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一公文的特點和作用

公文的特點主要有：一是權(quán)威性和政策性；二是針對性和指導性；三是規(guī)范性和約束性；四是程序性和嚴密性；五是對應(yīng)性和定向性。

公文的主要作用包括：指導工作、傳達意圖，如通知；聯(lián)系工作，交流情況，如函；請示工作，答復(fù)問題，如請示、批復(fù)；總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗，如通知、決定；記載工作，積累史料，如報告等。

二公文的種類

2012年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）文件的通知，明確了公文的種類有15種，這15種主要是：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。我們起草一篇公文時，首先要考慮選取哪種文種比較合適，能夠清晰地表達我們的行文意圖。在文種選用中常見問題主要有：一是缺少文種；二是使用非法文種；三是文種重疊；四是生造文種；五是文種作為公文標題；六是文種混用；七是同類公文使用不同文種；八是錯用文種。

其中最明顯的要數(shù)報告和請示的錯用，報告和請示同屬上行文，但是是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

（一）行文目的不同

報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復(fù)。

（二）公文內(nèi)容不同

請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。

目前，這兩個文種濫用主要表現(xiàn)在兩方面：請示、報告混用。如《關(guān)于請區(qū)領(lǐng)導出席XXX活動的報告》；請示、報告并用，比如《關(guān)于XXX召開第屆黨代會的請示報告》等。

三公文的格式

公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作，這樣才能保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式主要包括外部形式和內(nèi)部組織兩部分。外部形式，即格式，國家標準規(guī)定的固定格式。主要依據(jù)國家標準化管理委員會發(fā)行的《黨政機關(guān)公文格式》。內(nèi)部組織，即內(nèi)容，公文的主體部分。

公文分為版頭、主體、版記三部分。版頭，即公文首頁紅色分割線以上的部分，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分割線。主體，即公文的主體，是公文最重要的部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、印章和成文日期、附注、附件。版記，即首條分割線以下、末條分割線以上的部分，包括版記中的分割線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。

四公文的寫作

（一）語言要求

1.符合國家法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖。

2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

3.內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。

4.文種正確，格式規(guī)范。

基本要求：要使用書面語言，不用或少用口語、俗語。要使用現(xiàn)代漢語的標準語，不使用大多數(shù)人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言。莊重與平實，不過分使用修飾的詞語。使用國家規(guī)范的標點符號和計量單位。

常用的事務(wù)性語言舉例

稱謂用語：本（公司）、你（司）、該（公司）、我（公司）；

經(jīng)辦用語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)；

引敘用語：前接、近接、悉；

期請用語：即請查照、希即遵照、請、擬請、希；

表態(tài)用語：照辦、同意、不同意、可行、不可；

征詢用語：當否、妥否、可否、是否同意等；

過渡用語：為此、對此等；

結(jié)尾用語：為要、為盼、此復(fù)、特此通知。

（二）寫作步驟

1.寫作準備

一是思想準備，即作者理論修養(yǎng)、政策水平的準備；二是主要內(nèi)容和材料的準備，即事先準備圍繞主題所要采用的觀點和材料，做好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對其使用勾勒出一個大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對象的特點有所側(cè)重。

2.擬定提綱

在明確寫作意圖、目的、內(nèi)容并充分準備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局，以提綱的形式體現(xiàn)出來?？纱致詳M出標題和各層次的要點，也可細致擬出大小標題和各層次，主要內(nèi)容及段落分布。

3.草擬初稿

草擬初稿是公文正式寫作的開始環(huán)節(jié)，也是非常重要的環(huán)節(jié)，初稿撰寫不順利，就難以高效率完成既定任務(wù)。首先盡快進入寫作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到“嚴、準、精、快”四個要求。

4.征求意見

初稿是公文的雛形，先不急于對文稿從內(nèi)容到形式做大的修改，可交給領(lǐng)導或其他熟悉情況又有一定寫作經(jīng)驗的人幫助修改如涉及其他單位或部門，需廣泛征求各方面意見，把搜集到的意見進行認真研究，深入實際，進一步了解情況、提高認識。

