如何避免出現(xiàn)這種尷尬狀況、保證公文質(zhì)量?校對(duì),是必不可少的一環(huán)。校對(duì)是對(duì)寫作、修改的補(bǔ)充和完善,可謂寫作開流、修改正本、校對(duì)凈后。
公文校對(duì)看似簡(jiǎn)單,做好不易,我們需要樹立負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),也要掌握科學(xué)的工作方法。今天,小編就與大家分享一些實(shí)用的公文校對(duì)常識(shí)。
首先,我們必須明確公文校對(duì)的六個(gè)原則:
先排后校。即先按照規(guī)定格式排版,打印出清樣后再作校對(duì)。
逢文必校。不能因?yàn)橛械奈母迤?、字?jǐn)?shù)少、內(nèi)容簡(jiǎn)單就放松校對(duì)。
每字必核。一份公文文字表述是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)練,人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)龋家獔?jiān)持一個(gè)標(biāo)點(diǎn)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)地校,一個(gè)字一個(gè)字地核,不能有任何疏忽。
校寫分離。公文起草和校對(duì)最好由不同的同志來進(jìn)行。
急文穩(wěn)校。越是急件越要沉住氣、穩(wěn)住勁,否則會(huì)導(dǎo)致一些明顯的低級(jí)錯(cuò)誤沒有校出,釀成不良后果。
發(fā)前再校。
接下來,小編通過一些實(shí)例,為大家總結(jié)公文校對(duì)須把好的“三關(guān)”及一些實(shí)用方法。
1 語言關(guān)
公文語言要保證其嚴(yán)肅性、權(quán)威性,因此,要尤其注意校對(duì)這幾類詞語,規(guī)范使用,達(dá)到公文語言權(quán)威、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的效果。
概約詞
諸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多數(shù)”“少數(shù)”等不確定的詞盡量少用或不用。非用不可時(shí),要嚴(yán)肅對(duì)待,實(shí)事求是,切不可回避矛盾,或隨意夸大。
介詞
要避免介詞連用。
如:關(guān)于對(duì)……的修改意見。
“關(guān)于”和“對(duì)”都指向同一個(gè)對(duì)象,兩詞連用沒有必要。去掉“對(duì)”將上句變成“關(guān)于……的修改意見”時(shí),顯得更加明快利落。
專有名詞
對(duì)公文中出現(xiàn)的人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名等專有名詞要尤其注意,校對(duì)時(shí)要遵循以下幾個(gè)原則:
1.按照權(quán)威部門認(rèn)定的或長期以來通用的名稱使用;
2.人的職務(wù)、機(jī)關(guān)單位名稱、行政區(qū)劃若有變化,應(yīng)使用最新的名稱;
3.使用標(biāo)準(zhǔn)全稱,不要自作主張隨意縮略;
4.名稱在公文中的前后須保持一致;
5.名稱必須與所指對(duì)象的性質(zhì)相符,如“中央各部委”指中共中央宣傳部、組織部、統(tǒng)戰(zhàn)部、政法委等黨中央的組成機(jī)構(gòu),“國家各部委”指國務(wù)院所屬各行政機(jī)構(gòu)。
格式語
對(duì)公文寫作中約定俗成的一些格式化用語,要遵守約定,不得隨意更改、立異標(biāo)新。
如:
請(qǐng)示的結(jié)語用“以上妥否,請(qǐng)批復(fù)”;
平行文的結(jié)束語,如屬知照事項(xiàng)不需答復(fù)的,則用“專此致函”,如屬需要答復(fù)的,則必須用“專此致函,請(qǐng)復(fù)”;
報(bào)告的結(jié)尾,則需要使用“專此報(bào)告”。
如:請(qǐng)示語多用“懇請(qǐng)”,商洽函多用“商請(qǐng)”等。
詞意易混淆的其他詞語
如:
“權(quán)利”與“權(quán)力”、“截至”與“截止”、“起用”與“啟用”、“制定”與“制訂”等等,這些詞語很容易混淆,校對(duì)時(shí)一定要分清該用哪一個(gè),決不能含糊。
2 邏輯關(guān)
對(duì)于公文來說,邏輯是將全文語言緊密聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體的筋脈。違背邏輯原理的公文往往會(huì)出現(xiàn)結(jié)構(gòu)混亂、詞不達(dá)意、表意缺漏或者重復(fù)啰唆等問題,作用大打折扣。
因此,公文校對(duì)還需把好邏輯關(guān),小編通過一些例子,來說明公文內(nèi)容表述方面不易發(fā)現(xiàn)的問題。
概念不明確
在使用概念表達(dá)思想時(shí),其內(nèi)涵和外延一定要明確,這是基本的邏輯要求。
例:各部門間要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合,完善有關(guān)政策。
此句“間”是“之間”的省略,“各部門間”指的是各部門的相互關(guān)系,不是實(shí)體部門,不能作為主項(xiàng)與“完善有關(guān)政策”連用,應(yīng)該改為“各部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合,完善有關(guān)政策”。
