6月9日是“國際檔案日”,今年“國際檔案日”的中國主題是“檔案——與你相伴”。省檔案局組織各級檔案部門開展了豐富多彩的宣傳活動。組織檔案館開放日活動。其中南昌市檔案館特藏庫首次向社會大眾開放,特藏庫收藏了從20余萬卷館藏檔案中甄選出來、具有特藏條件的檔案,以直觀手法,全面系統(tǒng)概括了該館藏品的多樣性、系統(tǒng)性和珍貴性。舉辦了“檔案——與你相伴”宣傳圖片展,以群眾喜聞樂見的漫畫形式,展示了《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的主要內(nèi)容。在南昌紅谷春天和世紀(jì)中央城社區(qū),省檔案館工作人員通過現(xiàn)場咨詢方式,為居民解答婚姻、房產(chǎn)、地籍、工齡、工資等與生活息息相關(guān)的檔案問題,并發(fā)放《中國的世界記憶遺產(chǎn)》等宣傳資料和國際檔案日宣傳環(huán)保袋。(6月10日新華網(wǎng))
檔案是在各項工作中形成的,具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是領(lǐng)導(dǎo)抉擇的依據(jù),是對工作考察的憑據(jù),也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)的可靠資料,因此做好檔案管理工作,對管好用好檔案,充分利用資源起著重要作用。檔案可以說是你開始從事社會活動開始至今的記錄,它的重要性就是:你在我國從事黨政機關(guān)或者從屬的單位工作時,用人單位會通過檔案來驗明你的身份,看到你過往的表現(xiàn),從而給你評價和界定(當(dāng)然并不一定非常的客觀正確),對于在黨政機關(guān)或者黨政從屬企業(yè)從業(yè)的人來說這個非常重要,舉個例子:如果你工作了兩年,你的檔案上有一筆“工作及其認(rèn)真負(fù)責(zé),當(dāng)重用”那么你的前途就不可限量了,相反則一片黯淡。
在當(dāng)今信息知識爆炸的時代,用傳統(tǒng)的管理方式顯然難以適應(yīng)對如此巨量檔案資料的管理,因此檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項重要工作,是檔案工作向現(xiàn)代化推進(jìn)的必經(jīng)之路,各單位檔案部門要積極爭取上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。企事業(yè)單位也應(yīng)逐步實現(xiàn)采用計算機進(jìn)行輔助整理檔案。
1、加強對現(xiàn)有檔案管理軟件的培訓(xùn)工作是當(dāng)務(wù)之急
目前,基層政府許多檔案員是新進(jìn)政府的大學(xué)生擔(dān)任,對檔案業(yè)務(wù)知識不熟悉,不能正確、熟練應(yīng)用易用電子文件檔案管理軟件。檔案員在錄入信息過程中,難免會出現(xiàn)操作失誤,一旦信息保存入庫,即使發(fā)現(xiàn)了錯誤,也不知道從哪里入手進(jìn)行修改,致使空件號和多個盒子用一個盒號現(xiàn)象時有發(fā)生。一旦出現(xiàn)上述錯誤,匯總上報了之后,很難再進(jìn)行修改完善。也還有部分檔案員查詢功能不會使用,只能去手動翻看目錄找尋所需檔案,費力費時。建議上級檔案部門每年組織一次對基層檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和正確使用管理軟件的培訓(xùn),使所有檔案員熟悉自己的業(yè)務(wù)。
2、逐步實現(xiàn)檔案管理的無紙化是大勢所趨
無紙化檔案不僅節(jié)約資源,而且查閱方便快捷。無紙化存儲信息是未來發(fā)展的趨勢。建議除了人事工資,工程建筑,會計賬目及其他有歷史研究價值的檔案外,其余工作開展情況的檔案均不保留紙質(zhì)檔案,而是只保留電子文檔或電子掃描圖片或相機圖片。目前,歷年產(chǎn)生的永久和長期(30年)檔案越來越多,眾多檔案室,檔案館越來越感覺壓力加大。難以應(yīng)付歷年產(chǎn)生的大量檔案資料。還有許多檔案管理員覺得沒有權(quán)利銷毀前人的勞動成果,雖然檔案超過保管期限很久卻沒有進(jìn)行銷毀,也是造成庫房爆滿的原因。目前,易用電子文件管理軟件已經(jīng)具備電子文檔導(dǎo)入功能,只是因為上級檔案管理部門考慮基層檔案員工作量大,沒有硬性要求進(jìn)行文檔導(dǎo)入或掃描圖片導(dǎo)入工作。況且絕大部分檔案室也沒有配備有掃描儀和照相機。
3、改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和工作條件是提高管理水平的基本需要
