機關(guān)干部如何辦會?

最近中文2019字幕第二页,艳妇乳肉豪妇荡乳,中日韩高清无专码区2021,中文字幕乱码无码人妻系列蜜桃,曰本极品少妇videossexhd

機關(guān)干部如何辦會?

今天我與大家談一談機關(guān)干部如何辦會的問題。主要講三個方面:

第一個問題:弄清會議的基本概念

一、會議的內(nèi)涵

我們講承辦會議,首先要明確什么是會議。

具體講,會議是一種集體議事的行為過程,是各級領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重大事項、貫徹上級指示、監(jiān)察部署工作、解決存在問題的一種行之有效的工作方法。

開好會有利于集思廣益,有利于采取最優(yōu)的方式做工作,有利于統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)一致、溝通信息和交流經(jīng)驗。

會議的規(guī)模有大有小,但都表現(xiàn)為解決問題、進行工作的一種手段,在現(xiàn)代政治、社會活動中,會議已成為一種經(jīng)常性的活動方式。

會議,是一種圍繞特定目標開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。

會議的基本要素有以下幾點:

(1)會議名稱。(2)會議時間。(3)會議地點。(4)會議組織者。(5)與會人員。(6)會議議題和內(nèi)容。(7)會議成果。

二、會議的作用

會議是社會政治生活中一種常見的活動形式,盡管各類會議的具體作用不盡相同,但作為處理和決定問題的方式方法,任何會議都是為了實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,達到一定目的而召開的。

會議的作用一般表現(xiàn)在以下幾個方面:

第一,會議是實行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一。第二,會議是集思廣益、交流信息的重要方式。第三,會議是協(xié)調(diào)關(guān)系、解決矛盾的有效手段。

需要注意的是,會議是一種工作方法,但不是唯一的工作方法。

我們承認會議的重要性,但不能把它的作用無限夸大,更不能用它代替其他工作方法,以至于造成“文山會海”的現(xiàn)象。

具體講會議的作用有以下八個方面:

①科學決策的作用。②宣傳動員的作用。③總結(jié)部署的作用。④檢查督促的作用。⑤調(diào)查研究的作用。⑥交流溝通的作用。⑦指導(dǎo)推動的作用。⑧密切聯(lián)系的作用。

三、會議的分類

會議可以按照多種形式進行劃分。

1.按照規(guī)模劃分,主要有三種:①小型會議(百人以內(nèi));②中型會議(千人以內(nèi));③大型會議(千人以上)。

2.按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分,主要有五類:①規(guī)定性會議,即法定的必須按期召開的各種代表大會;②日常型會議,即領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制,實行集體領(lǐng)導(dǎo),研究和處理日常工作的會議;③專業(yè)性會議,即為研究某項工作、討論和解決某個問題而召開的工作會議和專業(yè)會議;④紀念性會議,即為紀念重大歷史事件或重要歷史人物、重要節(jié)日而召開的會議;⑤座談性會議,包括各種座談會、茶話會等。

3.按照會議形式劃分,可分為兩種:①有會有議的,多數(shù)會議屬這種類型;②會而不議的,例如報告會、傳達會、動員會、表彰會、紀念會等。

4.按照時間劃分,可分為定期性會議和不定期會議,還可分為多次性會議和一次性會議。定期性會議也叫例會,到預(yù)定時間沒有特殊情況必須召開;不定期會議則視情況靈活掌握,必要時隨時召開。多次會議指兩次以上會議;一次性會議指只需要開一次的會議。

5.按照會議階段劃分,可分為預(yù)備會議和正式會議:預(yù)備會議是整個會議的組成部分,是正式會議做準備的會議,但在職權(quán)和效力上同正式會議有所區(qū)別。

6.按照開會手段劃分,可分為常規(guī)會議和電子會議:①常規(guī)會議是指傳統(tǒng)的會議;②電子會議是指電視電話會議、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議、衛(wèi)星會議等。

我們政治機關(guān)經(jīng)常組織的會議有以下幾類:

