三、會議記錄
(一)文種釋義。會議記錄是指在會議進行過程中,記錄人員把會議的基本情況如實記錄下來的文字材料。會議記錄記載了會議的全過程,反映了會議的全貌,是關(guān)于會議情況、會議內(nèi)容的最原始的材料。它可以被立卷、歸檔,作為研究資料保存起來,以備查考;也可以作為第一手材料為領(lǐng)導(dǎo)部門制定政策、措施提供參考依據(jù)。
(二)基本結(jié)構(gòu)。會議記錄的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、會議組織情況和會議內(nèi)容和署名四部分組成。
1、標(biāo)題。由召開會議的機關(guān)或單位名稱、會議名稱和文種三個要素構(gòu)成,例如《××市企業(yè)改革和發(fā)展工作會議記錄》。
2、會議組織情況。這部分要求寫明下列內(nèi)容:①會議名稱。②會議時間。具體寫明××年×月×日×時。③會議地點。④出席人員。一般而言,在出席人員不多的情況下應(yīng)一一寫出每個人的職務(wù)、姓名;如果出席人員較多,則只需寫出人數(shù)。⑤列席人員。記錄方法與出席人員相同。⑥缺席人員。寫明缺席人姓名、職務(wù)、缺席原因。如果是大型會議,缺席人較多,則只需寫缺席人數(shù)。⑦主持人。寫明主持人的姓名和職務(wù)。⑧記錄人。寫明記錄人的姓名和職務(wù)。
以上八項應(yīng)各自單獨成段。
3、會議內(nèi)容。這是會議記錄的主體部分,主要包括:①會議議題。②會議發(fā)言。一般按發(fā)言的先后順序記錄,要求依次寫明發(fā)言人的姓名及發(fā)言內(nèi)容。③會議決議。有的會議形成決議,有的則沒有。形成決議時要在會議內(nèi)容下面另起段落,逐條寫出決議內(nèi)容。假如通過表決,還應(yīng)記錄表決情況,即有多少贊成票,多少反對票,多少棄權(quán)票。
會議結(jié)束,記錄完畢應(yīng)另提一行空兩格寫上“散會”二字。
4、署名。在全文結(jié)尾的右下方,由主持人和記錄人分別簽名,并注明會議散會時間。
(三)寫作要領(lǐng)
1、要寫得清楚、正確。指會議記錄內(nèi)容一定要忠實原意,如實記錄會議的基本情況、會議進程、發(fā)言人的發(fā)言以及議項等,不能違背發(fā)言人的意圖,甚至曲解其觀點。否則,將會給工作造成損失。
2、注意力要集中、責(zé)任心要強。作會議記錄時,一定要聚精會神,一絲不茍;要有高度的政治責(zé)任感和強烈的事業(yè)心,抓住發(fā)言要點,扼要地記錄下來。
3、條理清晰,詳細分明。會議記錄雖然要忠實原意,但并非有言必錄,而要在真實、準(zhǔn)確的前提下抓住重點,如會議主持者與主要領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言的中心思想,決議結(jié)果等。與主題關(guān)系不大的話可以概括記錄,或甚至不記。
4、要講求技巧,提高效率。要做到這一點,需在記錄過程中使用簡稱、縮寫及簡化符號,其中速記起著非常重要的作用,對于較長的專用名詞,可以使用通用的或約定俗成的簡稱,如中國共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會第六次全體會議可簡稱為“中共十五屆六中全會”;對于常用詞語,可記其中主要詞素,如“整頓黨風(fēng)”可寫為“整黨”;對生僻字詞或一時想不起的字詞,可用漢語拼音字母標(biāo)注,會后補上;對于一些成語、俗語等,可省略一部分,如“路遙知馬力……”(日久見人心)等;對于發(fā)言人使用引語時,可只用引語的首句和末句,中間用省略號,但需標(biāo)明引語的出處、版次、卷次、頁數(shù)等,會后及時查對補上。對于數(shù)字的書寫,可用阿拉伯?dāng)?shù)字,既醒目又方便。對于某些專業(yè)或特殊詞語,可用外語符號記錄,如“辦公自動化”可寫成“OA”,“世界貿(mào)易組織”可寫為“WTO”,“亞太經(jīng)合組織”可寫為“APEC”等。
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