結束用語也是規(guī)范化的，特此函復、特此回復等等，當然也可以不寫。但是一般寫上就表明你這個文件完了。什么叫結束用語呢？這叫收束語，就是全文收束了，我寫完了。人家一看這個“特此函復”或者“特此回復”，表示你的話完了，下面沒有文了，所以一般寫上比較好。這個復函也是，國務院辦公廳關于河南鄭州技術開發(fā)區(qū)的一個復函，它用一、二、三、四，對對方的審批函寫的很清楚，這是審批函的寫法，審批函跟批復的寫法很相近，大家可以參考批復的寫法。最后特此函復，先引述來文，第二一一答復。最后收束語，結束。很清楚三大項。

函的寫作事項。一個是請求批準事項，不相隸屬機關之間請求批準事項不能用請示，要用函，這個剛才講了。例子我就不舉了。第二，告知事項不用通知，要用告知函。第三，答復求批事項不用批復，要用函。這是要正確使用文種。大家知道，凡是不相隸屬機關之間一定要用函，只有一個函，只要你是不相隸屬機關之間，只能用函，任何其他文件都不能用，專用文種。

第二，行文簡明，用語平和。因為這是不相隸屬，你跟人家沒有隸屬關系，或者你跟人家是平級機關。所以你用語要用平等的態(tài)度、平等的口氣。

我們看這個例子，這個剛才講過了，延慶縣的這個，它寫的很好，為什么好？它行文很簡明。怎么簡明？你要分條列項，不能一篇到底也不分段。你看它寫學習內容是什么，學習時間是什么，學習人員是什么。三項，一看很清楚，如果你把它放在一起寫，我如果把它改一改，學習參觀具體事項如下，這就把它放在一起了，雖然字沒減少，也沒有增加，但是讓人看起來就不太清楚。如果你用分條列項來寫，讓人一看眉目很清楚。這是行文簡明很重要的方面。我們有時候看你們簡報寫的缺少提煉，有時候一件事都寫在一起了，不同的事都寫在一大段里面了，讓人看起來眉目不清楚。

再一個是口氣要平等，比如說某某商業(yè)儲運公司給某某汽車貿易中心寫的一個函。它要求對方賠償它的損失。為什么？因為它購買了15臺車，后來經過檢驗，這批存在嚴重質量問題，與原來訂的標準不符合，所以它要求對方賠償損失。雖然它很有道理，很有理由，但是用詞非常平和，“為此特向貴單位請求，”最后“希望貴單位信守承諾，按照國家規(guī)定，與我公司共同協(xié)調解決上述產品質量問題。”雖然它很有理由，你賣我的車都不符合標準，跟原來合同都不一樣，很有理由，但是它的函寫的很客氣，為什么？因為它不是互相隸屬單位，也不是上下級機關，所以它必須用平等的口氣。

我們看這一篇函，一個服裝廠給一個進出口公司，雖然這兩個也是不相隸屬單位，但是你看它寫的口氣就不太好。中間這個，“持續(xù)下去必將造成我廠生產惡性循環(huán)，出現(xiàn)更加嚴重后果。”為什么？因為它要求對方給它簽訂的合同是全年30萬套的購銷合同。但是時間過半，到了8月份了，僅完成了11萬套售貨任務，導致他們廠的產品積壓，所以它給了一個函，但是它說得比較嚴重。“為了改變這一不良局面，我們要求貴公司不可出爾反爾”，像這個詞有點指責對方了。你讓對方完成30萬套，人家出口公司有時候可能年底才是大宗的出口，上半年出口渠道還沒有打通，它不一定全年完不成，也可能人家后19萬套下半年后幾個月能夠完成，你不能用這種過分的詞句。“真正投入力量盡快打開對外銷路，按照要求一絲不茍的履行購銷合同。如若不然，由此造成的一些經濟損失必須按照合同規(guī)定由貴公司承擔賠償責任。” 這個詞都是要求性的，強制性的，甚至上級對下級命令性的，沒有商量協(xié)調的口氣。所以這樣寫不好，也使對方很反感。本來它可能還想跟你合作，可能人家就會有別的想法了。

這就是口氣寫的不好。大家注意這個函，用語一定要平和。你跟人家單位不是隸屬的，是平級的或者是不相隸屬的，不是一個系統(tǒng)的，沒有必要給人家發(fā)號施令。最后復函要注重時效，人家給你的來函往往都是有急迫的，人家要跟你詢問問題，人家急切等你的答復，或者求批函，人家需要你來批準，或者是跟你合作什么事項、工作，都有一定的急迫性。所以你復函，雖然現(xiàn)在對于復函沒有時間要求，不像批復要求10個工作日給答復，但是復函也要注重時效性，不能給人家一拖幾個月都不答，這樣也不好。函的寫作就講到這里。

三、簡報信息的寫作技巧

下面我們講簡報信息的寫作。簡報信息是我們常用的一個文種。我們工作情況完成的如何，要使上級知道，我們通過領導匯報，這是一個方面，簡報信息這是最主要的渠道。我們的工作讓周邊的兄弟單位知道，也是要通過簡報和信息。所以簡報信息在我們機關中用的非常廣泛。