(一)黨團會議。包括黨代表大會、黨代表會議、黨委全會、黨委常委會、黨委民主生活會、黨支部大會、黨支部委員會、黨小組會;團代會、團委會、團支部大會、團支部委員會、團小組會等。

(二)行政會議。包括代表大會、首長辦公會、主任辦公會、部務(wù)會、處(科)務(wù)會、半年總結(jié)和年終總結(jié)表彰大會、誓師動員大會、教育部署(準備)會、抓基層協(xié)調(diào)會、經(jīng)驗交流會、形勢分析會、公布任職命令和授銜、晉銜大會。政法委員會、安全委員會、紀律檢查委員會、計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組會、老干部工作領(lǐng)導(dǎo)小組會等等。

(三)其他會議。包括各類座談會、各類現(xiàn)場會、各類紀念會、各類慶祝會、各類報告會、各類演講會、各類茶話會、各類文藝晚會、各類電視電話會、新聞發(fā)布會等。

第二個問題:會議的組織,即會務(wù)工作

一、會務(wù)工作的含義和特點

會議活動是有組織、有目的、有秩序的多人集體參加的活動,需要一定的組織安排才能順利進行。

通常把會議的組織、安排以及各種事務(wù)性服務(wù)工作統(tǒng)稱為會務(wù)工作。

會務(wù)工作是會議過程中多種事務(wù)性、輔助性工作的總和,其根本任務(wù)是為參與會議的全體人員特別是領(lǐng)帶提供全面服務(wù),使整個會議活動必可缺少的一部分,其質(zhì)量好壞和效率高低直接影響會議是否達到預(yù)期目的。

會務(wù)工作的特點有六個:

1.政治性。這是會議的內(nèi)容所決定的。其內(nèi)容具有政治性,會議必然具有政治性。會議的政治性主要表現(xiàn)在開會的時機、會議的形式和會議的內(nèi)容。所以,會務(wù)工作也要講政治性。

2.服務(wù)性。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運而生的,它的一切活動,都是給參與會議的所有人員提供良好的環(huán)境和方便條件,做好各項服務(wù)工作,保證會議順利進行,達到會議預(yù)期目的。

3.事務(wù)性。組織會務(wù)的各個環(huán)節(jié)多有較強的事務(wù)性,繁雜而瑣碎然而,正是通過這些事務(wù)性工作,保證了會議按照預(yù)先的安排順利進行。有時一個很小的事務(wù)性工作未做好,也可能影響整個會議活動的進程。

4.綜合性。參加會議的人員來自各個單位的各個部門,有時會議的內(nèi)容涉及的也比較廣泛。做好會務(wù)工作,要能夠從全局出發(fā)觀察和思考問題,具有高度綜合的能力。

5.保密性。無論國家機關(guān)還是各類組織,許多重要事情都要通過會議討論后作出決定,所以會議的內(nèi)容就不可避免的涉及到各種機密。因而,許多會議的內(nèi)容都有很強的機密性,保守會議秘密理所當然的成為會議的一個主要特點。

6.時間性。會議活動本身具有很強的時間性,作為與會者要遵守時間,按時參加會議,作為會務(wù)人員更應(yīng)有高度的時間觀念,絕不能出現(xiàn)諸如與會者已經(jīng)到齊但會場還沒有布置好,或記錄人員還未到等現(xiàn)象。

二、會務(wù)工作的內(nèi)容

會務(wù)工作的內(nèi)容視會議規(guī)模而定。

一般規(guī)模小、會期短的會議,會務(wù)工作的內(nèi)容相對簡單些;而規(guī)模大、會期長的會議,會務(wù)工作的內(nèi)容就會非常復(fù)雜。

如果按照時間順序劃分,可以將其分為以下三個方面的工作:

第一,會議的組織協(xié)調(diào)工作。其中包括:安排會議的議程、日程和程序;確定會議名單、會議分組;會場的選擇與布置;會議的報到、簽到工作;會議的組織聯(lián)絡(luò);等等。

