一公文的特點和作用
公文的特點主要有:一是權(quán)威性和政策性;二是針對性和指導性;三是規(guī)范性和約束性;四是程序性和嚴密性;五是對應(yīng)性和定向性。
公文的主要作用包括:指導工作、傳達意圖,如通知;聯(lián)系工作,交流情況,如函;請示工作,答復(fù)問題,如請示、批復(fù);總結(jié)工作,推廣經(jīng)驗,如通知、決定;記載工作,積累史料,如報告等。
二公文的種類
2012年4月,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)文件的通知,明確了公文的種類有15種,這15種主要是:決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。我們起草一篇公文時,首先要考慮選取哪種文種比較合適,能夠清晰地表達我們的行文意圖。在文種選用中常見問題主要有:一是缺少文種;二是使用非法文種;三是文種重疊;四是生造文種;五是文種作為公文標題;六是文種混用;七是同類公文使用不同文種;八是錯用文種。
其中最明顯的要數(shù)報告和請示的錯用,報告和請示同屬上行文,但是是性質(zhì)截然不同的兩類文種。
(一)行文目的不同
報告以陳述情況為主,不要求上級批復(fù);請示以請求指示或批準事項為主,要求上級批復(fù)。
(二)公文內(nèi)容不同
請示可圍繞請求事項反映情況,說明理由,不排除含有一定的情況匯報,但報告中不能夾雜請示事項。
目前,這兩個文種濫用主要表現(xiàn)在兩方面:請示、報告混用。如《關(guān)于請區(qū)領(lǐng)導出席XXX活動的報告》;請示、報告并用,比如《關(guān)于XXX召開第屆黨代會的請示報告》等。
三公文的格式
公文具有規(guī)定的格式,公文要按規(guī)定的格式寫作,這樣才能保證公文的完整性、準確性和程序性,并且便于公文的處理,提高辦文的工作效率。
公文的格式主要包括外部形式和內(nèi)部組織兩部分。外部形式,即格式,國家標準規(guī)定的固定格式。主要依據(jù)國家標準化管理委員會發(fā)行的《黨政機關(guān)公文格式》。內(nèi)部組織,即內(nèi)容,公文的主體部分。
公文分為版頭、主體、版記三部分。版頭,即公文首頁紅色分割線以上的部分,包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分割線。主體,即公文的主體,是公文最重要的部分,包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、印章和成文日期、附注、附件。版記,即首條分割線以下、末條分割線以上的部分,包括版記中的分割線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。
四公文的寫作
(一)語言要求
1.符合國家法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖。
2.一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
3.內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結(jié)構(gòu)嚴謹,表述準確,文字精煉。
4.文種正確,格式規(guī)范。
基本要求:要使用書面語言,不用或少用口語、俗語。要使用現(xiàn)代漢語的標準語,不使用大多數(shù)人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。避“虛”就“實”,切忌濫用文學語言。 莊重與平實 ,不過分使用修飾的詞語。使用國家規(guī)范的標點符號和計量單位。
常用的事務(wù)性語言舉例
稱謂用語:本(公司)、你(司)、該(公司)、我(公司);
經(jīng)辦用語:經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng);
引敘用語:前接、近接、悉;
期請用語:即請查照、希即遵照、請、擬請、希;
表態(tài)用語:照辦、同意、不同意、可行、不可;
征詢用語:當否、妥否、可否、是否同意等;
過渡用語:為此、對此等;
結(jié)尾用語:為要、為盼、此復(fù)、特此通知。
(二)寫作步驟
1.寫作準備
一是思想準備,即作者理論修養(yǎng)、政策水平的準備;二是主要內(nèi)容和材料的準備,即事先準備圍繞主題所要采用的觀點和材料,做好去粗取精、去偽存真的甄別工作,對其使用勾勒出一個大體的輪廓,并根據(jù)閱讀對象的特點有所側(cè)重。
2.擬定提綱
在明確寫作意圖、目的、內(nèi)容并充分準備材料后,需理清思路,安排文章的整體布局,以提綱的形式體現(xiàn)出來??纱致詳M出標題和各層次的要點,也可細致擬出大小標題和各層次,主要內(nèi)容及段落分布。
3.草擬初稿
草擬初稿是公文正式寫作的開始環(huán)節(jié),也是非常重要的環(huán)節(jié),初稿撰寫不順利,就難以高效率完成既定任務(wù)。首先盡快進入寫作狀態(tài),搜索、串聯(lián)各種信息,按照提綱順序,專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到“嚴、準、精、快”四個要求。
4.征求意見
初稿是公文的雛形,先不急于對文稿從內(nèi)容到形式做大的修改,可交給領(lǐng)導或其他熟悉情況又有一定寫作經(jīng)驗的人幫助修改如涉及其他單位或部門,需廣泛征求各方面意見,把搜集到的意見進行認真研究,深入實際,進一步了解情況、提高認識。
5.反復(fù)修改
經(jīng)過征求意見階段的再認識后,作者對文稿進行再加工和潤飾工作。修改范圍主要包括:深化主題、審閱內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正語句和確認標點符號。一般程序:反復(fù)閱讀,從整體把握文章結(jié)構(gòu),然后從大的段落、觀點上進行修改,再就每一具體問題進行修改,最后再逐字逐句加以推敲。
6.定稿
修改后的文稿經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)即轉(zhuǎn)化為“定稿”,它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。
五常見說的標點誤用錯誤
常見錯誤一:多個書名號或引號并列時,使用頓號分割
錯誤:例1:各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務(wù)教育法》及相關(guān)要求。
正確:各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務(wù)教育法》及相關(guān)要求。
錯誤:例2:公安部門要加強校園“警務(wù)室”、“護學崗”、“安全網(wǎng)”建設(shè),落實護校制度。
正確:公安部門要加強校園“警務(wù)室”“護學崗”“安全網(wǎng)”建設(shè),落實護校制度。
解析:標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間,宜用頓號。
常見錯誤二:在標示數(shù)值和起止年限時,使用連接號不規(guī)范
錯誤:例1:制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃(2013-2015年)。
正確:制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃(2013—2015年)。
錯誤:例2:要加快工程進度,確??萍紙@3-5年內(nèi)建設(shè)完成。
正確:要加快工程進度,確??萍紙@3~5年內(nèi)建設(shè)完成。
解析:標示時間、地域的起止,一般用一字線(占一個字符位置),標示數(shù)值范圍起止一般用波浪線。
