演繹是邏輯學(xué)中的一個(gè)術(shù)語(yǔ)，它是由一般到個(gè)別的推理方法。在機(jī)關(guān)公文的寫(xiě)作中，下行文的使用頻率最高，在寫(xiě)作過(guò)程中常常要用到演繹法。比如通知、通報(bào)、命令、通令、指示等，就是把一般性原理，諸如方針、政策、原則、規(guī)定等，與部隊(duì)實(shí)際相結(jié)合，產(chǎn)生出有個(gè)性特色的意見(jiàn)、辦法、措施、要求等，達(dá)到交代布置任務(wù)、規(guī)范行動(dòng)、指導(dǎo)工作的目的。下行文的寫(xiě)作，無(wú)論是從思維的過(guò)程，還是從安排篇章結(jié)構(gòu)的方法，實(shí)質(zhì)上就是“演繹”法在寫(xiě)作過(guò)程中的具體運(yùn)用。在下行文的寫(xiě)作中，有些機(jī)關(guān)人員不懂得如何演繹，沒(méi)有把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖很好地拓展開(kāi)來(lái)，沒(méi)有把上級(jí)的政策、規(guī)定轉(zhuǎn)化為落實(shí)工作的具體措施和要求，致使寫(xiě)出來(lái)的文章上下一般粗，起不到布置任務(wù)、指導(dǎo)下級(jí)開(kāi)展工作的目的。要寫(xiě)好下行文，必須重視演繹式寫(xiě)作法的具體運(yùn)用。

一、演繹式寫(xiě)作法的方法步驟 

（一）明確主題。機(jī)關(guān)人員受領(lǐng)撰寫(xiě)下行文任務(wù)后，首先要解決的是如何正確理解首長(zhǎng)意圖，弄清寫(xiě)作緣由，確定主題，這是撰寫(xiě)下行文的前提條件，也是由一般到個(gè)別，抽象到具體，主觀到客觀實(shí)際的起點(diǎn)，是撰寫(xiě)下行文的靈魂和方向。而明確主題又要以領(lǐng)會(huì)首長(zhǎng)意圖作為基礎(chǔ)，也就是人們經(jīng)常講的“吃透上情”。明確主題要重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)是什么；主要針對(duì)哪些單位、哪些方面的問(wèn)題；要重點(diǎn)解決的問(wèn)題是什么；要達(dá)到什么目的；有哪些要求；相關(guān)的政策、規(guī)定有哪些；本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的具體規(guī)定有哪些等等。這些方面考慮越全面、深入，主題就會(huì)越明確。

（二）熟悉情況。即熟悉所屬單位的實(shí)際。所屬單位情況，是上級(jí)制定方針、政策的客觀基礎(chǔ)，是本級(jí)考慮問(wèn)題、擬制文件的依據(jù)和條件，是主觀與客觀相一致的前提，是由一般到個(gè)別的歸宿。只有了解實(shí)際情況，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，才能創(chuàng)造性地提出切實(shí)可行的辦法、意見(jiàn)和措施。否則，所寫(xiě)出的東西往往是不切實(shí)際的空話、套話。熟悉情況需要了解的主要內(nèi)容包括：所屬單位當(dāng)前工作狀況、時(shí)間、進(jìn)度、質(zhì)量、效益，工作中取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題；目前需要解決的困難；下一步打算等。

（三）確定類型。即確定撰寫(xiě)文件的類型。不同的文種有不同的結(jié)構(gòu)模式，即使同一個(gè)文種也有不同的結(jié)構(gòu)類型。下行文大致可分為三種類型：一是規(guī)定型下行文。比如用命令、通知形式下發(fā)的條令條例、規(guī)章等，此種類型文件高級(jí)機(jī)關(guān)使用比較普遍，主要是規(guī)定事項(xiàng)，具有法規(guī)性質(zhì)，一般按條款書(shū)寫(xiě)。二是原則型下行文。比如有些針對(duì)共性的或重要的工作下發(fā)的指示、通知等文件，適用于比較高級(jí)的機(jī)關(guān)單位。一般從幾個(gè)方面不同角度提出原則性的語(yǔ)言，由于文件所涉及的是共性的工作，不可能面面俱到，但是，針對(duì)性要強(qiáng)，預(yù)見(jiàn)性要好，指導(dǎo)性要明，啟示性要深。三是操作型下行文。比如有些計(jì)劃、通知、方案等。與原則型相比，有具體的目標(biāo)、方法、時(shí)間、步驟、要求等，每個(gè)環(huán)節(jié)明確詳盡，因此比較適合于低級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位。區(qū)分下行文的三種類型可以較好地把握撰寫(xiě)特點(diǎn)和擬制要領(lǐng)。