第二,會議的文字材料工作。其中包括:制定會議通知、證件;撰寫各種會議文件(如會議報告、會議須知、會議簡報、會議紀要等);會議的現(xiàn)場記錄;會議文件的清退、立卷歸檔工作;等等。

第三,會議的后勤保障工作。其中包括:會議的食宿安排,會議的接站、接待工作;會議的財務(wù)管理;會議的交通、保健、娛樂工作;會議的保衛(wèi)、保密工作;等等。

會務(wù)工作千頭萬緒,要做好會務(wù)工作,應(yīng)遵循如下原則:

一是細致周密的原則。

要根據(jù)會議的內(nèi)容、特點和領(lǐng)導(dǎo)要求,認真細致地做好各項會議準備工作,嚴密協(xié)調(diào)地組織好各項會議服務(wù),使會議善始善終,達到預(yù)期目的和效果。當然,不同級別、種類的會議,會務(wù)工作的重點也不同。

例如:一個大型的露天集會,工作的重點應(yīng)該是隊伍的入場、散場的科學調(diào)度以及安全保衛(wèi)工作;而一個報告會,重點是會場的選擇,音響、投影儀等設(shè)備的調(diào)試,與報告人的溝通等。

二是綜合協(xié)調(diào)的原則。

由于會務(wù)工作涉及許多方面,造成有些大型會議的工作人員很多,包括秘書人員、服務(wù)人員、保衛(wèi)人員等。要保證會議的順利進行,每一個環(huán)節(jié)都要組織得非常嚴密。

各類工作人員應(yīng)定人定崗、各負其責,還要密切配合,防止工作脫節(jié)。會議組織人員要做好統(tǒng)籌管理,做好監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)工作,及時發(fā)現(xiàn)問題、堵塞漏洞。

三是靈活機動的原則。

俗話說,計劃趕不上變化。由于種種原因,會議中難免出現(xiàn)一些特殊、突然的情況,組織人員應(yīng)能夠及時、靈活地加以處理。

四是熱情禮貌的原則。

從總體上說,會務(wù)工作屬于服務(wù)性工作,組織人員應(yīng)該待人熱情禮貌,全心全意為領(lǐng)導(dǎo)和與會者服務(wù),要不怕麻煩,耐心細致,熱情周到,將自己良好的個人風貌、職業(yè)素養(yǎng)體現(xiàn)出來,給與會者留下美好的印象。

辦會的具體工作,一般分為三個階段:

1、會前準備階段。在會前準備階段,組織會議人員必須從宏觀方面了解掌握個方面的情況,確定會議主題,明確會議目的;起草相關(guān)文件,組織發(fā)言文稿;確定與會者并發(fā)送通知;做好行政性事務(wù)的準備工作。具體來說包括以下九項工作:

(1)確定會議的名稱和議題。

(2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格,提出與會人員范圍或人員名單。

(3)擬定會議的時間、會期、議程與日程安排。

(4)做好會場的選擇和布置工作,尤其注意仔細檢查所需的音像設(shè)備。

(5)制發(fā)會議通知。若需要提前分發(fā)會議材料則將相關(guān)會議材料與通知一起發(fā)放給與會者。

(6)擬定會議的后勤保障方案,按與會人數(shù)準備好所需物品。

(7)準備好會議所需的其他必備用品和特殊用品(如表彰大會的獎品等)。

(8)制定會議的經(jīng)費預(yù)算。

(9)制定出會議的衛(wèi)勤保障和保衛(wèi)工作方案。組織大型集會還要做好安全預(yù)案。

2、會議召開階段。主要有八項工作:

(1)會務(wù)人員提前到達會場,反復(fù)檢查會場準備情況。

(2)搞好會議簽到和材料分發(fā)。

(3)落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)言人是否到齊。

(4)按預(yù)定方案組織與會人員就座。

(5)維持好會場秩序。會議開始前關(guān)閉會場大門,要求無關(guān)人員離場,強調(diào)會議期間注意事項。

(6)做好會議記錄,寫好會議簡報。

(7)安排好會議照相、攝像,以及會議結(jié)束時與會人員的合影留念(合影時的座次和站位事先安排好)。

(8)按需要提前為與會者準備或預(yù)定返程車船票等。

此外,還要注意可能發(fā)生的突然情況,做好隨機應(yīng)變的準備。

3、會后收尾階段。主要有六項工作:

(1)印發(fā)會議簡報和快報。會議簡報是用簡練的文字及時向上級部門反映情況、向與會者通報情況的一種文件形式。會議快報是會議簡報的進一步精煉。重要的大中型會議都要出簡報或快報。

(2)印發(fā)會議紀要和會議決定事項通知。會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成的一種公文形式,是傳達貫徹黨和國家的方針政策、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗等的重要工具。會議決定事項通知時將會議內(nèi)容、決議等傳達給有關(guān)單位的一種公文形式。黨政軍機關(guān)召開的工作會議一般均產(chǎn)生會議紀要,并須印發(fā)會議決定事項通知。有些專業(yè)性工作會議也產(chǎn)生紀要。

(3)按需要回收會議文件。會議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì),并帶有秘密性,一些會議文件在會后應(yīng)收回。須帶回傳達或使用的,由會議保密員登記簽字后帶回。

(4)會議文件立卷。會議文件立卷是指將處理完畢并具有查找保留價值的零散文件,依其內(nèi)在聯(lián)系,分門別類的形成卷宗。

(5)匯編會議文件。匯編會議文件一般可分兩種:一種是檔案資料工作需要的匯編,這種匯編是將會議所有文件包括會議通知、會議名單和分組名單、會議須知、會議正式文件和參閱文件、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等都收集起來,按照先后順序裝訂成冊,以備查考。這種匯編要求文件要全。另一種是供學習用的匯編,是將會議的正式報告、主要講話等匯編,以供學習用。日常工作會議文件,可按一年或半年時間單位,將同一類型會議的文件、參考材料等按時間順序匯編或分專題匯編。

(6)會議總結(jié)工作。為總結(jié)積累經(jīng)驗,一般大中型會議結(jié)束后都要作會議總結(jié),作為今后開好同一類會議的借鑒。會議小結(jié)材料一并作為完善的卷宗歸入檔案。

三、會務(wù)工作的流程

(一)會務(wù)工作的一般流程包括:

①擬訂會議內(nèi)容——②提出會議方案——③呈報首長審批——④召開會務(wù)準備協(xié)調(diào)會——⑤下發(fā)會議通知——⑥進行會務(wù)準備——⑦組織會議召開——⑧整理會議資料——⑨下發(fā)會議文件——⑩收集材料歸檔。

(二)會務(wù)工作的詳細流程包括:

1.文件準備:

①安排會議議題、議程、程序——②準備會議文件(主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言/經(jīng)驗材料、主持詞、會議須知/指南等,文件打印校對裝訂)——③制發(fā)會議通知(包括會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點等)——④收集確定名單(單位職務(wù)、軍銜、姓名性別、民族、人數(shù)、往返車船、飛機時間、會議人員分組、按會議人頭制作證件:出席證、代表證、列席證、工作證);

2.會場準備:

包括:會標徽記、坐席形狀、座次安排、音響效果、錄像攝影、照明通信、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生、安全警衛(wèi)等;

3.后勤保障準備:

包括:文件裝袋、房間分配、伙食標準(菜譜)、食品衛(wèi)生、就餐桌次、用車安排、醫(yī)療保健、文娛活動等;

4.會間服務(wù):

依次包括:簽到接待、安排會場、分發(fā)文件、協(xié)助控制會議議程、記錄錄音、攝影照相、編寫簡報、會議宣傳、會場采暖降溫、端茶倒水、安全警衛(wèi)、食宿和醫(yī)療保健、返程票務(wù)、文娛活動等;

5.會議善后:

