黨政機關(guān)公文的格式區(qū)別及常見錯誤 (3)

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黨政機關(guān)公文的格式區(qū)別及常見錯誤 (3)

核心提示:黨的機關(guān)依照《中國共產(chǎn)黨公文處理條例》(以下簡稱《條例》)和《公文主題詞表》,國家行政機關(guān)依照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)和《國家行政機關(guān)公文格式》(GB/T9704—1999,以下簡稱《國標(biāo)》)和《國務(wù)院公文主題詞表》進行公文處理工作。

(十五)印章位置和使用方式的區(qū)別。《條例》規(guī)定:印制有特定版頭的黨的機關(guān)普發(fā)性公文無須蓋章;而《辦法》規(guī)定:行政機關(guān)公文除 “會議紀(jì)要” 和以電報形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋印章。(注16)。

(十六)附注內(nèi)容的區(qū)別。黨的機關(guān)公文的附注內(nèi)容一般用于注明公文的印發(fā)和傳達范圍,而行政機關(guān)公文的請示文種使用附注,其內(nèi)容一般用于注明發(fā)文機關(guān)經(jīng)辦人的姓名及聯(lián)系電話(注17)。

(十七)關(guān)于公文空白頁面處理的區(qū)別。黨的機關(guān)公文遇到無正文的頁面習(xí)慣標(biāo)注 “此頁無正文” ,而《國標(biāo)》規(guī)定:公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取“此頁無正文”的方法解決(注18)。

(十八)主題詞體系結(jié)構(gòu)和標(biāo)引方法的異同。黨政機關(guān)公文主題詞體系結(jié)構(gòu)完全不同,但是標(biāo)引原則有些是相似的。其區(qū)別主要有5處:

一是體系結(jié)構(gòu)不同,行政機關(guān)公文的主題詞表由類別詞、類屬詞和附表組成,黨的機關(guān)公文主題詞表由范疇表、字順表、附表組成。

二是詞量差別大,使用的難易程度不同,國務(wù)院公文主題詞表》僅收錄1049個詞,且標(biāo)注方法簡單,且易于掌握;黨的機關(guān)《公文主題詞表》收錄的詞多達5116條詞,還分為范疇表、字順表,體系結(jié)構(gòu)及詞間關(guān)系十分復(fù)雜,標(biāo)引難度大。

三是黨政機關(guān)要求1件公文的主題詞數(shù)量不同,行政機關(guān)公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個,黨的機關(guān)公文的主題詞數(shù)量一般不超過10個。

四是黨的公文標(biāo)引自由詞時應(yīng)同時標(biāo)引相應(yīng)的上位主題詞,單個主題詞不能反映公文主題概念時,優(yōu)先選用最密切、最鄰近的兩個或幾個主題詞進行交叉組配、限定組配、不能越級組配,而行政機關(guān)公文主題詞直接選用最恰當(dāng)、最接近主題概念的主題詞即可。

五是標(biāo)引公文主題詞時,表現(xiàn)公文內(nèi)容的詞在前,表現(xiàn)公文形式的詞在后;反映公文中心主題的詞在前,反映公文各部分內(nèi)容的詞在后,自由詞排在反映內(nèi)容的詞之后。上述規(guī)定與行政機關(guān)公文主題詞標(biāo)引方法比較接近。黨政機關(guān)公文主題詞的附表,均是組織機構(gòu)和地區(qū)詞,內(nèi)容基本相同(注19)。

(十九)公文用紙幅面規(guī)格的區(qū)別。黨的機關(guān)規(guī)定,公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型,每頁20行,每行25字;也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型;《辦法》規(guī)定行政機關(guān)公文用紙幅面規(guī)格一般使用A4型,每頁22行,每行28字(使用16開、B5型紙,每頁20行,每行25字),兩者的用紙幅面規(guī)格和版面設(shè)置的要求不同。(注20)。

(二十)公文使用字體、字號的區(qū)別。黨的機關(guān)公文,發(fā)文字號及簽發(fā)人姓名、抄送單位、印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容多用小三號仿宋或楷體字,正文的一級標(biāo)題用黑體字,二級標(biāo)題用楷體字。行政機關(guān)公文的簽發(fā)人的姓名用3號楷體字,一級標(biāo)題用黑體字,二級標(biāo)題及上述其他內(nèi)容均用仿宋體字。

(二十一)行文關(guān)系的區(qū)別。《條例》規(guī)定:除辦公廳(室)以外的黨委其他部門,不得對下級黨委發(fā)布指示性公文?!吨泄瞲 x部文件》、《中共x x部(**)》用于發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項、向上級機關(guān)報告、請示工作;

而《辦法》規(guī)定:除辦公廳(室)以外的政府部門未經(jīng)同級政府同意不能對下級政府行文,兩者存在明顯區(qū)別(注6)。

(二十二)紙質(zhì)公文與電子公文的區(qū)別。有的部委的電子公文格式與紙質(zhì)公文格式不完全相同;省政府的電子公文格式與紙質(zhì)公文格式完全相同(版記必須放置雙頁)。

(二十三)行政公文與業(yè)務(wù)的區(qū)別。

1. 行政公文與業(yè)務(wù)語氣的區(qū)別。對同一件事提出建議,如果行政公文是上行文,業(yè)務(wù)公文是下行文,語氣要有區(qū)別,不能照抄照搬。

2. 行政公文與業(yè)務(wù)公文主題詞的區(qū)別。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位應(yīng)當(dāng)注意:上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)規(guī)定的業(yè)務(wù)文書的主題詞與本級政府黨政機關(guān)的主題詞均有區(qū)別,避免混同。

責(zé)任編輯:葉其英校對:總編室最后修改:
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