(jiǎn)報(bào)信息這是最主要的渠道。我們的工作讓周邊的兄弟單位知道，也是要通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)和信息。所以簡(jiǎn)報(bào)信息在我們機(jī)關(guān)中用的非常廣泛。

簡(jiǎn)報(bào)是什么意思呢？按照國(guó)務(wù)院的說(shuō)法，它說(shuō)工作簡(jiǎn)報(bào)，各辦、外交、計(jì)委、建委、體委、民委、僑委每?jī)芍芟蚩偫韺懸淮喂ぷ骱?jiǎn)報(bào)，明白扼要地報(bào)告掌管范圍內(nèi)的重大問(wèn)題的處理、工作中的重要情況和經(jīng)驗(yàn)。一個(gè)是工作動(dòng)態(tài)，一個(gè)是工作經(jīng)驗(yàn)。這是簡(jiǎn)報(bào)的來(lái)由，從1955年開(kāi)始出現(xiàn)了簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)什么意思？就是簡(jiǎn)要匯報(bào)。明白扼要的報(bào)告，就是簡(jiǎn)要地匯報(bào)你的工作。所以這就是簡(jiǎn)報(bào)。

簡(jiǎn)報(bào)是為誰(shuí)服務(wù)的呢？為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，不是為你單位服務(wù)的。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就要考慮領(lǐng)導(dǎo)的需求，領(lǐng)導(dǎo)想知道什么情況?，F(xiàn)在我們講簡(jiǎn)報(bào)要報(bào)什么內(nèi)容？領(lǐng)導(dǎo)想知道而不知道的，領(lǐng)導(dǎo)不知道的而需要他知道的。這個(gè)說(shuō)的很清楚了，領(lǐng)導(dǎo)很想知道，但是他不知道。你們馬上就要兩節(jié)到了，公園安保工作做的怎么樣？你的保障措施是不是都落實(shí)了？這個(gè)是領(lǐng)導(dǎo)想知道的。你們服務(wù)中心要把這個(gè)情況及時(shí)報(bào)上去。這是一個(gè)。

還有一個(gè)，領(lǐng)導(dǎo)不知道，但是他需要知道。我們基層有些問(wèn)題或者我們基層有些好經(jīng)驗(yàn)、好做法，領(lǐng)導(dǎo)他不知道，但是需要他知道，為什么？你報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)了解情況，一個(gè)是知道你們有好做法要推廣，知道你們存在的困難他好來(lái)幫助、指導(dǎo)。這個(gè)都是寫作首先要考慮的，需要什么就報(bào)什么。

所以簡(jiǎn)報(bào)的寫作第一要求對(duì)路，不能你自己想寫什么就寫什么。我們看我們寫的一些簡(jiǎn)報(bào)，什么景觀布置，什么雙節(jié)安保的，什么節(jié)假日安全檢查督察工作的，這方面的比較多。從選題來(lái)說(shuō)，都是領(lǐng)導(dǎo)需要知道的，但是從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，那就不是了。有些都是領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)知道的，已經(jīng)清楚了，有些甚至領(lǐng)導(dǎo)參與的活動(dòng)，你再報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有多大用處，你要找那些領(lǐng)導(dǎo)想知道而不知道的，所以你要有簡(jiǎn)報(bào)意識(shí)或者信息意識(shí)，才能知道你寫什么，寫哪些內(nèi)容。

很多現(xiàn)在的簡(jiǎn)報(bào)都是領(lǐng)導(dǎo)知道的，你又返給領(lǐng)導(dǎo)了，本來(lái)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作或者領(lǐng)導(dǎo)親自參加開(kāi)這個(gè)會(huì)的，你又返給領(lǐng)導(dǎo)了，那沒(méi)有多大的意思。

