辦公室會務(wù)精要（附：會前、會中、會后需注意問題清單） 

——以政府常務(wù)會議為例 

政府常務(wù)會議是政府最高行政決策性會議。會務(wù)工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質(zhì)量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務(wù)會議的辦會質(zhì)量，必須著重抓好三個環(huán)節(jié)。

一、把握三要點，譜好會前“曲” 

會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

（一）制定方案，要周密詳細。會前準(zhǔn)備工作主要涉及到收集議題、領(lǐng)導(dǎo)會簽、議題把關(guān)、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準(zhǔn)備等多項工作，每一項任務(wù)、每一個細小的環(huán)節(jié)、每一項具體工作都嚴(yán)謹(jǐn)細致。會議方案主要內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據(jù)議題內(nèi)容、性質(zhì)、急緩程度等因素安排議題討論順序。

（二）分工落實，要準(zhǔn)確高效。會議籌備環(huán)節(jié)繁多，工作瑣碎，需要會務(wù)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實細致，責(zé)任到人，避免沒有頭緒、工作混亂。會務(wù)人員在會前要安排專人負(fù)責(zé)擬寫擬定審議提綱、下發(fā)會議通知、催促材料印制等工作，特別是要準(zhǔn)確收集參會人員情況，及時做好相應(yīng)準(zhǔn)備。認(rèn)真做好會場布置工作，提前組織好設(shè)備維護人員和茶水服務(wù)人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調(diào)試燈光、音響、空調(diào)、麥克風(fēng)、投影等儀器設(shè)備，提前通知服務(wù)員準(zhǔn)備好茶水，仔細檢查會議室桌椅，以免臨時出現(xiàn)差錯。

（三）會前檢查，要嚴(yán)格細致。會議籌備必須環(huán)環(huán)相扣，反復(fù)檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務(wù)人員要在會前對各個環(huán)節(jié)做全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。在會前1小時，重點檢查領(lǐng)導(dǎo)材料、座牌順序、會場衛(wèi)生、空調(diào)音響、時鐘調(diào)校等細節(jié)。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統(tǒng)一、規(guī)范、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。

需要注意的幾個問題 

1.會前協(xié)商是否充分。特別注意議題涉及相關(guān)部門、單位的內(nèi)容是否會商并形成一致意見，上會依據(jù)、利弊分析、效果預(yù)期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關(guān)政策、法規(guī)，有無漏商情況。所以一定要把好關(guān)口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風(fēng)險。在日常工作中，這個會前協(xié)商環(huán)節(jié)很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協(xié)商不到位甚至臨時動議的情況時有發(fā)生，直接影響到議題能否順利過會。

2.審批單填寫是否規(guī)范。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協(xié)商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協(xié)商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標(biāo)題不一致，填寫的列席人員不準(zhǔn)確或有遺漏等情況，避免會上領(lǐng)導(dǎo)點到的列席單位不在會場。

3.材料把關(guān)是否認(rèn)真。匯報材料是指對會議文件內(nèi)容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印制。因此，辦公室經(jīng)辦人員在審核把關(guān)時往往容易忽略，造成上會材料格式不規(guī)范、文字不流暢，表述不準(zhǔn)確，有錯字、漏字、錯頁等現(xiàn)象，經(jīng)辦人員需對各上會議題材料認(rèn)真把關(guān)，仔細校對，確保上會的材料格式規(guī)范、表述準(zhǔn)確、簡明扼要。

二、搞好三服務(wù)，唱好會中“戲” 

會中是從參會人員入場至?xí)h結(jié)束的時間階段。這一段作為會務(wù)服務(wù)的重頭戲，從地點上分為場前、場內(nèi)、場后服務(wù)三個部分。

（一）超前主動，做好場前服務(wù)。場前服務(wù)主要包括會議簽到、會議接待、引導(dǎo)入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發(fā)等工作。會務(wù)人員要專人負(fù)責(zé)招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導(dǎo)議題列席人員入場就座，隨時統(tǒng)計到場人員人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，提前15分鐘提醒未到場人員參會。根據(jù)議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發(fā)列席人員會議材料。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)細致，搞好場內(nèi)服務(wù)

