6月9日是“國際檔案日”，今年“國際檔案日”的中國主題是“檔案——與你相伴”。省檔案局組織各級檔案部門開展了豐富多彩的宣傳活動。組織檔案館開放日活動。其中南昌市檔案館特藏庫首次向社會大眾開放，特藏庫收藏了從20余萬卷館藏檔案中甄選出來、具有特藏條件的檔案，以直觀手法，全面系統(tǒng)概括了該館藏品的多樣性、系統(tǒng)性和珍貴性。舉辦了“檔案——與你相伴”宣傳圖片展，以群眾喜聞樂見的漫畫形式，展示了《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的主要內(nèi)容。在南昌紅谷春天和世紀(jì)中央城社區(qū)，省檔案館工作人員通過現(xiàn)場咨詢方式，為居民解答婚姻、房產(chǎn)、地籍、工齡、工資等與生活息息相關(guān)的檔案問題，并發(fā)放《中國的世界記憶遺產(chǎn)》等宣傳資料和國際檔案日宣傳環(huán)保袋。（6月10日新華網(wǎng)）

檔案是在各項工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)抉擇的依據(jù)，是對工作考察的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對管好用好檔案，充分利用資源起著重要作用。檔案可以說是你開始從事社會活動開始至今的記錄，它的重要性就是：你在我國從事黨政機關(guān)或者從屬的單位工作時，用人單位會通過檔案來驗明你的身份，看到你過往的表現(xiàn)，從而給你評價和界定（當(dāng)然并不一定非常的客觀正確），對于在黨政機關(guān)或者黨政從屬企業(yè)從業(yè)的人來說這個非常重要，舉個例子：如果你工作了兩年，你的檔案上有一筆“工作及其認(rèn)真負(fù)責(zé)，當(dāng)重用”那么你的前途就不可限量了，相反則一片黯淡。

在當(dāng)今信息知識爆炸的時代，用傳統(tǒng)的管理方式顯然難以適應(yīng)對如此巨量檔案資料的管理，因此檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項重要工作，是檔案工作向現(xiàn)代化推進(jìn)的必經(jīng)之路，各單位檔案部門要積極爭取上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。企事業(yè)單位也應(yīng)逐步實現(xiàn)采用計算機進(jìn)行輔助整理檔案。

1、加強對現(xiàn)有檔案管理軟件的培訓(xùn)工作是當(dāng)務(wù)之急

目前，基層政府許多檔案員是新進(jìn)政府的大學(xué)生擔(dān)任，對檔案業(yè)務(wù)知識不熟悉，不能正確、熟練應(yīng)用易用電子文件檔案管理軟件。檔案員在錄入信息過程中，難免會出現(xiàn)操作失誤，一旦信息保存入庫，即使發(fā)現(xiàn)了錯誤，也不知道從哪里入手進(jìn)行修改，致使空件號和多個盒子用一個盒號現(xiàn)象時有發(fā)生。一旦出現(xiàn)上述錯誤，匯總上報了之后，很難再進(jìn)行修改完善。也還有部分檔案員查詢功能不會使用，只能去手動翻看目錄找尋所需檔案，費力費時。建議上級檔案部門每年組織一次對基層檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和正確使用管理軟件的培訓(xùn)，使所有檔案員熟悉自己的業(yè)務(wù)。

2、逐步實現(xiàn)檔案管理的無紙化是大勢所趨

無紙化檔案不僅節(jié)約資源，而且查閱方便快捷。無紙化存儲信息是未來發(fā)展的趨勢。建議除了人事工資，工程建筑，會計賬目及其他有歷史研究價值的檔案外，其余工作開展情況的檔案均不保留紙質(zhì)檔案，而是只保留電子文檔或電子掃描圖片或相機圖片。目前，歷年產(chǎn)生的永久和長期（30年）檔案越來越多，眾多檔案室，檔案館越來越感覺壓力加大。難以應(yīng)付歷年產(chǎn)生的大量檔案資料。還有許多檔案管理員覺得沒有權(quán)利銷毀前人的勞動成果，雖然檔案超過保管期限很久卻沒有進(jìn)行銷毀，也是造成庫房爆滿的原因。目前，易用電子文件管理軟件已經(jīng)具備電子文檔導(dǎo)入功能，只是因為上級檔案管理部門考慮基層檔案員工作量大，沒有硬性要求進(jìn)行文檔導(dǎo)入或掃描圖片導(dǎo)入工作。況且絕大部分檔案室也沒有配備有掃描儀和照相機。

3、改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和工作條件是提高管理水平的基本需要

為了促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實基礎(chǔ)，建議檔案館（室）除了需配備檔案柜、專用電腦、打印機外，還應(yīng)當(dāng)配備移動硬盤、掃描儀和照相機。電腦還需聯(lián)通互聯(lián)網(wǎng)。通過改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，添置現(xiàn)代化管理設(shè)備，檔案工作水平方能較大提高，方能促進(jìn)檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

4、加強檔案隊伍建設(shè)是關(guān)鍵

要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，關(guān)鍵在人，新形式下檔案事業(yè)需要一支高素質(zhì)的隊伍，要努力提高隊伍的整體素質(zhì)，要以黨的群眾路線教育和“三嚴(yán)三實”要求為契機，加強檔案干部的政治思想學(xué)習(xí)，進(jìn)一步確立堅持崗位責(zé)任制和目標(biāo)管理，加強檔案隊伍的作風(fēng)建設(shè)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。要堅持檔案人員繼續(xù)教育制度，結(jié)合各級檔案人員實際，舉辦各種類型不同的培訓(xùn)班，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

5、電子政務(wù)環(huán)境下公文辦理與檔案工作一體化新技術(shù)是未來檔案夢

加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺，積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度滿足檔案利用需求。同時，依托電子政務(wù)平臺建立電子文件中心，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。

6、加強對電子檔案的安全管理是檔案之盾

要加強對檔案信息的安全管理。建立專人負(fù)責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。檔案信息網(wǎng)站上傳的信息，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。

加強對檔案信息資源庫的管理。設(shè)置分級管理權(quán)限，杜絕非法操作情況的發(fā)生，確保檔案信息資源庫的絕對安全。

檔案信息資源庫要定期在硬盤上備份。同時脫機備份保存數(shù)據(jù)庫信息，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。

檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴(yán)格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫，原則上應(yīng)分建庫。

檔案網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時，應(yīng)采取防火墻技術(shù)措施進(jìn)行保護，防止病毒感染。

7、構(gòu)建檔案業(yè)信息化服務(wù)體系是檔案資源價值體現(xiàn)的必要手段

檔案是一種特殊的社會資源，來源于社會實踐，最終又服務(wù)于社會實踐。目前，很多檔案部門在創(chuàng)新服務(wù)方式方面做了有益的嘗試。但是這些在總體上不能掩蓋社會服務(wù)水平仍然比較低的現(xiàn)實。檔案社會化服務(wù)顯現(xiàn)出的基本是各自為陣、無序經(jīng)營的局面。檔案服務(wù)業(yè)呼喚建立一個總體明確、分步實施、積極穩(wěn)妥、循序漸進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的檔案專業(yè)社會化服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃，進(jìn)而在戰(zhàn)略框架下有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有步驟地做好各項具體工作，最終促成服務(wù)社會目標(biāo)的實現(xiàn)。

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