簡(jiǎn)報(bào)沒(méi)有法定公文的法定權(quán)威性和行政約束力，不能用來(lái)發(fā)號(hào)施令或者部署工作。簡(jiǎn)報(bào)它就是一個(gè)讓領(lǐng)導(dǎo)知道的這樣一個(gè)公文，給領(lǐng)導(dǎo)參考。我們說(shuō)簡(jiǎn)報(bào)和信息是領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作的依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)和信息來(lái)了解基層的情況，了解民意，傾聽(tīng)群眾的呼聲。所以你們對(duì)群眾的呼聲，這塊應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)非常想聽(tīng)的，你們應(yīng)該在簡(jiǎn)報(bào)中多反映，比如說(shuō)游客有哪些要求，對(duì)你們公園設(shè)施或者對(duì)公園服務(wù)提了哪些好的建議，建議、呼聲要多反映，這是領(lǐng)導(dǎo)想知道的，好改進(jìn)工作。領(lǐng)導(dǎo)的工作是什么？領(lǐng)導(dǎo)的工作就是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，推動(dòng)工作，如果不發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就不能夠解決問(wèn)題，也就不能推動(dòng)工作。所以領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)首先是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題他才能去解決問(wèn)題。解決了問(wèn)題才能把工作推動(dòng)了，工作才能更上一層樓。

但是簡(jiǎn)報(bào)沒(méi)有法定公文的權(quán)威性和行政約束力，不能用來(lái)發(fā)號(hào)施令或部署工作，這是一點(diǎn)。它不是紅頭文件，中央和國(guó)務(wù)院規(guī)定的15個(gè)文種里面沒(méi)有它，它不是法定文種，它叫做事務(wù)性文書。但是在我們黨政機(jī)關(guān)工作中，在我們事業(yè)單位工作中經(jīng)常使用的日常的一個(gè)文書。

第三，簡(jiǎn)報(bào)是單位編發(fā)的內(nèi)部刊物，有一定的發(fā)放范圍，具有一定的保密性質(zhì)。我們講簡(jiǎn)報(bào)它不是通訊報(bào)道，不能給媒體。你要給媒體，那簡(jiǎn)報(bào)就不是真正意義上的簡(jiǎn)報(bào)。當(dāng)然有一些可以在官網(wǎng)上發(fā)布，但是一般來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)報(bào)是給領(lǐng)導(dǎo)看的，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)的耳目。所以它有一定的發(fā)放范圍，具有一定的保密性質(zhì)。保密就是不能公開(kāi)，不能向媒體公開(kāi)的。當(dāng)然我們研究簡(jiǎn)報(bào)比較雜了，它有不同版面的，它可以有公開(kāi)的，也叫簡(jiǎn)報(bào)，但是那個(gè)不是真正意義的，不是我們今天講的工作簡(jiǎn)報(bào)，它一種通訊性簡(jiǎn)報(bào)，或者叫快報(bào)，跟通訊報(bào)道又是相近的。

簡(jiǎn)報(bào)分為這樣五種：工作簡(jiǎn)報(bào)、情況簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、典型簡(jiǎn)報(bào)和信息專報(bào)這樣五種。工作簡(jiǎn)報(bào)就是我們?nèi)粘９ぷ髦袪顟B(tài)和動(dòng)態(tài)，這是我們用的最多的。我們平常編發(fā)最多的是工作簡(jiǎn)報(bào)，反映工作動(dòng)態(tài)的這樣一個(gè)簡(jiǎn)報(bào)。

 情況簡(jiǎn)報(bào)就是本單位出現(xiàn)的某些重大事件或某些苗頭性的、傾向性的事件，發(fā)生重要情況，比如說(shuō)廣西省6000多名群眾被洪水圍困，給中央發(fā)的信息，給中央發(fā)的簡(jiǎn)報(bào)，后來(lái)這個(gè)事讓朱镕基給做了批示，這種簡(jiǎn)報(bào)也是內(nèi)部性的。

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)就是在會(huì)議召開(kāi)期間發(fā)的一些會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，它是向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員來(lái)通報(bào)大家討論的情況。這一般是大型會(huì)議，一般小型會(huì)議沒(méi)有這個(gè)。一般是大型會(huì)議，像人代會(huì)、黨代會(huì)這種會(huì)議。