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如何避免出現(xiàn)這種尷尬狀況、保證公文質(zhì)量？校對，是必不可少的一環(huán)。校對是對寫作、修改的補充和完善，可謂寫作開流、修改正本、校對凈后。

公文校對看似簡單，做好不易，我們需要樹立負責的工作作風，也要掌握科學的工作方法。今天，小編就與大家分享一些實用的公文校對常識。

首先，我們必須明確公文校對的六個原則：

先排后校。即先按照規(guī)定格式排版，打印出清樣后再作校對。

逢文必校。不能因為有的文稿篇幅短、字數(shù)少、內(nèi)容簡單就放松校對。

每字必核。一份公文文字表述是否準確、通順、簡練，人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準確規(guī)范、嚴謹?shù)?，都要堅持一個標點一個標點地校，一個字一個字地核，不能有任何疏忽。

校寫分離。公文起草和校對最好由不同的同志來進行。

急文穩(wěn)校。越是急件越要沉住氣、穩(wěn)住勁，否則會導致一些明顯的低級錯誤沒有校出，釀成不良后果。

發(fā)前再校。

接下來，小編通過一些實例，為大家總結(jié)公文校對須把好的“三關”及一些實用方法。

　1　語言關

公文語言要保證其嚴肅性、權威性，因此，要尤其注意校對這幾類詞語，規(guī)范使用，達到公文語言權威、準確、簡潔的效果。

概約詞

諸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多數(shù)”“少數(shù)”等不確定的詞盡量少用或不用。非用不可時，要嚴肅對待，實事求是，切不可回避矛盾，或隨意夸大。

介詞

要避免介詞連用。

如：關于對……的修改意見。

“關于”和“對”都指向同一個對象，兩詞連用沒有必要。去掉“對”將上句變成“關于……的修改意見”時，顯得更加明快利落。

專有名詞

對公文中出現(xiàn)的人名、地名、機關名、事物名等專有名詞要尤其注意，校對時要遵循以下幾個原則：

1.按照權威部門認定的或長期以來通用的名稱使用；

2.人的職務、機關單位名稱、行政區(qū)劃若有變化，應使用最新的名稱；

3.使用標準全稱，不要自作主張隨意縮略；

4.名稱在公文中的前后須保持一致；

5.名稱必須與所指對象的性質(zhì)相符，如“中央各部委”指中共中央宣傳部、組織部、統(tǒng)戰(zhàn)部、政法委等黨中央的組成機構(gòu)，“國家各部委”指國務院所屬各行政機構(gòu)。

格式語

對公文寫作中約定俗成的一些格式化用語，要遵守約定，不得隨意更改、立異標新。

如：

請示的結(jié)語用“以上妥否，請批復”；

平行文的結(jié)束語，如屬知照事項不需答復的，則用“專此致函”，如屬需要答復的，則必須用“專此致函，請復”；

報告的結(jié)尾，則需要使用“專此報告”。

如：請示語多用“懇請”，商洽函多用“商請”等。

詞意易混淆的其他詞語

如：

“權利”與“權力”、“截至”與“截止”、“起用”與“啟用”、“制定”與“制訂”等等，這些詞語很容易混淆，校對時一定要分清該用哪一個，決不能含糊。

　2　邏輯關

對于公文來說，邏輯是將全文語言緊密聯(lián)結(jié)為一個整體的筋脈。違背邏輯原理的公文往往會出現(xiàn)結(jié)構(gòu)混亂、詞不達意、表意缺漏或者重復啰唆等問題，作用大打折扣。

因此，公文校對還需把好邏輯關，小編通過一些例子，來說明公文內(nèi)容表述方面不易發(fā)現(xiàn)的問題。

概念不明確

在使用概念表達思想時，其內(nèi)涵和外延一定要明確，這是基本的邏輯要求。

例：各部門間要加強協(xié)調(diào)配合，完善有關政策。

此句“間”是“之間”的省略，“各部門間”指的是各部門的相互關系，不是實體部門，不能作為主項與“完善有關政策”連用，應該改為“各部門要加強協(xié)調(diào)配合，完善有關政策”。

限制不當

限制是通過縮小概念的外延來明確概念的邏輯方法。

例：2014年—2018年，四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元。

此句是想說2018年四市生產(chǎn)總值達到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”，而后面對應的生產(chǎn)總值數(shù)只有2014年和2018年的，因此，用“2014年—”來限制“2018年”是錯誤的，應該改為“相較于2014年，2018年四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元”。

自相矛盾

在表達中，相互矛盾的兩個概念或判斷不能都存在。

例：實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下“雙融合”發(fā)展。

“雙融合”是指兩組“融合”，如A與B融合、C與D融合。而句中只有“互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)”一組融合，與“雙融合”是自相矛盾的，應該改為“實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下融合發(fā)展”。不符合方位邏輯

方位邏輯指含有方位詞的命題，其“真”值依賴于在什么方位說出它，隨著說出方位的不同而變化，如果不注意說出它的方位，“真”可能會變成“假”。

例：市政府文件表述“明確各區(qū)市政府對查處本轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負總責”。

從講述者（市政府）的角度講，本轄區(qū)指全市區(qū)域；從被講述對象（區(qū)市政府）的角度講，本轄區(qū)則指區(qū)市所轄區(qū)域。例句混淆講述者和被講述對象的方位概念，可修改為“明確各區(qū)市政府對查處各自轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負總責”。

　　3　政策關

嚴把公文校核中的政策關是保證公文權威性、嚴肅性的關鍵，是公文校對的“核心”。把好政策關，應做到“上下左右前后”六面看。

“上”看

“上看”就是要校對公文是否符合國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級文件精神。

若遇到引用國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級文件的情況，校對時一定要與原文一一對照。

“下”看

“下”看，就是校對公文制定的政策有無必要性和是否具有可操作性。

具體到某一政策有無必要制發(fā)，要看其對本區(qū)域內(nèi)各項事業(yè)發(fā)展有無指導意義，與本區(qū)域民情民意是否順應，同本區(qū)域財政的承受能力是否相匹配等。

其次，要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具體化、明確化的解決問題的辦法和指導工作的措施。

如：

寫明要“加強協(xié)調(diào)”，卻沒有加強協(xié)調(diào)的具體辦法，也沒有明確的權力和責任，公文成了“空”對“空”式的指示。

“有關部門要嚴密配合”，則沒有指出由哪幾個部門配合，工作上如何分工協(xié)作。