為了促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實基礎(chǔ),建議檔案館(室)除了需配備檔案柜、專用電腦、打印機外,還應(yīng)當(dāng)配備移動硬盤、掃描儀和照相機。電腦還需聯(lián)通互聯(lián)網(wǎng)。通過改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施,添置現(xiàn)代化管理設(shè)備,檔案工作水平方能較大提高,方能促進(jìn)檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)。
4、加強檔案隊伍建設(shè)是關(guān)鍵
要推進(jìn)檔案信息化建設(shè),關(guān)鍵在人,新形式下檔案事業(yè)需要一支高素質(zhì)的隊伍,要努力提高隊伍的整體素質(zhì),要以黨的群眾路線教育和“三嚴(yán)三實”要求為契機,加強檔案干部的政治思想學(xué)習(xí),進(jìn)一步確立堅持崗位責(zé)任制和目標(biāo)管理,加強檔案隊伍的作風(fēng)建設(shè),不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。要堅持檔案人員繼續(xù)教育制度,結(jié)合各級檔案人員實際,舉辦各種類型不同的培訓(xùn)班,努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
5、電子政務(wù)環(huán)境下公文辦理與檔案工作一體化新技術(shù)是未來檔案夢
加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺,積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù),穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化,全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量,最大限度滿足檔案利用需求。同時,依托電子政務(wù)平臺建立電子文件中心,實現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。
6、加強對電子檔案的安全管理是檔案之盾
要加強對檔案信息的安全管理。建立專人負(fù)責(zé)制度,實行檔案信息傳輸安全管理制度。檔案信息網(wǎng)站上傳的信息,嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)信息審核制度,防止檔案信息失密情況的發(fā)生。
加強對檔案信息資源庫的管理。設(shè)置分級管理權(quán)限,杜絕非法操作情況的發(fā)生,確保檔案信息資源庫的絕對安全。
檔案信息資源庫要定期在硬盤上備份。同時脫機備份保存數(shù)據(jù)庫信息,保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。
檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴(yán)格的物理隔離措施,防止黑客入侵。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫,原則上應(yīng)分建庫。
檔案網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時,應(yīng)采取防火墻技術(shù)措施進(jìn)行保護,防止病毒感染。
7、構(gòu)建檔案業(yè)信息化服務(wù)體系是檔案資源價值體現(xiàn)的必要手段
檔案是一種特殊的社會資源,來源于社會實踐,最終又服務(wù)于社會實踐。目前,很多檔案部門在創(chuàng)新服務(wù)方式方面做了有益的嘗試。但是這些在總體上不能掩蓋社會服務(wù)水平仍然比較低的現(xiàn)實。檔案社會化服務(wù)顯現(xiàn)出的基本是各自為陣、無序經(jīng)營的局面。檔案服務(wù)業(yè)呼喚建立一個總體明確、分步實施、積極穩(wěn)妥、循序漸進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的檔案專業(yè)社會化服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃,進(jìn)而在戰(zhàn)略框架下有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有步驟地做好各項具體工作,最終促成服務(wù)社會目標(biāo)的實現(xiàn)。
【聲明:本文僅代表作者個人觀點,其原創(chuàng)性以及文中陳述內(nèi)容的真實性、完整性未經(jīng)本站證實,僅供讀者參考?!?/p>
已有0人發(fā)表了評論