包括:會議文件(登記)清退、送別與會人員、暫住人員安排、會議文件歸檔、印發(fā)會議紀要或會議文件、會議財務(wù)結(jié)算、會務(wù)工作總結(jié)等。

為方便大家理解,下面,舉幾個會務(wù)工作的個例流程。

例1:黨委全會會務(wù)工作流程:

第一步:根據(jù)規(guī)定和黨委首長意圖確定會與主題和開會時間;

第二步:籌劃會議拿出方案并起草會議呈批件;

第三步:召開會務(wù)籌備工作協(xié)調(diào)會;

第四步:下發(fā)會議通知;

第五步:以組織和紀檢為主調(diào)研起草會議黨委工作報告和紀委工作報告;

第六步:征求對黨委工作的意見和建議;

第七步:準備會議其他文件(包括會議主持詞、會議須知、上級黨委全會精神傳達提綱、領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話發(fā)言、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作要點等);

第八步:搞好會場、會務(wù)和后勤保障準備;

第九步:按計劃開會;

第十步:做好會議善后工作。

例2:年終總結(jié)表彰大會會務(wù)工作流程

第一步:根據(jù)規(guī)定、慣例和首長意圖確定會議主題和開會時間;

第二步:籌劃會議方案并起草會議呈批件;

第三步:召開會議籌備協(xié)調(diào)會;

第四步:下達會議通知;

第五步:準備會議講話、表彰通令通報、會議議程、會議主持詞;

第六步:準備獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎證、獎品、獎金、綬帶和發(fā)獎人員;

第七步:做好會場準備,包括會標、音響、音樂、攝像照相、鮮花擺放、暖氣等;

第八步:搞好發(fā)獎預(yù)演;

第九步:協(xié)調(diào)參加會議首長安排好主席臺座次;

第十步:開會:奏樂(一般會前奏《國歌》)、宣讀通令通報、組織大會發(fā)獎、首長講話、奏樂(一般會議結(jié)尾奏會議代表歌曲,如黨組織的會議應(yīng)用《國際歌》、軍隊會議應(yīng)用《軍歌》);

第十一步:會后首長與受獎單位和個人分別合影留念。

第三個問題:會務(wù)工作的實施

一、會務(wù)工作的總體要求

主要是搞好會議控制,提高會議質(zhì)量。具體包括以下五條:

(一)控制會議審批。一般能夠通過更簡單、更高效的方式解決問題的,就必要開會;內(nèi)容相近或參加人員相同的會議合并到一起開,盡量的減少會議。

(二)控制會議規(guī)模。嚴格按會議內(nèi)容確定出席人員,參加會議的一定是必要的,非出席不可的人員。會務(wù)人員也要精干。

(三)控制會議時間。會前要對會議和會議的每個階段的時間進行精確預(yù)測。要準時開會、準時結(jié)束。必要時限制個人發(fā)言時間,有效把握會議進程,防止松散拖沓。

(四)控制討論過程。如果發(fā)生與會議議題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)上,會議主持人或討論主持人應(yīng)及時引導(dǎo)回到議題本身。對分歧意見不能統(tǒng)一或討論議題不能形成決議的,可推到下次會議討論決定。

(五)控制經(jīng)費開支。要節(jié)約每一個銅板。這與控制會議規(guī)模、控制會議時間直接相關(guān),盡量減少不必要的開支。

二、會務(wù)工作的具體實施

會議的組織實施,要在上述總體要求下進行。按照會務(wù)工作的實施流程,下面我講一下主要環(huán)節(jié)的實際操作。

(一)怎樣籌劃會議擬定方案起草呈批件報批?

會議主題和議題確定后,由會務(wù)主管部門根據(jù)主題和議題進行會議籌劃,擬定開會方案,起草呈批件報首長審批。呈批件的內(nèi)容包括:開會的依據(jù)、會議的主題、會議的名稱、會議的時間、會議的地點、參加會議人員、會議的內(nèi)容安排、會議的籌備分工和時間節(jié)點、會議的食宿安排及經(jīng)費預(yù)算、會議的衛(wèi)勤、保衛(wèi)和車輛保障等。總的講就是要把籌劃和方案的內(nèi)容全部寫進去。

(二)怎樣組織會務(wù)分工召開協(xié)調(diào)會部署?

