4、語(yǔ)言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠(chéng)懇的語(yǔ)言，對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重，謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語(yǔ)言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語(yǔ)言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

關(guān)于商洽委托代培涉外秘書人員的函

××大學(xué)文學(xué)院:

本集團(tuán)公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據(jù)報(bào)載，貴院將于今年9月開(kāi)辦涉外秘書培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務(wù)，公關(guān)禮儀，實(shí)用文書寫作等課程。這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目為我集團(tuán)公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修機(jī)會(huì)。為能盡快提高本集團(tuán)公司涉外秘書人員的從業(yè)素質(zhì)，我們擬選派8名在崗秘書人員隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)，委托貴院代培。有關(guān)代培費(fèi)用及其他相關(guān)經(jīng)費(fèi)，將按時(shí)如數(shù)撥付。

如蒙慨允，懇請(qǐng)函復(fù)為盼。

××集團(tuán)公司(印章)

二00x年七月二十日

【提示】

這是一份商洽函。正文分六個(gè)層次:其一寫本單位在崗秘書人員的素質(zhì)亟待提高，這是行文的緣由，背景;其二，寫知悉對(duì)方開(kāi)辦秘書培訓(xùn)業(yè)務(wù);其三，認(rèn)為對(duì)方的培訓(xùn)是我方秘書難得的在職進(jìn)修機(jī)會(huì);其四，以"目的句"寫行文的目的;其五即為商洽的事項(xiàng)。最后，請(qǐng)求對(duì)方答復(fù)。

文章思路清晰，環(huán)環(huán)相扣，邏輯性強(qiáng)。"貴院"，"請(qǐng)函復(fù)為盼"一類具謙敬意味的詞句，體現(xiàn)了商洽函的語(yǔ)體特征。值得指出的是"秘書人員"應(yīng)簡(jiǎn)寫為"秘書";"隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)"與"委托貴院代培"應(yīng)位置對(duì)調(diào);"如蒙慨允，懇請(qǐng)函復(fù)為盼"，會(huì)導(dǎo)致對(duì)方不同意便不復(fù)函。所以，"如蒙"應(yīng)改為"是否"，以求對(duì)方復(fù)函。關(guān)于給××超市總公司商租商場(chǎng)一事的復(fù)函 上海××超市總公司:

貴公司《關(guān)于商租××商廈五樓的函》(滬×超函〔×××〕20號(hào))收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下:

貴公司欲租我商廈五樓閑置的樓面開(kāi)設(shè)超市，這是方便顧客的購(gòu)買需求，有利于盤活我商廈的閑置資源，擴(kuò)大我商廈的經(jīng)營(yíng)規(guī)模與商品種類的好事，本商廈歡迎貴公司來(lái)我商廈五樓開(kāi)設(shè)超市。具體租金請(qǐng)貴公司來(lái)人面洽。

特此復(fù)函。

上海××商廈

200x年四月一日

【提示】

這是答復(fù)對(duì)方商洽事項(xiàng)的函。正文開(kāi)頭引述對(duì)方來(lái)函標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，以作復(fù)函緣由，繼而用"經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下"一語(yǔ)過(guò)渡到主體部分。

主體部分先概括對(duì)方來(lái)函所商洽的事項(xiàng)及意義，既是對(duì)來(lái)函的回應(yīng)，又表達(dá)了自己的態(tài)度。緊承這句，做出"歡迎"合作的表態(tài)，并提出面談要求。

文章針對(duì)性強(qiáng)，態(tài)度誠(chéng)懇，表述嚴(yán)謹(jǐn)，行文規(guī)范。

關(guān)于請(qǐng)求解決我縣枯水期用電指標(biāo)的函

××市供電局:

去年以來(lái)，我縣利用本地水力資源發(fā)展小水電，每年豐水期輸入國(guó)家大電網(wǎng)的電達(dá)3000至6000萬(wàn)度，每度電價(jià)0。25元。而枯水期我縣則嚴(yán)重缺電，以每度電價(jià)0。50元購(gòu)進(jìn)1500萬(wàn)度電，仍然不能保證城鎮(zhèn)居民生活用電。目前有幾間水泥廠，糖廠因缺電已停產(chǎn)。為此，我縣請(qǐng)求從今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期內(nèi)，每天能支持配送我縣基數(shù)電10萬(wàn)度。

可否，請(qǐng)予函復(fù)。

××縣人民政府

××××年七月一日

【提示】

這是一份請(qǐng)批函?？h人民政府與市供電局并沒(méi)有隸屬關(guān)系，但供電局是業(yè)務(wù)管理部門，因此，請(qǐng)求批準(zhǔn)解決用電指標(biāo)應(yīng)該用函行文。

正文開(kāi)門見(jiàn)山，直陳自去年以來(lái)我縣為國(guó)家電網(wǎng)輸入的電力數(shù)額及價(jià)格。這不僅說(shuō)明了本縣為國(guó)家做出的貢獻(xiàn)，而且使這一情況與枯水期我縣外購(gòu)電力及費(fèi)用形成對(duì)比。然后陳明即便這種低賣高買的形式也難以解決枯水期居民用電短缺和企業(yè)停產(chǎn)的局面。這樣，便把請(qǐng)求配給基數(shù)電的理由說(shuō)得入情入理，充分可信。為便于審批，文章將請(qǐng)求配給基數(shù)電的時(shí)間，數(shù)額也寫得明確具體。

文章不長(zhǎng)，但要求合情合理，理?yè)?jù)充分。陳述要求的關(guān)鍵處正確地用了"請(qǐng)求"兩字，這是一篇語(yǔ)言得體的請(qǐng)批函。

關(guān)于日野fc16sa大卡車存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題要求賠償損失的函

廣東省汽車貿(mào)易中心:

我公司于××××年六月六日向貴公司原業(yè)務(wù)一科購(gòu)買附有商檢合格證的日野fc16sa型六噸卡車15輛，發(fā)票兩張，號(hào)碼為0671012，0671022，于××××年六月二十三日交貨，九月中旬正式投入營(yíng)運(yùn)使用。該批車使用后，陸續(xù)發(fā)現(xiàn)前，后輪內(nèi)側(cè)胎不規(guī)則鋸齒形磨損，以內(nèi)側(cè)內(nèi)邊緣為甚。經(jīng)有關(guān)技術(shù)專家及廣州市公安局第七檢測(cè)站檢驗(yàn)，認(rèn)定此批車存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，與原供貨資料標(biāo)準(zhǔn)不符。我公司已于十一月初暫停止使用。為此，特向貴單位請(qǐng)求:

一、于本月三十日前，派員前來(lái)檢驗(yàn)質(zhì)量鑒證等問(wèn)題;

二、重新按質(zhì)論價(jià)，賠償經(jīng)濟(jì)損失，或退貨。

希貴公司講求信用，按國(guó)家有關(guān)法律，規(guī)定與我公司共同協(xié)商解決上述商品的質(zhì)量問(wèn)題。

附件一：購(gòu)車發(fā)票兩張

      二：廣州市公安局檢測(cè)站檢驗(yàn)書。

聯(lián)系人:×××

電話:××××××

聯(lián)系地址:廣州市××路××號(hào)廣東省××公司汽車隊(duì)。

××××年十一月十二日