5.反復(fù)修改

經(jīng)過征求意見階段的再認識后，作者對文稿進行再加工和潤飾工作。修改范圍主要包括：深化主題、審閱內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正語句和確認標點符號。一般程序：反復(fù)閱讀，從整體把握文章結(jié)構(gòu)，然后從大的段落、觀點上進行修改，再就每一具體問題進行修改，最后再逐字逐句加以推敲。

6.定稿

修改后的文稿經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)即轉(zhuǎn)化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。

五常見說的標點誤用錯誤

常見錯誤一：多個書名號或引號并列時，使用頓號分割

錯誤：例1：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務(wù)教育法》及相關(guān)要求。

正確：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務(wù)教育法》及相關(guān)要求。

錯誤：例2：公安部門要加強校園“警務(wù)室”、“護學崗”、“安全網(wǎng)”建設(shè)，落實護校制度。

正確：公安部門要加強校園“警務(wù)室”“護學崗”“安全網(wǎng)”建設(shè)，落實護校制度。

解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。

常見錯誤二：在標示數(shù)值和起止年限時，使用連接號不規(guī)范

錯誤：例1：制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃（2013-2015年）。

正確：制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃（2013—2015年）。

錯誤：例2：要加快工程進度，確?？萍紙@3-5年內(nèi)建設(shè)完成。

正確：要加快工程進度，確?？萍紙@3～5年內(nèi)建設(shè)完成。

解析：標示時間、地域的起止，一般用一字線（占一個字符位置），標示數(shù)值范圍起止一般用波浪線。

常見錯誤三：用分號隔開的幾個并列分句，不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)

錯誤：例1：各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中，要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經(jīng)營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。

正確：各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中，要各司其職、互相配合：工商部門負責查處取締為取得有效許可證，擅自從事經(jīng)營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。

解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)。

常見錯誤四：在并列分句中使用句號后，再使用分號

錯誤：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險；二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農(nóng)民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。

正確：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險。二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農(nóng)民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。

解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。

常見錯誤五：阿拉伯數(shù)字表示次序時，使用點號不當

錯誤：1、督促主辦單位按時辦結(jié)。

正確：1.督辦主板單位按時辦結(jié)。

錯誤：（1）、督辦主辦單位按時辦結(jié)。

正確：（1）督辦主辦單位按時辦結(jié)。

解析：帶括號的漢字、數(shù)字或阿拉伯數(shù)字表示次序語時，不加標點符號。不帶括號的阿拉伯數(shù)字、拉丁字母做次序語，后面用圓心點。

常見錯誤六：在圖、表說明文字末尾使用句號

錯誤：注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑。

正確：注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使，有時說明的文字較長，前面的語段已出現(xiàn)句號，最后結(jié)尾處仍不用句號。

常見錯誤七：在標示發(fā)文年號時嗎，使用括號不規(guī)范

錯誤：根據(jù)XXX發(fā)[2017]3號文件精神。

正確：根據(jù)XXX發(fā)〔2017〕3號文件精神。

解析：標示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時，應(yīng)使用六角括號。

常見錯誤八：句號括號行文末尾使用標點符號不當

錯誤：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導，決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導小組（領(lǐng)導小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副區(qū)長由XX局局長兼任。），負責該項目的協(xié)調(diào)處理。

正確：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導，決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導小組（領(lǐng)導小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副區(qū)長由XX局局長兼任），負責該項目的協(xié)調(diào)處理。

解析：括號內(nèi)行文末尾需要時可用于問號、嘆號和省略號。除此之外，句內(nèi)括號行文末尾通常不用標點符號。

常見錯誤九：附件名稱后使用標點符號

錯誤：附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導小組成員名單。

正確：附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導小組成員名單

解析：附件名稱后不用任何標點符號。

常見錯誤十：二級標題在換行分段情況下使用句號

錯誤1：（一）整合監(jiān)督職能和機構(gòu)。

為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動，XXXX。

正確1：（一）整合監(jiān)督職能和機構(gòu)

為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動，XXXX。

正確2：（一）整合監(jiān)督職能和機構(gòu)。為減少監(jiān)督環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動，XXXX。

解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。