限制不當(dāng)
限制是通過縮小概念的外延來明確概念的邏輯方法。
例:2014年—2018年,四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元。
此句是想說2018年四市生產(chǎn)總值達(dá)到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”,而后面對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)總值數(shù)只有2014年和2018年的,因此,用“2014年—”來限制“2018年”是錯(cuò)誤的,應(yīng)該改為“相較于2014年,2018年四市生產(chǎn)總值由2048億元提高到了3387億元”。
自相矛盾
在表達(dá)中,相互矛盾的兩個(gè)概念或判斷不能都存在。
例:實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下“雙融合”發(fā)展。
“雙融合”是指兩組“融合”,如A與B融合、C與D融合。而句中只有“互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)”一組融合,與“雙融合”是自相矛盾的,應(yīng)該改為“實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與農(nóng)業(yè)線上線下融合發(fā)展”。不符合方位邏輯
方位邏輯指含有方位詞的命題,其“真”值依賴于在什么方位說出它,隨著說出方位的不同而變化,如果不注意說出它的方位,“真”可能會(huì)變成“假”。
例:市政府文件表述“明確各區(qū)市政府對(duì)查處本轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負(fù)總責(zé)”。
從講述者(市政府)的角度講,本轄區(qū)指全市區(qū)域;從被講述對(duì)象(區(qū)市政府)的角度講,本轄區(qū)則指區(qū)市所轄區(qū)域。例句混淆講述者和被講述對(duì)象的方位概念,可修改為“明確各區(qū)市政府對(duì)查處各自轄區(qū)內(nèi)制售‘地條鋼’等違法違規(guī)行為負(fù)總責(zé)”。
3 政策關(guān)
嚴(yán)把公文校核中的政策關(guān)是保證公文權(quán)威性、嚴(yán)肅性的關(guān)鍵,是公文校對(duì)的“核心”。把好政策關(guān),應(yīng)做到“上下左右前后”六面看。
“上”看
“上看”就是要校對(duì)公文是否符合國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級(jí)文件精神。
若遇到引用國家法律法規(guī)、黨的方針政策和上級(jí)文件的情況,校對(duì)時(shí)一定要與原文一一對(duì)照。
“下”看
“下”看,就是校對(duì)公文制定的政策有無必要性和是否具有可操作性。
具體到某一政策有無必要制發(fā),要看其對(duì)本區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展有無指導(dǎo)意義,與本區(qū)域民情民意是否順應(yīng),同本區(qū)域財(cái)政的承受能力是否相匹配等。
其次,要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具體化、明確化的解決問題的辦法和指導(dǎo)工作的措施。
如:
寫明要“加強(qiáng)協(xié)調(diào)”,卻沒有加強(qiáng)協(xié)調(diào)的具體辦法,也沒有明確的權(quán)力和責(zé)任,公文成了“空”對(duì)“空”式的指示。
“有關(guān)部門要嚴(yán)密配合”,則沒有指出由哪幾個(gè)部門配合,工作上如何分工協(xié)作。
“左”看“右”看
“左”看“右”看就是校對(duì)公文政策在部門間的協(xié)調(diào)性,即看公文制定的政策是否超越發(fā)文機(jī)關(guān)的職能權(quán)限;是否與其他部門的相關(guān)政策相吻合,以避免文件間出現(xiàn)矛盾。
“前”看“后”看
首先要校對(duì)公文與本機(jī)關(guān)已有公文之間是否相承。
如,對(duì)同一問題的不同側(cè)面做出新規(guī)定時(shí),前后兩個(gè)公文應(yīng)彼此包容。若前面的公文不太適應(yīng)新的情況有待修改時(shí),要嚴(yán)格查找已有公文不符合現(xiàn)有社會(huì)狀況的因素,并認(rèn)真校對(duì)待發(fā)公文對(duì)其完善和修改之處。
其次要看公文后部與前部提法是否一致,不可出現(xiàn)自相矛盾或表述上的偏差。
把好語言關(guān)、邏輯關(guān)、政策關(guān),一篇公文的校對(duì)就完成了一大部分。除此之外,還需注意錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字使用等細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)看似簡(jiǎn)單,但“小事切不可小視”,我們要注意“勤查”勘誤,杜絕這些文稿硬傷。
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