二是簡練精要。就是要力求簡短精練、直截了當，要言不煩、意盡言止，觀點鮮明、重點突出。能夠三言兩語說清楚的事絕不拖泥帶水，能夠用短小篇幅闡明的道理絕不繞彎子。古人說“刪繁就簡三秋樹”，講的就是這個意思。無產(chǎn)階級的革命導師曾經(jīng)作過許多精辟論述。毛澤東同志在他的那篇著名演說《反對黨八股》一文中指出：“我們應該研究一下文章怎樣寫得短些，寫得精粹些。……文章太長了，有誰來看呢？”；還指出：“要‘精兵簡政’。講話、演說、寫文章和寫決議案，都應當簡明扼要。”（《黨委會的工作方法》）他很形象地將那種繁冗拖沓、又臭又長的公文喻為“懶婆娘的裹腳布”，并把“內(nèi)容要扼要，文字要簡練”作為對“報告文字的一條基本要求”。他在1948年1月寫的《關于建立報告制度》一文中指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。如果一次寫不完全部問題時，就分兩次寫。”革命導師列寧也是這樣，他提倡機關公務人員要學會寫五行字的材料，他認為一般的請示和報告，“寫五行字就夠”。他說過：“請寫得簡短些，采用電報文體，如果必要的話，可以另加附件。”并表示“寫長了我根本不看，一定不看”。“如果有切實可行的建議，可以寫在另一張紙上，要像電報那樣寫得極其簡短。”（《給伊·克·葉若夫》，《列寧全集》第３５卷，人民出版社１９５９年版，第５２４頁）。毛澤東同志為人民英雄紀念碑起草的碑文，只有114個字，卻反映了一部中國近代史。1975年，鄧小平同志負責起草周恩來總理在四屆全國人大一次會議上的報告，只用了五千字。后來談到這件事的時候，鄧小平同志說：“毛主席指定我負責起草，要求不得超過五千字，我完成了任務。五千字，不是也很管用嗎？”

當然，也不是說長文章一概不好。有內(nèi)容、有見解的長文章，人們也是喜歡讀的。文章長短要視具體情況而定，宜短則短，宜長則長。要堅持內(nèi)容決定形式，有些非長不可、篇幅短說不明白的事情則可以長些。我們堅決反對的是那種缺乏實際內(nèi)容而刻意堆砌、冗長雜亂的公文，這是當前改進文風的主要任務之一。

三是明白通俗。是指公文用語必須堅持人民用語，向人民用語接近。即公文用語要簡單明了、淺顯通俗、明白曉暢，為群眾所喜聞樂見，具有強烈的人民性。倡導通俗化，是中國共產(chǎn)黨理論聯(lián)系實際、密切聯(lián)系群眾、一心一意為人民利益著想的作風的體現(xiàn)，也是使黨的路線、方針、政策深入人心的實際需要。正如毛澤東同志在陜甘寧邊區(qū)的一次參議會上說的“專制主義者利于人民愚味，我們則利于人民聰明。”要達到通俗易懂，就不要生造誰也不懂的話，也不要專門使用那些生僻難懂的古代詞語，更不要放著中國字不寫而專門使用“ABC”之類讓老百姓摸不著頭腦的而且絕對禁止的外國字充當代用詞而形成“大拼盤”式的插花句子，好像這樣才顯示出撰稿者、講話者“有學問，水平高”。要知我們的各級機關都是人民的機關，為人民服務是我們一切活動的宗旨，因此，機關文件的語言必須具備人民性，即為絕大多數(shù)人民群眾所接受，所使用。

但遺憾的是，我們當今有些公文卻偏離了這一方向。請看下面一段話：“APEC的記者招待會后，我公司邀請了CCTV、STV的幾名記者和MBA、MPA的研究生，討論中國加入WTO后IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展前景以及IT業(yè)對GDP的影響”。這樣的話出現(xiàn)在文件簡報之中，很難明白是寫給中國人的看的還是寫給外國人看的，是寫給多數(shù)人看的還是寫給少數(shù)人看的。此外，像訴訟文書中把“對”寫作“VS”，把“表演”寫作“作秀”，把“小型”寫作“迷你”，把“喝飲料”寫作“洗胃”；以及時下頗為時髦的副詞加名詞的“太中國”、“也歷史”、“最中國”、“很陽光”、“很大款”；還有類似“酷”、“冰OR火”、“沖浪”、“打太極”、“老公”、“二奶奶”、“下課”、“BT”、“PMP”、“TMD”、“巴士”、“曲奇”、“白領”、“藍領”、“粉領”、“卡民”、“險民”、“科盲”、“股盲”、“導覽”、“彩市”、“面的”、“摩的”、“驢的”、“板兒的”、“扮靚”等口語、地方語、隱語和怪語進入我們的一些文件，致使不是表意不準，障礙信息交流，就是晦澀難懂，而這又顯然都是違背通俗易懂的公文寫作原則的。把文件寫得簡明易懂，群眾才能接受，文件才具有它應有的生命力與創(chuàng)造力。