（四）分析體例。即了解撰寫(xiě)體式，明確所寫(xiě)文件內(nèi)容的總體框架。不同文種的下行文，有不同的內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式。如通知通常包括依據(jù)、事項(xiàng)、要求；通報(bào)則有情況、原因、措施；計(jì)劃通常包括目標(biāo)、措施、步驟；指示通常包括指導(dǎo)思想、目的、指示事項(xiàng)。比如，某部針對(duì)近期發(fā)生的一起飛行事故征候，單位領(lǐng)導(dǎo)要求利用兩天時(shí)間進(jìn)行飛行安全整頓，要求各單位認(rèn)真查找飛行安全中的薄弱環(huán)節(jié)，制訂切實(shí)可行的措施，要求機(jī)關(guān)起草并下發(fā)通知。從首長(zhǎng)交待的任務(wù)看，有起因——發(fā)生了事故征候；有事項(xiàng)——停飛整頓、查找薄弱環(huán)節(jié)；有要求——制訂措施。那么，這份通知的體式基本可以確定按這三個(gè)部分來(lái)寫(xiě)。

（五）拓展主題。就是把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖拓展到各個(gè)單位和各項(xiàng)工作中，指導(dǎo)工作的開(kāi)展。這是演繹式寫(xiě)作的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)一般到個(gè)別、抽象到具體、普遍到特殊的中間環(huán)節(jié)，也是下行文是否有較強(qiáng)指導(dǎo)性的關(guān)鍵。比如，有些單位領(lǐng)導(dǎo)往往喜歡自作主張，搞“個(gè)人說(shuō)了算”，這種行為既不利于班子團(tuán)結(jié)，又不利于單位建設(shè)。針對(duì)這種現(xiàn)象，首長(zhǎng)提出要堅(jiān)決予以糾正。對(duì)于“個(gè)人說(shuō)了算”的問(wèn)題，已有許多分析文章，但大多是從分析它對(duì)民主生活、集體決策、班子團(tuán)結(jié)等方面造成的危害，或從“個(gè)人說(shuō)了算”的思想根源來(lái)自權(quán)力主義、極端主義、個(gè)人主義等方面進(jìn)行分析。而拓展主題則對(duì)黨委實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)中存在“個(gè)人說(shuō)了算”的不良傾向進(jìn)行了延伸和拓展，沒(méi)有沿襲浮于表面的大眾化的思路，而是從更深的認(rèn)識(shí)層面進(jìn)行分析，針對(duì)個(gè)別人錯(cuò)誤認(rèn)為“個(gè)人說(shuō)了算”就是有能力、有魄力，就是有威信、有效率的情況，對(duì)如何避免“個(gè)人說(shuō)了算”這個(gè)主題進(jìn)行了較好的演繹。這篇文章的主題是“走出‘個(gè)人說(shuō)了算的認(rèn)識(shí)誤區(qū)”，層次標(biāo)題是：走出“個(gè)人說(shuō)了算就是有能力”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，樹(shù)立“能力體現(xiàn)在善于集中集體智慧、善于調(diào)動(dòng)大家積極性上”的觀念；走出“個(gè)人說(shuō)了算就是有魄力”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，樹(shù)立“魄力來(lái)自班子內(nèi)部思想統(tǒng)一、步調(diào)一致”的觀念；走出“個(gè)人說(shuō)了算就是有威信”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，樹(shù)立“威信來(lái)自正確的思想行為和良好的人格形象”的觀念；走出“個(gè)人說(shuō)了算就是有效率”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，樹(shù)立“效率來(lái)自正確決策”的觀念。這樣拓展主題，將領(lǐng)導(dǎo)原本的一句話進(jìn)行了全方位的分析和延伸，既全面，又有深度和新意，同時(shí)還給人以啟發(fā)。

