一、什么叫工作總結?
工作總結是對已經做過的工作進行全面的、系統(tǒng)的回顧,從中分析工作的得失,以便總結經驗,發(fā)揚成績,找出差距,糾正錯誤,以利把今后工作做得更好的一種機關應用文體。
毛澤東同志說過:“人類總得不斷地總結經驗,有所發(fā)現(xiàn),有所發(fā)明,有所創(chuàng)造,有所前進。”從這個意義上講,沒有總結,就沒有各項事業(yè)的成功,也就沒有社會的進步。所以說,工作總結決不是可有可無的,它是機關的一種重要工作方法。
二、工作總結的類型
工作總結的類型較多,如綜合性總結、專題性總結、學習總結、個人總結等等。但在機關中,常用的主要有兩種:綜合性工作總結和專題性工作總結。
(一)綜合性工作總結(又叫材料積累型總結)。
綜合性工作總結要求比較全面地總結一個機關、一個單位、一個部門或一個地區(qū)在某一時期的工作情況。內容涉及面寬,問題多,時間較長,要展現(xiàn)總結機關的工作全貌。如:年終工作總結,半年工作總結,地方各級政府的工作報告等。
此外,某項重大工作,如果涉及面寬,時間跨度較長,在重大工作完成之后的工作總結,也屬于綜合性工作總結,如:《XX市八年經濟改革的回顧與反思》。
(二)專題性工作總結(又叫經驗提煉型總結)。
專題性工作總結是對某項工作或某一方面的問題進行專門總結。它比綜合性工作總結內容集中、單一,針對性強,內容也相應具體一些。如:黨員先進性教育總結,抗洪救災總結,選舉工作總結等等。
三、工作總結的撰寫
(一)寫作的步驟。
無論是哪種類型的工作總結,在寫作中大體都應具備以下步驟:
1、收集資料。收集資料對于寫好工作總結至關重要。有句俗語叫:“平時備來急時用,急時找來沒有用”。這話不一定完全正確,但說明了一點,就是平時積累資料的重要性。因此,作為文秘人員,在日常工作中,必須有意識地收集、積累各種資料。如本單位,本部門的重要報表、數(shù)據(jù),每個階段、每個時期的各種大事、中心工作都要有一定的記載。同時,對上級機關的指導方針、下級機關報告的情況以及工作狀況都要有明晰的了解。這樣才不至于寫作時“臨時抱佛腳”。下面提出幾種收集材料的方式,供參考: ①建資料本。主要記錄:上級機關重要指導性文件、上級領導人重要講話的文號、標題、時間、主要內容摘要等。②備剪報冊。平時將報刊上與本單位有關的、有借鑒作用的文章、經驗性資料剪貼在剪報冊上,以備寫作時參考。③做大事記。不間斷地做好本機關、本單位的大事記,為寫作時抓住主要問題和突出重點工作奠定基礎。④勤記卡片。將讀、看、聽到的典型材料,有學習和參考價值的各種資料記入卡片,適時分類,不斷豐富、擴大自己的知識面。⑤堅持筆記。堅持不懈地做好工作筆記,為全面掌握和了解本機關、本單位的主要工作情況積累材料。
2、主動征求領導意見。在寫總結前,征求和聽取本單位領導人的意見,是寫作工作總結的關鍵環(huán)節(jié),便于準確勾勒出工作總結的總體骨架。因為本單位領導人是黨和國家方針政策的執(zhí)行者,也是本單位工作的指揮者、決策者和工作的帶頭人。他們對上級的政策和指示精神了解較多,熟悉本單位工作的總體情況,主動征求、聽取他們對工作總結的意見、想法和寫作思路,有助于對工作做出全面準確的評價。同時也可盡量避免在寫作總結中少走彎路。
3、廣泛聽取部門匯報。為獲得更準確,更豐富的素材,可以機關名義召開工作匯報會,請機關各職能部門匯報某一時期或某一重大事項的工作情況,廣泛聽取他們的做法、意見和反映,以便對成績、問題、經驗、教訓的基本估價更準確,更具廣泛性和群眾基礎。必要時,還可請各職能部將所匯報的工作情況寫成書面小結,以使所獲得的素材更加準確、明晰。
4、擬好提綱,做出安排。在占有大量材料的基楚上,不要急于動筆,可根據(jù)材料進行分類,認真排隊篩選和查找相對應的參考資料,并做上記號,避免寫作時忙亂翻找。然后根據(jù)總體安排,按照寫作內容的重要程度(一般從重到輕),擬出提綱,安排好結構。
對全面情況進行綜合思考時,首先要分清主流與支流,成績與失誤,經驗與教訓,把大的部分確定下來。大架子搭好后,再一部分一部分地過細思考,列出小的條款。提綱要包括主要論點和使用的主要材料。這個工作完成以后,通篇總結就有了一個清晰的概貌。如有必要,可將提綱送有關領導審閱或提交一定會議討論。如有不同意見,酌情修改后,就可正式寫作了。
(二)寫作的基本內容。
1、基本情況(慨況)。無論綜合性工作總結,還是專題性工作總結,第一部分都必須首先概述完成工作的基本情況。包括交待清楚工作的時間、背景,進行工作的依據(jù)、認識,工作的簡要過程、基本做法,工作的總體完成情況、數(shù)據(jù),以及對工作的基本看法和總的評價等。起到開宗明義,讓讀者一開始就對這份總結有一個概括的了解,起到引言的作用。對基本情況的概述,決不能生搬硬套,要根據(jù)所述的具體內容,確定概述的方面。
2、做法、成績。這部分是工作總結的主體,就是對已經做過的主要工作進行分析、綜合、歸納。不能將機關職能部門和下屬單位的工作進行分述,更不能將它們的“小總結”用加法合成“大總結”。
做法、成績部分,在綜合性工作總結中尤為重要,如年度、半年工作總結等。寫法上,可把做法、成績整理成類,大問題套小問題,大番號套小番號。
對于綜合性工作總結,因其為“材料積累型”,要注意不適當強調突出重點,而形成“掛一漏萬”,甚至丟棄重要材料,造成不必要或今后無法彌補的損失。所以,綜合性工作總結應以搜集材料為主,運用粗分析方法分析。在突出重點的前提下,文字可不受限制。
而對于專題性工作總結,因其為“經驗提煉型”,則應抓住主要做法、成績,突出重點,文字力求簡明扼要。要防止事無巨細,全面羅列所做工作,將總結寫成一本“流水帳”,甚至越改越長,無法收口。
3、經驗、體會。在綜合性工作總結中,一般不單獨寫這部分。如需表述,也可以穿插在“做法、成績”中;在專題性工作總結中,這部分必須作為重點來寫,是專題性總結的精華所在。力求做到:“褒不溢美,貶不加毀,提高認識,不空不碎”,經驗忌夸張,體會勿空談。在寫作手法上,一般將經驗、體會歸納成條文,有理有據(jù)地進行敘述。
4、問題、教訓??偨Y工作,要一分為二,既要總結成績和經驗,也要找出存在的問題和教訓,不能只報喜,不報憂,文過飾非。但在查找問題和教訓時,一定要抓住主要問題,供今后工作借鑒即可。切不可面面俱到,空談慨論,刨根究底。
5、今后努力方向。這部分是總結的結尾,即針對取得的成績、經驗和存在的問題,簡單提出今后的努力方向,起到表明決心和展望前景的作用。
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