四、通知
(一)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知
頒發(fā)(印發(fā))、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序(頒頒發(fā));擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化(轉(zhuǎn)發(fā));使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件(批轉(zhuǎn))。
這三種通知的正文都比較簡短,最簡單的形式就是指出誰,經(jīng)誰批準,為何原因,根據(jù)什么,制定了一個什么公文,現(xiàn)將公文發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))給誰,怎樣執(zhí)行 (或從何時開始施行)。稍復雜一點的就是在上述簡單形式的基礎上,對被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對的事物進行評價分析,說明意義,指出執(zhí)行中需注意的事項,或者對這些公文中的規(guī)定、要求等提出補充性意見。
這三種通知的標題式樣與其他公文稍有不同,一般為:(作者)+頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十(原文標題)+的通知。
(二)指示性通知
指示性通知用于傳達要求下級機關辦理和有關單位需要共同執(zhí)行的事項。這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關,但因其內(nèi)容為更高層次機關的指示精神,因而仍具指示性。
指示性通知的正文一般包括:行文的依據(jù)(客觀情況、上級要求等)或目的意義;上級指示的精神及其具體化,如政策規(guī)定,工作任務及安排;執(zhí)行要求及有關注意事項,如步驟、方法、時間要求、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式與期限等。后兩部分內(nèi)容常需以分條列項的方式表達,每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括(主題句),其后再予闡述發(fā)揮使之具體化、明確化。
(三)知照性通知
知照性通知用于轉(zhuǎn)達要求各有關方面周知(只需要知曉而不要求直接執(zhí)行)的事項。這種通知的發(fā)送對象更為廣泛,級別方面的限制也不嚴格,對下級對平級,甚至對一部分上級均可發(fā)送。
知照性通知的正文主要包括:形成該事項的過程、原因、根據(jù);事項的具體內(nèi)容(性質(zhì)、狀態(tài))。為簡化正文,有時以附件(如任免名單、公章印模、組織章程等)對事項的內(nèi)容作細致交代。
知照性通知所涉及的事項主要是:成立或撤銷機構(gòu)或組織;啟用或廢止公章;變更一些組織或刊物的名稱;任免干部;出版發(fā)行刊物等。
五、通報
表彰性通報 用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗,其正文主要有三方面內(nèi)容:先進事跡(人物、時間、地點、過程、結(jié)果)或經(jīng)驗(單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等);評價分析(性質(zhì)、意義、經(jīng)驗所在及適用的條件情況,經(jīng)驗中的不足及其原因等);決定事項(給有關單位或個人何種稱號或其他精神的、經(jīng)濟的獎勵),以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等。
事故通報是批評性通報的一種,其正文主要包括:事故的概況(時間、地點、過程、結(jié)果等);對事故性質(zhì)、原因以及后果的分析說明;提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。有時還包括對事故責任者的處理決定。上述內(nèi)容可以直接敘述說明,也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關事故報告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關情況(以這些報告等為附件)。
批評錯誤典型的通報 用以批評壞人壞事以及有關單位或個人的錯誤,其正文主要有這樣一些內(nèi)容:主要的錯誤事實(單位、人物、時間、地點、主要過程、結(jié)果等);分析評價(錯誤性質(zhì)及原因、嚴重后果);對有關當事人的處理意見,以及要求各方面從中記取的教訓。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關反映等方面的要求。
情況通報 用以報道、傳達重要情況和有關精神,其正文有兩種組成方式,其中一種只對有關事實作客觀敘述;另一種除此外還對情況加以分析說明,有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。
六、批復
批復用于答復下級機關的請示事項。批復是一種被動的指示,是針對下級的請示而形成的,其正文主要有三方面內(nèi)容:指明針對的來文(時間、發(fā)文字號、標題等),簡要交代形成答復意見的過程;應對方請求回答是否同意或批準對方要求,或應對方請求提出解決工作問題的指導性意見,如不能批準時,需說明理由,只部分同意或批準時,除說明理由外還要提出具體修正、補充的意見,應對方請求發(fā)表指導性意見時,具體寫法可參照指示或指示性通知;常以“此復”“特此批復”等結(jié)束,有時也以提出請對方復文的要求作結(jié),如請對方匯報有關情況,答復有關疑問等。
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