公文是黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)行使管理職能，辦理具體事務(wù)的重要工具，對(duì)國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都有著重要指導(dǎo)作用。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息通信技術(shù)以及人工智能的發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入了信息社會(huì)的新時(shí)代。公安機(jī)關(guān)應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)發(fā)展大勢(shì)，緊抓機(jī)遇、乘勢(shì)而上，在信息化時(shí)代做好公文處理工作，不斷提公文處理水平和效率。筆者結(jié)合自身的工作對(duì)公文流轉(zhuǎn)工作進(jìn)行了思考。

一、  沐川縣公安局公文流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀

沐川縣公安局每天收取文件約50份，幾乎覆蓋全部警種，目前采用的公文流轉(zhuǎn)形式為辦公室收件人員收件整理，制作文件處理單，后送辦公室負(fù)責(zé)人簽呈領(lǐng)導(dǎo)閱示，辦公室人員根據(jù)簽呈領(lǐng)導(dǎo)不同收集分類完畢后，分別送領(lǐng)導(dǎo)閱示。領(lǐng)導(dǎo)閱示完畢后辦公室人員收回，再按照領(lǐng)導(dǎo)批示送相關(guān)部門簽收辦理。至此公文流轉(zhuǎn)完畢。

以上公文流轉(zhuǎn)共計(jì)九個(gè)步驟，其中收發(fā)文件最為費(fèi)時(shí)費(fèi)力。按照正常流程，排除領(lǐng)導(dǎo)不在，或辦公室負(fù)責(zé)人、文件傳送人員不在的情況。每一份公文從辦公室收件到最后辦理完畢，時(shí)間大約是1天，領(lǐng)導(dǎo)傳閱件辦理完畢大約需要2天。如遇領(lǐng)導(dǎo)或辦理人員不在的情況下，公文傳送時(shí)間將無(wú)法估計(jì)。當(dāng)文件送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)或者實(shí)際經(jīng)辦部門時(shí)，可能文件已經(jīng)過(guò)了時(shí)效性，有些要求上報(bào)的內(nèi)容已經(jīng)逾期，將對(duì)公安工作造成無(wú)法估量的后果。

二、傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的短板

OA（英文全稱Office Automation）又稱OIS(英文全稱Office information system)中文譯為辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。20世紀(jì)70年代起源于美國(guó)。OA系統(tǒng)誕生之初無(wú)疑是信息化辦公的一個(gè)標(biāo)桿，但隨著公安工作的不斷推進(jìn)，OA系統(tǒng)漸漸無(wú)法滿足工作的需求，目前的OA系統(tǒng)普遍存在操作不簡(jiǎn)便，功能雖多但不適用，維護(hù)成本高昂等等問(wèn)題。

三、  建立簡(jiǎn)便高效的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的思考

（一）要簡(jiǎn)便易操作。建立樹(shù)狀部門選擇窗口，可以參考目前正在試運(yùn)行的政務(wù)微信。辦公室收集文件后，由負(fù)責(zé)人點(diǎn)擊需要呈閱的領(lǐng)導(dǎo)，系統(tǒng)默認(rèn)內(nèi)容為（呈某某領(lǐng)導(dǎo)閱示），如需添加建議，可以手動(dòng)輸入。輸入后直接點(diǎn)擊推送，領(lǐng)導(dǎo)簽收文件后，根據(jù)內(nèi)容推送給具體承辦部門，勾選之后系統(tǒng)默認(rèn)內(nèi)容為（請(qǐng)某某部門按文件要求辦理），如需添加建議，可以手動(dòng)輸入。承辦部門收到文件處理內(nèi)容后，按照要求進(jìn)行辦理，辦理完畢后點(diǎn)擊辦理完畢，隨后辦理完畢信息傳送至分管局領(lǐng)導(dǎo)及辦公室，如遇需要辦理的急件，在領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可電話告知領(lǐng)導(dǎo)，后直接推送承辦部門。至此該文件辦理完畢。如果遇有需要傳閱的文件，領(lǐng)導(dǎo)可以勾選傳閱對(duì)象進(jìn)行一健式傳閱。這個(gè)過(guò)程較人工傳輸節(jié)省了5個(gè)步驟，節(jié)約了文件傳閱時(shí)間，節(jié)省了人工，減少了領(lǐng)導(dǎo)逐人傳閱環(huán)節(jié)，又大量減少了紙質(zhì)文件、公文的打印數(shù)量，增強(qiáng)了全體民警的信息化應(yīng)用意識(shí)，提升了全局的信息化應(yīng)用水平。