（六）闡明道理。即闡明開(kāi)展工作的意義和作用，提高全體人員的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)大家執(zhí)行規(guī)定的自覺(jué)性。下行文常常采用說(shuō)明的形式。一般由說(shuō)明中心、說(shuō)明材料和說(shuō)明方法構(gòu)成。要求中心突出、方法靈活，內(nèi)容側(cè)重回答是什么、為什么、怎么辦的問(wèn)題。

二、演繹式寫(xiě)作法應(yīng)注意的問(wèn)題 

（一）領(lǐng)會(huì)意圖要準(zhǔn)。公文的寫(xiě)作往往是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖或者滿足所擔(dān)負(fù)任務(wù)的需要而進(jìn)行的，是授意寫(xiě)作，是被動(dòng)進(jìn)行的，與文學(xué)創(chuàng)作所進(jìn)行的主動(dòng)寫(xiě)作不同。領(lǐng)會(huì)意圖越準(zhǔn)，公文越具針對(duì)性；領(lǐng)會(huì)意圖越深，公文越具體。因此，撰寫(xiě)人員是否準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)了領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否把領(lǐng)導(dǎo)的思想貫穿于文件中，是決定寫(xiě)出的文件能否讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的關(guān)鍵。如果文件偏離了首長(zhǎng)的意圖，甚至完全脫離了領(lǐng)導(dǎo)的初衷，寫(xiě)出來(lái)的文件即使再好，也是“答非所問(wèn)”，不是領(lǐng)導(dǎo)所需要的。其結(jié)果是勞而無(wú)功，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至誤時(shí)誤事。這就要求機(jī)關(guān)人員在擬寫(xiě)材料時(shí)，既要反復(fù)琢磨首長(zhǎng)交待寫(xiě)作時(shí)的原話，又要搜集首長(zhǎng)在近期、甚至過(guò)去有關(guān)這方面的講話、文章，同時(shí)，還要結(jié)合本單位目前工作現(xiàn)狀，等等。要把準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)意圖放在首位，并貫穿材料的始終。

（二）了解情況要細(xì)。機(jī)關(guān)人員在擬寫(xiě)材料時(shí)，不僅對(duì)分管的工作要了如指掌，而且對(duì)全局的情況也要十分清楚。如年度工作要點(diǎn)、基本工作思路、重大活動(dòng)開(kāi)展情況、近期召開(kāi)的一些重要會(huì)議情況、上級(jí)和本級(jí)制發(fā)的重要文件，尤其是基層單位工作開(kāi)展情況、制約本單位建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題、迫切需要解決的困難等等，都要詳細(xì)了解。這樣才能拓展寫(xiě)作思路，立足本部門(mén)，著眼全局，起草的文件才能有高度、有深度、有針對(duì)性，才能與基層的實(shí)際工作合拍。

（三）拓展主題要深。人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)都是按照由淺入深、由表及里的順序進(jìn)行的?；鶎訂挝回瀼厣霞?jí)首長(zhǎng)機(jī)關(guān)的指示精神，也是一種認(rèn)識(shí)過(guò)程。要想給這種有序的認(rèn)識(shí)過(guò)程給予指導(dǎo)，作者必須在材料寫(xiě)作的分析中采取沿著主題展開(kāi)的這一條紅線，一層層地逐步去分析，猶如“剝繭抽絲”，使對(duì)事物的分析、說(shuō)明不斷深化。堅(jiān)決克服將首長(zhǎng)的意圖不加分析、沒(méi)有拓展地傳達(dá)下去，防止由一般到一般，上下一般粗，內(nèi)容籠統(tǒng)抽象，缺乏針對(duì)性和可操作性，使受文單位無(wú)所適從。

（四）指導(dǎo)工作要明。下行文的行文目的大多是針對(duì)下級(jí)可能發(fā)生的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，便于下級(jí)順利地開(kāi)展工作，少走甚至不走彎路。因此，在擬寫(xiě)時(shí)，應(yīng)使受文單位明確：要做什么，不能做什么；怎么做，為什么這樣做。力求做到文件所涉及的指導(dǎo)思想、方法步驟明確具體，措施要求切實(shí)可行。使受文單位既明確所要做工作的內(nèi)容，又明確所做工作的目的意義，使上下級(jí)工作步調(diào)一致。

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