一公文的特點和作用 

公文的特點主要有：一是權威性和政策性；二是針對性和指導性；三是規(guī)范性和約束性；四是程序性和嚴密性；五是對應性和定向性。

公文的主要作用包括：指導工作、傳達意圖，如通知；聯(lián)系工作，交流情況，如函；請示工作，答復問題，如請示、批復；總結工作，推廣經驗，如通知、決定；記載工作，積累史料，如報告等。

二公文的種類     

2012年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）文件的通知，明確了公文的種類有15種，這15種主要是：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批復、議案、函、紀要。我們起草一篇公文時，首先要考慮選取哪種文種比較合適，能夠清晰地表達我們的行文意圖。在文種選用中常見問題主要有：一是缺少文種；二是使用非法文種；三是文種重疊；四是生造文種；五是文種作為公文標題；六是文種混用；七是同類公文使用不同文種；八是錯用文種。

其中最明顯的要數(shù)報告和請示的錯用，報告和請示同屬上行文，但是是性質截然不同的兩類文種。

（一）行文目的不同

報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。

（二）公文內容不同

請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。

目前，這兩個文種濫用主要表現(xiàn)在兩方面：請示、報告混用。如《關于請區(qū)領導出席XXX活動的報告》；請示、報告并用，比如《關于XXX召開第屆黨代會的請示報告》等。

三公文的格式       

公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作，這樣才能保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式主要包括外部形式和內部組織兩部分。外部形式，即格式，國家標準規(guī)定的固定格式。主要依據(jù)國家標準化管理委員會發(fā)行的《黨政機關公文格式》。內部組織，即內容，公文的主體部分。

公文分為版頭、主體、版記三部分。版頭，即公文首頁紅色分割線以上的部分，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分割線。主體，即公文的主體，是公文最重要的部分，包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、印章和成文日期、附注、附件。版記，即首條分割線以下、末條分割線以上的部分，包括版記中的分割線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼。

四公文的寫作        

（一）語言要求

1.符合國家法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖。

2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

4.文種正確，格式規(guī)范。

基本要求：要使用書面語言，不用或少用口語、俗語。要使用現(xiàn)代漢語的標準語，不使用大多數(shù)人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言。 莊重與平實 ，不過分使用修飾的詞語。使用國家規(guī)范的標點符號和計量單位。

常用的事務性語言舉例

稱謂用語：本（公司）、你（司）、該（公司）、我（公司）；

經辦用語：經、業(yè)經、茲經；

引敘用語：前接、近接、悉；

期請用語：即請查照、希即遵照、請、擬請、希；

表態(tài)用語：照辦、同意、不同意、可行、不可；

征詢用語：當否、妥否、可否、是否同意等；

過渡用語：為此、對此等；

結尾用語：為要、為盼、此復、特此通知。

（二）寫作步驟

1.寫作準備

一是思想準備，即作者理論修養(yǎng)、政策水平的準備；二是主要內容和材料的準備，即事先準備圍繞主題所要采用的觀點和材料，做好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對其使用勾勒出一個大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對象的特點有所側重。

2.擬定提綱

在明確寫作意圖、目的、內容并充分準備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局，以提綱的形式體現(xiàn)出來?？纱致詳M出標題和各層次的要點，也可細致擬出大小標題和各層次，主要內容及段落分布。

3.草擬初稿

草擬初稿是公文正式寫作的開始環(huán)節(jié)，也是非常重要的環(huán)節(jié)，初稿撰寫不順利，就難以高效率完成既定任務。首先盡快進入寫作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到“嚴、準、精、快”四個要求。

4.征求意見

初稿是公文的雛形，先不急于對文稿從內容到形式做大的修改，可交給領導或其他熟悉情況又有一定寫作經驗的人幫助修改如涉及其他單位或部門，需廣泛征求各方面意見，把搜集到的意見進行認真研究，深入實際，進一步了解情況、提高認識。

5.反復修改

經過征求意見階段的再認識后，作者對文稿進行再加工和潤飾工作。修改范圍主要包括：深化主題、審閱內容、調整結構、修正語句和確認標點符號。一般程序：反復閱讀，從整體把握文章結構，然后從大的段落、觀點上進行修改，再就每一具體問題進行修改，最后再逐字逐句加以推敲。

