三、會議記錄

（一）文種釋義。會議記錄是指在會議進行過程中，記錄人員把會議的基本情況如實記錄下來的文字材料。會議記錄記載了會議的全過程，反映了會議的全貌，是關(guān)于會議情況、會議內(nèi)容的最原始的材料。它可以被立卷、歸檔，作為研究資料保存起來，以備查考；也可以作為第一手材料為領(lǐng)導(dǎo)部門制定政策、措施提供參考依據(jù)。

（二）基本結(jié)構(gòu)。會議記錄的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、會議組織情況和會議內(nèi)容和署名四部分組成。

1、標(biāo)題。由召開會議的機關(guān)或單位名稱、會議名稱和文種三個要素構(gòu)成，例如《××市企業(yè)改革和發(fā)展工作會議記錄》。

2、會議組織情況。這部分要求寫明下列內(nèi)容：①會議名稱。②會議時間。具體寫明××年×月×日×時。③會議地點。④出席人員。一般而言，在出席人員不多的情況下應(yīng)一一寫出每個人的職務(wù)、姓名；如果出席人員較多，則只需寫出人數(shù)。⑤列席人員。記錄方法與出席人員相同。⑥缺席人員。寫明缺席人姓名、職務(wù)、缺席原因。如果是大型會議，缺席人較多，則只需寫缺席人數(shù)。⑦主持人。寫明主持人的姓名和職務(wù)。⑧記錄人。寫明記錄人的姓名和職務(wù)。

以上八項應(yīng)各自單獨成段。

3、會議內(nèi)容。這是會議記錄的主體部分，主要包括：①會議議題。②會議發(fā)言。一般按發(fā)言的先后順序記錄，要求依次寫明發(fā)言人的姓名及發(fā)言內(nèi)容。③會議決議。有的會議形成決議，有的則沒有。形成決議時要在會議內(nèi)容下面另起段落，逐條寫出決議內(nèi)容。假如通過表決，還應(yīng)記錄表決情況，即有多少贊成票，多少反對票，多少棄權(quán)票。

會議結(jié)束，記錄完畢應(yīng)另提一行空兩格寫上“散會”二字。

4、署名。在全文結(jié)尾的右下方，由主持人和記錄人分別簽名，并注明會議散會時間。

（三）寫作要領(lǐng)

1、要寫得清楚、正確。指會議記錄內(nèi)容一定要忠實原意，如實記錄會議的基本情況、會議進程、發(fā)言人的發(fā)言以及議項等，不能違背發(fā)言人的意圖，甚至曲解其觀點。否則，將會給工作造成損失。

2、注意力要集中、責(zé)任心要強。作會議記錄時，一定要聚精會神，一絲不茍；要有高度的政治責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，抓住發(fā)言要點，扼要地記錄下來。

3、條理清晰，詳細分明。會議記錄雖然要忠實原意，但并非有言必錄，而要在真實、準(zhǔn)確的前提下抓住重點，如會議主持者與主要領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言的中心思想，決議結(jié)果等。與主題關(guān)系不大的話可以概括記錄，或甚至不記。

4、要講求技巧，提高效率。要做到這一點，需在記錄過程中使用簡稱、縮寫及簡化符號，其中速記起著非常重要的作用，對于較長的專用名詞，可以使用通用的或約定俗成的簡稱，如中國共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會第六次全體會議可簡稱為“中共十五屆六中全會”；對于常用詞語，可記其中主要詞素，如“整頓黨風(fēng)”可寫為“整黨”；對生僻字詞或一時想不起的字詞，可用漢語拼音字母標(biāo)注，會后補上；對于一些成語、俗語等，可省略一部分，如“路遙知馬力……”（日久見人心）等；對于發(fā)言人使用引語時，可只用引語的首句和末句，中間用省略號，但需標(biāo)明引語的出處、版次、卷次、頁數(shù)等，會后及時查對補上。對于數(shù)字的書寫，可用阿拉伯?dāng)?shù)字，既醒目又方便。對于某些專業(yè)或特殊詞語，可用外語符號記錄，如“辦公自動化”可寫成“OA”，“世界貿(mào)易組織”可寫為“WTO”，“亞太經(jīng)合組織”可寫為“APEC”等。