常見錯誤三:用分號隔開的幾個并列分句,不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)
錯誤:例1:各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中,要各司其職、互相配合,工商部門負責查處取締為取得有效許可證,擅自從事經(jīng)營活動的行為;工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè);公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。
正確:各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中,要各司其職、互相配合:工商部門負責查處取締為取得有效許可證,擅自從事經(jīng)營活動的行為;工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè);公安部門負責依法監(jiān)督旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。
解析:用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)。
常見錯誤四:在并列分句中使用句號后,再使用分號
錯誤:一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險;二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農(nóng)民醫(yī)療保險制度已建立,可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。
正確:一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險。二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)農(nóng)民醫(yī)療保險制度已建立,可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。
解析:分項列舉的各項或多項已包含句號時,各項的末尾不能再用分號。
常見錯誤五:阿拉伯數(shù)字表示次序時,使用點號不當
錯誤:1、督促主辦單位按時辦結(jié)。
正確:1.督辦主板單位按時辦結(jié)。
錯誤:(1)、督辦主辦單位按時辦結(jié)。
正確:(1)督辦主辦單位按時辦結(jié)。
解析:帶括號的漢字、數(shù)字或阿拉伯數(shù)字表示次序語時,不加標點符號。不帶括號的阿拉伯數(shù)字、拉丁字母做次序語,后面用圓心點。
常見錯誤六:在圖、表說明文字末尾使用句號
錯誤:注:以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日;城市人口指常住戶籍人口;規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑。
正確:注:以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年11月31日;城市人口指常住戶籍人口;規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑
解析:圖或表的短語式說明文字,中間可用逗號,但末尾不用句號。即使,有時說明的文字較長,前面的語段已出現(xiàn)句號,最后結(jié)尾處仍不用句號。
常見錯誤七:在標示發(fā)文年號時嗎,使用括號不規(guī)范
錯誤:根據(jù)XXX發(fā)[2017]3號文件精神。
正確:根據(jù)XXX發(fā)〔2017〕3號文件精神。
解析:標示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時,應(yīng)使用六角括號。
常見錯誤八:句號括號行文末尾使用標點符號不當
錯誤:為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導,決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導小組(領(lǐng)導小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任,副區(qū)長由XX局局長兼任。),負責該項目的協(xié)調(diào)處理。
正確:為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導,決定成立XXX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導小組(領(lǐng)導小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任,副區(qū)長由XX局局長兼任),負責該項目的協(xié)調(diào)處理。
解析:括號內(nèi)行文末尾需要時可用于問號、嘆號和省略號。除此之外,句內(nèi)括號行文末尾通常不用標點符號。
常見錯誤九:附件名稱后使用標點符號
錯誤:附件:1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導小組成員名單。
正確:附件:1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導小組成員名單
解析:附件名稱后不用任何標點符號。
常見錯誤十:二級標題在換行分段情況下使用句號
錯誤1:(一)整合監(jiān)督職能和機構(gòu)。
為減少監(jiān)督環(huán)節(jié),保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動,XXXX。
正確1:(一)整合監(jiān)督職能和機構(gòu)
為減少監(jiān)督環(huán)節(jié),保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動,XXXX。
正確2:(一)整合監(jiān)督職能和機構(gòu)。為減少監(jiān)督環(huán)節(jié),保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動,XXXX。
解析:二級標題在換行分段時不使用句號,如使用句號則不需要換行分段。
常見錯誤十一:同一形式的括號套用
錯誤:圍繞政府半年工作開展回頭看,認真總結(jié)上半年工作,科學謀劃下半年工作。(責任單位:各鎮(zhèn)(街道))
正確:圍繞政府半年工作開展回頭看,認真總結(jié)上半年工作,科學謀劃下半年工作。[責任單位:各鎮(zhèn)(街道)]
解析:同一形式的括號應(yīng)盡量避免套用,必須套用括號時,應(yīng)采用不同的括號形式配合使用。
常見錯誤十二:書名號內(nèi)用頓號表示停頓
錯誤:根據(jù)《××省物價局、××省財政廳關(guān)于××市建制鎮(zhèn)城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收標準的批復(fù)》(××規(guī)〔2012〕59號)文件要求,特制定本管理辦法。
正確:根據(jù)《××省物價局 ××省財政廳關(guān)于××市建制鎮(zhèn)城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收標準的批復(fù)》(××規(guī)〔2012〕59號)文件要求,特制定本管理辦法。
解析:書名號內(nèi)標示停頓時用空格。
【公文寫作欄目文章版權(quán)歸原作者所有,如有侵權(quán)請及時聯(lián)系我們刪除?!?/p>
已有0人發(fā)表了評論