1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內(nèi)容最直接、最初始的反映。它的內(nèi)容比較口語化，強調(diào)的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，書面記錄力求確保內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密、筆跡清晰、整體美觀、有據(jù)可查，主要觀點和內(nèi)容不錯記、漏記。

2.謹(jǐn)慎會議報道。會議召開時，要根據(jù)會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報道，哪些議題不作報道或簡略報道，由會務(wù)人員提前與有關(guān)新聞單位溝通，注意結(jié)合會議性質(zhì)，通過電視、報紙等形式對會議內(nèi)容進行選擇性的宣傳報道。

3.維持會場秩序。會場內(nèi)，注意提醒與會人員遵守會場紀(jì)律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設(shè)備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言未開啟麥克風(fēng)、匯報人超出匯報時間、燈光音響設(shè)備故障排除等情況。

（三）密切協(xié)作，抓好場后服務(wù)。場后服務(wù)主要包括場外安全保衛(wèi)、有效處理其他突發(fā)情況等工作。會議進行中，注意防止與會議無關(guān)的人員進入會場，或在會場附近逗留、喧嘩，確需向參會領(lǐng)導(dǎo)報送緊急文件或會議材料的，應(yīng)通過會務(wù)人員傳送。如發(fā)生混亂等意外情況，要及時制止和調(diào)停。遇到其他突發(fā)事件，應(yīng)靈活應(yīng)對，及時請示。

需要注意的幾個問題 

1.注重會議的嚴(yán)肅性。會務(wù)人員應(yīng)精心策劃、認(rèn)真組織議題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員進入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，并將有關(guān)情況匯總后及時報告會議主持人。

2.注重會議的緊湊性。在議題轉(zhuǎn)換時，會務(wù)人員要及時清場，并通知侯會人員迅速、安靜地進入會議室，發(fā)放有關(guān)會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉通訊工具。

3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準(zhǔn)備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發(fā)言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在10分鐘內(nèi)，議題內(nèi)容較復(fù)雜的不超過15分鐘。會議討論期間，與會人員發(fā)表意見時，應(yīng)把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區(qū)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時使用話筒。

三、堅持三件事，彈好會后“琴” 

會后工作是保證會議達到預(yù)期目的的重要一環(huán)，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環(huán)。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準(zhǔn)備，周到的會中服務(wù)，而且要求有高質(zhì)量的會后工作，三者缺一不可。會后工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善終，做好會后工作。會后工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀(jì)要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發(fā)布工作，每次明確專人負(fù)責(zé)，做好全程記錄，并及時整理完善相關(guān)內(nèi)容。

（二）查漏補缺，及時會后總結(jié)。會議結(jié)束后及時召開會務(wù)經(jīng)驗總結(jié)會，由辦公室分管副主任主持，召集會務(wù)工作人員交流情況，認(rèn)真總結(jié)，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重復(fù)發(fā)生。

（三）力求實效，抓好會后督查。會后督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結(jié)束后，由區(qū)政府督查室根據(jù)會議決定事項及時分解立項，明確責(zé)任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

需要注意的幾個問題 

1.重視資料會后回收。會議結(jié)束后要注意及時清理和收拾會場，仔細整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應(yīng)立即銷毀。會議所用辦公用品盡可能不浪費，回收下次再用。

2.重視領(lǐng)導(dǎo)審批制度。對會議文件、會議紀(jì)要、會議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保內(nèi)容達到紀(jì)實、扼要、符合行文程序，無負(fù)面效應(yīng)。會議紀(jì)要原則上在會議當(dāng)天完成初稿，經(jīng)辦公室分管副主任、主任和常務(wù)副區(qū)長審核后，送區(qū)長簽發(fā)。涉及法律法規(guī)事項的還應(yīng)送區(qū)政府法制辦主任核稿。

3.重視材料立卷歸檔。會務(wù)人員要在會后及時整理材料并全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議題單、匯報材料、會議紀(jì)要、會議記錄等。對會上明確提出有修改要求的議題，責(zé)任單位必須按要求修改完善補齊后，再送區(qū)政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經(jīng)辦公室主任同意。

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