6.定稿

修改后的文稿經領導簽發(fā)即轉化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。

五常見說的標點誤用錯誤 

常見錯誤一：多個書名號或引號并列時，使用頓號分割

錯誤：例1：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。

正確：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。

錯誤：例2：公安部門要加強校園“警務室”、“護學崗”、“安全網(wǎng)”建設，落實護校制度。

正確：公安部門要加強校園“警務室”“護學崗”“安全網(wǎng)”建設，落實護校制度。

解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。

常見錯誤二：在標示數(shù)值和起止年限時，使用連接號不規(guī)范

錯誤：例1：制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013-2015年）。

正確：制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013—2015年）。

錯誤：例2：要加快工程進度，確?？萍紙@3-5年內建設完成。

正確：要加快工程進度，確?？萍紙@3～5年內建設完成。

解析：標示時間、地域的起止，一般用一字線（占一個字符位置），標示數(shù)值范圍起止一般用波浪線。

常見錯誤三：用分號隔開的幾個并列分句，不能由逗號統(tǒng)領或總結

錯誤：例1：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中，要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。

正確：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中，要各司其職、互相配合：工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。

解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統(tǒng)領或總結。

常見錯誤四：在并列分句中使用句號后，再使用分號

錯誤：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險；二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。

正確：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險。二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。

解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。

常見錯誤五：阿拉伯數(shù)字表示次序時，使用點號不當

錯誤：1、督促主辦單位按時辦結。

正確：1.督辦主板單位按時辦結。

錯誤：（1）、督辦主辦單位按時辦結。

正確：（1）督辦主辦單位按時辦結。

解析：帶括號的漢字、數(shù)字或阿拉伯數(shù)字表示次序語時，不加標點符號。不帶括號的阿拉伯數(shù)字、拉丁字母做次序語，后面用圓心點。

常見錯誤六：在圖、表說明文字末尾使用句號

錯誤：注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑。

正確：注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使，有時說明的文字較長，前面的語段已出現(xiàn)句號，最后結尾處仍不用句號。

常見錯誤七：在標示發(fā)文年號時嗎，使用括號不規(guī)范

錯誤：根據(jù)XXX發(fā)[2017]3號文件精神。

正確：根據(jù)XXX發(fā)〔2017〕3號文件精神。

解析：標示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時，應使用六角括號。

常見錯誤八：句號括號行文末尾使用標點符號不當

錯誤：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區(qū)長兼任，副區(qū)長由XX局局長兼任。），負責該項目的協(xié)調處理。

正確：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區(qū)長兼任，副區(qū)長由XX局局長兼任），負責該項目的協(xié)調處理。

解析：括號內行文末尾需要時可用于問號、嘆號和省略號。除此之外，句內括號行文末尾通常不用標點符號。

常見錯誤九：附件名稱后使用標點符號

錯誤：附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領導小組成員名單。

正確：附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領導小組成員名單

解析：附件名稱后不用任何標點符號。

常見錯誤十：二級標題在換行分段情況下使用句號

錯誤1：（一）整合監(jiān)督職能和機構。

為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調聯(lián)動，XXXX。

正確1：（一）整合監(jiān)督職能和機構

為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調聯(lián)動，XXXX。

正確2：（一）整合監(jiān)督職能和機構。為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調聯(lián)動，XXXX。

解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。

常見錯誤十一：同一形式的括號套用

錯誤：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮(zhèn)（街道））

正確：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。[責任單位：各鎮(zhèn)（街道）]

解析：同一形式的括號應盡量避免套用，必須套用括號時，應采用不同的括號形式配合使用。

常見錯誤十二：書名號內用頓號表示停頓

錯誤：根據(jù)《××省物價局、××省財政廳關于××市建制鎮(zhèn)城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規(guī)〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。

正確：根據(jù)《××省物價局　××省財政廳關于××市建制鎮(zhèn)城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規(guī)〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。

解析：書名號內標示停頓時用空格。

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