如何避免出現(xiàn)這種尷尬狀況、保證公文質(zhì)量？校對(duì)，是必不可少的一環(huán)。校對(duì)是對(duì)寫作、修改的補(bǔ)充和完善，可謂寫作開流、修改正本、校對(duì)凈后。

公文校對(duì)看似簡(jiǎn)單，做好不易，我們需要樹立負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，也要掌握科學(xué)的工作方法。今天，小編就與大家分享一些實(shí)用的公文校對(duì)常識(shí)。

首先，我們必須明確公文校對(duì)的六個(gè)原則：

先排后校。即先按照規(guī)定格式排版，打印出清樣后再作校對(duì)。

逢文必校。不能因?yàn)橛械奈母迤?、字?jǐn)?shù)少、內(nèi)容簡(jiǎn)單就放松校對(duì)。

每字必核。一份公文文字表述是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)練，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)龋家獔?jiān)持一個(gè)標(biāo)點(diǎn)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)地校，一個(gè)字一個(gè)字地核，不能有任何疏忽。

校寫分離。公文起草和校對(duì)最好由不同的同志來進(jìn)行。

急文穩(wěn)校。越是急件越要沉住氣、穩(wěn)住勁，否則會(huì)導(dǎo)致一些明顯的低級(jí)錯(cuò)誤沒有校出，釀成不良后果。

發(fā)前再校。

接下來，小編通過一些實(shí)例，為大家總結(jié)公文校對(duì)須把好的“三關(guān)”及一些實(shí)用方法。

　1　語言關(guān)

公文語言要保證其嚴(yán)肅性、權(quán)威性，因此，要尤其注意校對(duì)這幾類詞語，規(guī)范使用，達(dá)到公文語言權(quán)威、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的效果。

概約詞

諸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多數(shù)”“少數(shù)”等不確定的詞盡量少用或不用。非用不可時(shí)，要嚴(yán)肅對(duì)待，實(shí)事求是，切不可回避矛盾，或隨意夸大。

介詞

要避免介詞連用。

如：關(guān)于對(duì)……的修改意見。

“關(guān)于”和“對(duì)”都指向同一個(gè)對(duì)象，兩詞連用沒有必要。去掉“對(duì)”將上句變成“關(guān)于……的修改意見”時(shí)，顯得更加明快利落。

專有名詞

對(duì)公文中出現(xiàn)的人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名等專有名詞要尤其注意，校對(duì)時(shí)要遵循以下幾個(gè)原則：

1.按照權(quán)威部門認(rèn)定的或長期以來通用的名稱使用；

2.人的職務(wù)、機(jī)關(guān)單位名稱、行政區(qū)劃若有變化，應(yīng)使用最新的名稱；

3.使用標(biāo)準(zhǔn)全稱，不要自作主張隨意縮略；

4.名稱在公文中的前后須保持一致；

5.名稱必須與所指對(duì)象的性質(zhì)相符，如“中央各部委”指中共中央宣傳部、組織部、統(tǒng)戰(zhàn)部、政法委等黨中央的組成機(jī)構(gòu)，“國家各部委”指國務(wù)院所屬各行政機(jī)構(gòu)。

格式語

對(duì)公文寫作中約定俗成的一些格式化用語，要遵守約定，不得隨意更改、立異標(biāo)新。

如：

請(qǐng)示的結(jié)語用“以上妥否，請(qǐng)批復(fù)”；

平行文的結(jié)束語，如屬知照事項(xiàng)不需答復(fù)的，則用“專此致函”，如屬需要答復(fù)的，則必須用“專此致函，請(qǐng)復(fù)”；

報(bào)告的結(jié)尾，則需要使用“專此報(bào)告”。

如：請(qǐng)示語多用“懇請(qǐng)”，商洽函多用“商請(qǐng)”等。

詞意易混淆的其他詞語

如：

“權(quán)利”與“權(quán)力”、“截至”與“截止”、“起用”與“啟用”、“制定”與“制訂”等等，這些詞語很容易混淆，校對(duì)時(shí)一定要分清該用哪一個(gè)，決不能含糊。

　2　邏輯關(guān)

對(duì)于公文來說，邏輯是將全文語言緊密聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體的筋脈。違背邏輯原理的公文往往會(huì)出現(xiàn)結(jié)構(gòu)混亂、詞不達(dá)意、表意缺漏或者重復(fù)啰唆等問題，作用大打折扣。

