文稿校對(duì)整理是文秘人員的一項(xiàng)重要工作，主要包括領(lǐng)導(dǎo)講話整理、綜合性材料核對(duì)、日常發(fā)文核稿、宣傳信息審校等。如何做好這些工作，筆者總結(jié)，應(yīng)從三個(gè)方面著手。

理解三個(gè)意圖

理解領(lǐng)導(dǎo)意圖。這一點(diǎn)在整理領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)在布置重要材料起草時(shí)，有時(shí)除了安排起草的同志參加，還要求負(fù)責(zé)文稿校對(duì)整理的同志一起參與討論，目的就是讓大家都理解領(lǐng)導(dǎo)的要求，一以貫之地落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)意圖。日常工作中，有時(shí)我們會(huì)請(qǐng)速記公司來單位，對(duì)一些不涉密的領(lǐng)導(dǎo)講話進(jìn)行錄音整理，后面文秘人員再加工潤(rùn)色。

在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)這種方式不可取。由于速記公司的同志先整理，自己不自覺地就會(huì)有懈怠依賴的心理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話聽得不仔細(xì)、記得不清楚，領(lǐng)導(dǎo)的意圖也沒理解透徹。這給后期的校對(duì)整理增加不少難度。畢竟速記公司的同志對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不可能很熟悉，領(lǐng)導(dǎo)一些關(guān)鍵性的表述，由于我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)沒有認(rèn)真領(lǐng)會(huì)，往往還要在整理過程中花較多時(shí)間精力重復(fù)地聽、仔細(xì)揣摩，從而影響了工作進(jìn)度，有時(shí)甚至?xí)崆祟I(lǐng)導(dǎo)意圖，貽誤工作。

理解作者意圖。這一點(diǎn)在日常核稿中尤為重要。文秘人員需要在較短時(shí)間內(nèi)掌握文稿起草者的意圖，從把好政治關(guān)、政策關(guān)、內(nèi)容關(guān)、文字關(guān)、流程關(guān)這“五關(guān)”入手，通過瀏覽標(biāo)題、導(dǎo)語、小標(biāo)題、結(jié)語等一些關(guān)鍵性文句，判斷文稿所要表達(dá)的意圖與當(dāng)前上級(jí)和所在單位的有關(guān)精神是否一致，是否符合公文要求。難以理解意圖的，需要進(jìn)一步與文稿起草同志溝通，及時(shí)提出自己的意見和建議，從而提高工作效率。

理解政策意圖。比如，企業(yè)要向上級(jí)行文請(qǐng)求增加資本金，在行文前必須要對(duì)國家和地方的有關(guān)扶持政策、行業(yè)的管理政策、兄弟省市的通行做法進(jìn)行學(xué)習(xí)研究，才能形成一篇有理有據(jù)的高質(zhì)量綜合性請(qǐng)示材料。這類材料往往時(shí)間緊、任務(wù)重，要求文稿校對(duì)的同志第一時(shí)間收集、歸納和整理有關(guān)政策信息，并且理解和掌握好政策。

樹立三種意識(shí)

樹立精品意識(shí)。文稿校對(duì)整理要精益求精。如審校宣傳信息文稿時(shí)，需要對(duì)宣傳的意圖理解透，結(jié)合當(dāng)前的重點(diǎn)工作，舍得下功夫、花時(shí)間，精心打磨、辦成精品，讓文稿體現(xiàn)出所在單位的形象和水平。

樹立責(zé)任意識(shí)。有的同志會(huì)認(rèn)為，校對(duì)整理是幕后工作，做得再好功勞也是別人的。還有的同志認(rèn)為，自己工作粗一些沒關(guān)系，后面還有領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。有這兩種想法，文稿校對(duì)整理工作的質(zhì)量就高不了。要克服爭(zhēng)功、偷懶的想法，把每一次文稿校對(duì)整理都當(dāng)成是自我學(xué)習(xí)、自我提高的過程，當(dāng)成是站在他人的肩膀上提高自己綜合寫作能力的一次歷練。

樹立程序意識(shí)。重要的文稿需要按照程序，由多人層層把關(guān)，有時(shí)還需要變換角度去審校整理，對(duì)容易出錯(cuò)的細(xì)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)倍加留心，這樣才能發(fā)現(xiàn)一些不易發(fā)現(xiàn)的紕漏。

培養(yǎng)三種習(xí)慣

培養(yǎng)資料收集習(xí)慣。在辦公室從事文字工作，要注意收集資料，建立自己專屬的資料庫，在文稿校對(duì)整理時(shí)可起到事半功倍的效果。材料收集的方式可靈活多樣：可以把不涉密的花臉稿復(fù)印留存，可以對(duì)一些簡(jiǎn)短的信息用手機(jī)拍照保存，可以把領(lǐng)導(dǎo)的一些重要觀點(diǎn)臨時(shí)記錄下來有空時(shí)再歸納整理，等等。

培養(yǎng)日常翻閱習(xí)慣。收集的材料要經(jīng)常翻閱，加深對(duì)材料的理解，而不是束之高閣。要合理利用零碎的時(shí)間來進(jìn)行資料的日常翻閱，不斷加深印象，使用時(shí)才能如臂使指。

培養(yǎng)總結(jié)歸納習(xí)慣。善于總結(jié)歸納是做好工作的“捷徑”。我們平時(shí)結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行總結(jié)，歸納出幾個(gè)成熟的寫作范本，如總結(jié)匯報(bào)模板、宣傳信息模板等，再按這些成熟的模板去審核修改文稿，既省時(shí)、省力又容易達(dá)到較高的質(zhì)量。

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