簡報是什么意思呢？按照國務院的說法，它說工作簡報，各辦、外交、計委、建委、體委、民委、僑委每兩周向總理寫一次工作簡報，明白扼要地報告掌管范圍內的重大問題的處理、工作中的重要情況和經驗。一個是工作動態(tài)，一個是工作經驗。這是簡報的來由，從1955年開始出現(xiàn)了簡報。簡報什么意思？就是簡要匯報。明白扼要的報告，就是簡要地匯報你的工作。所以這就是簡報。

簡報是為誰服務的呢？為領導服務的，不是為你單位服務的。為領導服務就要考慮領導的需求，領導想知道什么情況。現(xiàn)在我們講簡報要報什么內容？領導想知道而不知道的，領導不知道的而需要他知道的。這個說的很清楚了，領導很想知道，但是他不知道。你們馬上就要兩節(jié)到了，公園安保工作做的怎么樣？你的保障措施是不是都落實了？這個是領導想知道的。你們服務中心要把這個情況及時報上去。這是一個。

還有一個，領導不知道，但是他需要知道。我們基層有些問題或者我們基層有些好經驗、好做法，領導他不知道，但是需要他知道，為什么？你報給領導，領導了解情況，一個是知道你們有好做法要推廣，知道你們存在的困難他好來幫助、指導。這個都是寫作首先要考慮的，需要什么就報什么。

所以簡報的寫作第一要求對路，不能你自己想寫什么就寫什么。我們看我們寫的一些簡報，什么景觀布置，什么雙節(jié)安保的，什么節(jié)假日安全檢查督察工作的，這方面的比較多。從選題來說，都是領導需要知道的，但是從內容來說，那就不是了。有些都是領導已經知道的，已經清楚了，有些甚至領導參與的活動，你再報給領導，沒有多大用處，你要找那些領導想知道而不知道的，所以你要有簡報意識或者信息意識，才能知道你寫什么，寫哪些內容。

很多現(xiàn)在的簡報都是領導知道的，你又返給領導了，本來領導布置的工作或者領導親自參加開這個會的，你又返給領導了，那沒有多大的意思。

簡報沒有法定公文的法定權威性和行政約束力，不能用來發(fā)號施令或者部署工作。簡報它就是一個讓領導知道的這樣一個公文，給領導參考。我們說簡報和信息是領導決策和指導工作的依據(jù)，領導通過簡報和信息來了解基層的情況，了解民意，傾聽群眾的呼聲。所以你們對群眾的呼聲，這塊應該是領導非常想聽的，你們應該在簡報中多反映，比如說游客有哪些要求，對你們公園設施或者對公園服務提了哪些好的建議，建議、呼聲要多反映，這是領導想知道的，好改進工作。領導的工作是什么？領導的工作就是發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，推動工作，如果不發(fā)現(xiàn)問題就不能夠解決問題，也就不能推動工作。所以領導職責首先是發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)了問題他才能去解決問題。解決了問題才能把工作推動了，工作才能更上一層樓。

但是簡報沒有法定公文的權威性和行政約束力，不能用來發(fā)號施令或部署工作，這是一點。它不是紅頭文件，中央和國務院規(guī)定的15個文種里面沒有它，它不是法定文種，它叫做事務性文書。但是在我們黨政機關工作中，在我們事業(yè)單位工作中經常使用的日常的一個文書。

第三，簡報是單位編發(fā)的內部刊物，有一定的發(fā)放范圍，具有一定的保密性質。我們講簡報它不是通訊報道，不能給媒體。你要給媒體，那簡報就不是真正意義上的簡報。當然有一些可以在官網(wǎng)上發(fā)布，但是一般來說簡報是給領導看的，是為領導服務的，是領導的參謀和助手，是領導的耳目。所以它有一定的發(fā)放范圍，具有一定的保密性質。保密就是不能公開，不能向媒體公開的。當然我們研究簡報比較雜了，它有不同版面的，它可以有公開的，也叫簡報，但是那個不是真正意義的，不是我們今天講的工作簡報，它一種通訊性簡報，或者叫快報，跟通訊報道又是相近的。

簡報分為這樣五種：工作簡報、情況簡報、會議簡報、典型簡報和信息專報這樣五種。工作簡報就是我們日常工作中狀態(tài)和動態(tài)，這是我們用的最多的。我們平常編發(fā)最多的是工作簡報，反映工作動態(tài)的這樣一個簡報。

 情況簡報就是本單位出現(xiàn)的某些重大事件或某些苗頭性的、傾向性的事件，發(fā)生重要情況，比如說廣西省6000多名群眾被洪水圍困，給中央發(fā)的信息，給中央發(fā)的簡報，后來這個事讓朱镕基給做了批示，這種簡報也是內部性的。

會議簡報就是在會議召開期間發(fā)的一些會議簡報，它是向有關領導和與會人員來通報大家討論的情況。這一般是大型會議，一般小型會議沒有這個。一般是大型會議，像人代會、黨代會這種會議。