因此，公文校對(duì)還需把好邏輯關(guān)，小編通過一些例子，來說明公文內(nèi)容表述方面不易發(fā)現(xiàn)的問題。

概念不明確

在使用概念表達(dá)思想時(shí)，其內(nèi)涵和外延一定要明確，這是基本的邏輯要求。

例：各部門間要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，完善有關(guān)政策。

此句“間”是“之間”的省略，“各部門間”指的是各部門的相互關(guān)系，不是實(shí)體部門，不能作為主項(xiàng)與“完善有關(guān)政策”連用，應(yīng)該改為“各部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，完善有關(guān)政策”。

限制不當(dāng)

限制是通過縮小概念的外延來明確概念的邏輯方法。

例：2014年—2018年，四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元。

此句是想說2018年四市生產(chǎn)總值達(dá)到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”，而后面對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)總值數(shù)只有2014年和2018年的，因此，用“2014年—”來限制“2018年”是錯(cuò)誤的，應(yīng)該改為“相較于2014年，2018年四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元”。

自相矛盾

在表達(dá)中，相互矛盾的兩個(gè)概念或判斷不能都存在。

例：實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下“雙融合”發(fā)展。

“雙融合”是指兩組“融合”，如A與B融合、C與D融合。而句中只有“互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)”一組融合，與“雙融合”是自相矛盾的，應(yīng)該改為“實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下融合發(fā)展”。不符合方位邏輯

方位邏輯指含有方位詞的命題，其“真”值依賴于在什么方位說出它，隨著說出方位的不同而變化，如果不注意說出它的方位，“真”可能會(huì)變成“假”。

例：市政府文件表述“明確各區(qū)市政府對(duì)查處本轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負(fù)總責(zé)”。

從講述者（市政府）的角度講，本轄區(qū)指全市區(qū)域；從被講述對(duì)象（區(qū)市政府）的角度講，本轄區(qū)則指區(qū)市所轄區(qū)域。例句混淆講述者和被講述對(duì)象的方位概念，可修改為“明確各區(qū)市政府對(duì)查處各自轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負(fù)總責(zé)”。

　　3　政策關(guān)

嚴(yán)把公文校核中的政策關(guān)是保證公文權(quán)威性、嚴(yán)肅性的關(guān)鍵，是公文校對(duì)的“核心”。把好政策關(guān)，應(yīng)做到“上下左右前后”六面看。

“上”看

“上看”就是要校對(duì)公文是否符合國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級(jí)文件精神。

若遇到引用國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級(jí)文件的情況，校對(duì)時(shí)一定要與原文一一對(duì)照。

“下”看

“下”看，就是校對(duì)公文制定的政策有無必要性和是否具有可操作性。

具體到某一政策有無必要制發(fā)，要看其對(duì)本區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展有無指導(dǎo)意義，與本區(qū)域民情民意是否順應(yīng)，同本區(qū)域財(cái)政的承受能力是否相匹配等。

其次，要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具體化、明確化的解決問題的辦法和指導(dǎo)工作的措施。

如：

寫明要“加強(qiáng)協(xié)調(diào)”，卻沒有加強(qiáng)協(xié)調(diào)的具體辦法，也沒有明確的權(quán)力和責(zé)任，公文成了“空”對(duì)“空”式的指示。

“有關(guān)部門要嚴(yán)密配合”，則沒有指出由哪幾個(gè)部門配合，工作上如何分工協(xié)作。

“左”看“右”看

“左”看“右”看就是校對(duì)公文政策在部門間的協(xié)調(diào)性，即看公文制定的政策是否超越發(fā)文機(jī)關(guān)的職能權(quán)限；是否與其他部門的相關(guān)政策相吻合，以避免文件間出現(xiàn)矛盾。

“前”看“后”看

首先要校對(duì)公文與本機(jī)關(guān)已有公文之間是否相承。

如，對(duì)同一問題的不同側(cè)面做出新規(guī)定時(shí)，前后兩個(gè)公文應(yīng)彼此包容。若前面的公文不太適應(yīng)新的情況有待修改時(shí)，要嚴(yán)格查找已有公文不符合現(xiàn)有社會(huì)狀況的因素，并認(rèn)真校對(duì)待發(fā)公文對(duì)其完善和修改之處。

其次要看公文后部與前部提法是否一致，不可出現(xiàn)自相矛盾或表述上的偏差。

把好語言關(guān)、邏輯關(guān)、政策關(guān)，一篇公文的校對(duì)就完成了一大部分。除此之外，還需注意錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字使用等細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)看似簡(jiǎn)單，但“小事切不可小視”，我們要注意“勤查”勘誤，杜絕這些文稿硬傷。

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