（二）要有提醒和保密功能。領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門不可能每天都在電腦面前定時(shí)點(diǎn)擊公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，那么流轉(zhuǎn)系統(tǒng)就必須帶有提醒功能，這也是普通OA系統(tǒng)不具備的。一是設(shè)立彈窗提醒。當(dāng)有局領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門有文件需要辦理的時(shí)候，該名領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門的電腦桌面會(huì)自動(dòng)彈出大窗，并伴隨閃爍，顯示有文件需要辦理，讓人一目了然，不需要再登錄辦公系統(tǒng)，查閱是否有文件需要處理，具有十分強(qiáng)的操作性。二是同步短信提醒。文件在推送彈出窗口同時(shí)，局領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門的手機(jī)會(huì)同步收到短信提醒（內(nèi)容參考：你有一份文件需要辦理）。在領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門未在辦公室的情況下，起到提醒作用。三是文件緊急等級(jí)提醒。辦公室在進(jìn)行文件分解時(shí)，要根據(jù)文件辦理時(shí)效對(duì)文件等級(jí)進(jìn)行分類（特急、普通）。電腦彈窗會(huì)根據(jù)不同等級(jí)閃爍不同顏色，特急為紅色，普通為綠色，這樣一來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)處理文件提供參謀，對(duì)承辦部門予以提醒。四是辦理超時(shí)提醒。辦公室在分解文件流轉(zhuǎn)時(shí)，要根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)定文件辦理期限（通常設(shè)定時(shí)間為提前一天）。如遇領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)有事忘記辦理，或承辦部門忘記辦理的情況下，電腦會(huì)自動(dòng)報(bào)警（彈出窗口提醒某某文件將要超過(guò)辦理時(shí)限），并同步推送內(nèi)容至手機(jī)（內(nèi)容參考：你有一份文件將超過(guò)辦理時(shí)限，請(qǐng)及時(shí)辦理）。五是要有保密功能。較普通的OA系統(tǒng)，需要先登錄后辦理有所不同。該系統(tǒng)采用的是先彈窗提醒有文件需要辦理，在彈窗內(nèi)輸入密碼后對(duì)文件進(jìn)行瀏覽辦理。

(三)要有手機(jī)同步動(dòng)能。在目前移動(dòng)警務(wù)通的基礎(chǔ)上，搭建手機(jī)辦公APP，與電腦處理系統(tǒng)同步，操作方式也大體相同。當(dāng)無(wú)法及時(shí)返回辦公室處理文件事，可以在手機(jī)上進(jìn)行操作。手機(jī)同步應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題。一是要具有高度的保密性。手機(jī)不同于辦公電腦，具有移動(dòng)性和不穩(wěn)定性。手機(jī)丟失或暫時(shí)離開(kāi)掌控都有可能涉密，所以使用手機(jī)處理公文對(duì)于保密要求就十分的高。筆者認(rèn)為：一手機(jī)同步手機(jī)APP應(yīng)該采用登錄設(shè)置，登錄后才能對(duì)公文進(jìn)行處理，登錄系統(tǒng)后5分鐘內(nèi)不進(jìn)行系統(tǒng)中的任何操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)退出，下一次需要處理公文時(shí)許重新登錄。二要具有遠(yuǎn)程操作功能。當(dāng)手機(jī)出現(xiàn)丟失或被盜的情況，可以通過(guò)電腦系統(tǒng)對(duì)手機(jī)進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，刪除所有公文，并對(duì)手機(jī)卡進(jìn)行注銷。二是要有語(yǔ)音播報(bào)功能。由于手機(jī)受屏幕大小限制，字體較小，在閱讀在具有局限性，當(dāng)字體放大后，往往不便于整體閱讀。當(dāng)操作者無(wú)法看清文字的情況下，可以選擇語(yǔ)音播報(bào)功能，對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行聽(tīng)取，而后進(jìn)行處理，處理也區(qū)分為文字輸入和語(yǔ)音輸入，方便操作。

（四）要留有辦理痕跡。在系統(tǒng)中所有的辦理流程將全部留有痕跡，以呈批示表格進(jìn)行顯示（可參考公安內(nèi)批文書(shū)流轉(zhuǎn)呈批表），主要內(nèi)容有批示內(nèi)容，傳送時(shí)間，辦理結(jié)果等。辦公室定期將文件辦理情況進(jìn)行打印并存檔。

當(dāng)然，根據(jù)需要還可以在公文辦理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加其他功能，如用車申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、接待申請(qǐng)、用章申請(qǐng)等等，模式與公文流轉(zhuǎn)相同?？偟木褪且钥萍紴橐I(lǐng)，不斷提高信息化水平，從而提高效率，得到事半功倍的效果。

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（作者單位：四川省樂(lè)山市沐川縣縣委政法委）

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