一般會議呈批件首長批準后,按首長批準的計劃組織會務(wù)分工、召開協(xié)調(diào)會部署。

會務(wù)分工,一般分為秘書組(負責會議的總體控制)、材料組(負責會議主要文件的起草)、會務(wù)組(負責會議的后勤保障等)。

召開協(xié)調(diào)會部署。會前,會務(wù)主辦部門要制定《會務(wù)工作流程表》。因為整個會務(wù)活動是一個系統(tǒng)工程,必須進行流程管理。

流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。

流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點,一般以程序框圖表現(xiàn)。

會后,大家按流程表規(guī)定的要求和時限抓好各方面準備工作的落實。

(三)怎樣擬定會議議程、日程和程序?

會議議程是指對會議所要通過的文件以及要討論、解決的問題的概略安排。

大型會議通常有一個或幾個議題,還有一些相關(guān)工作,會務(wù)組織人員應(yīng)根據(jù)這些議題和工作的內(nèi)在聯(lián)系、主次關(guān)系,安排好各項工作的先后次序并將其打印成文件,這就是會議議程。

會議日程是指在一段時間內(nèi)會議進程的具體安排,一般用簡短的文字或表格形式將會議的具體活動順序列出。

例如:某一會議要開一天,就要將這一天中每一項活動的時間安排、具體地點和要求(包括吃飯、娛樂等集體活動)以表格或文字的形式打印出來,提前分發(fā)給與會者,讓大家心中有數(shù)。

會議程序是一次會議按照時間先后依次安排的工作順序。會議程序可繁可簡,一般由主持會議的人掌握即可,不必發(fā)給普通與會者。

安排會議日程應(yīng)注意以下事項:

(1)要把握會議的目的,即了解會議召開的原因。根據(jù)會議的目的和目標組織活動,安排日程。

(2)掌握重要人物的時間,要保證重要人物能夠出席會議。一般會議都有首長參加,或邀請一些嘉賓。這些首長或嘉賓是否與會直接關(guān)系到會議的效果。因此、在安排會議日程時要考慮他們的時間安排。

(3)根據(jù)多數(shù)人的意見安排會議日程,保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

(4)要圍繞中心工作安排會議日程,即根據(jù)會議的需要安排會議日程。如議題較多時,最重要的議題排列在最前面。

(5)會議日程的安排要科學、合理。首先,要控制會議的總會期,會期不能太長。其次,會議期間要適當休息。再次,在會議的安排上要保證在最佳的時間開會。如上午多安排報告、演講,下午則以討論或參觀為宜,而晚上則適合安排娛樂活動或非正式討論。

(四)怎樣做好會議文件準備?

會議所用的各種文件材料,均應(yīng)于會前準備完成。其中的主要材料,還應(yīng)做到與會者人手一份。

需要認真準備的會議文件材料,主要是:會議須知、會議主持詞、開幕詞、閉幕詞、主題報告、首長講話、發(fā)言材料等。

會議報告,是會議領(lǐng)導(dǎo)在會議上所做的中心發(fā)言、講話,一般文件起草小組起草。

會議報告的起草要注意以下幾點:

(1)要按照首長的意圖起草,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的身份、年齡、文化程度及性格特點撰寫,力爭寫出領(lǐng)導(dǎo)者的特色。

(2)在內(nèi)容上要注意實事求是,正視現(xiàn)實,不夸夸其談,讓聽眾心服口服,還要進行分析說理,提高聽眾的認識。

(3)要針對聽眾的年齡、職業(yè)構(gòu)成去構(gòu)思通篇講話,用最恰當?shù)恼Z言去感染聽眾,啟發(fā)聽眾。

(4)在文字上要注意簡短生動,通俗上口,具有吸引力。

開幕詞,是在會議開始時,由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。

開幕詞是會議開始的前奏曲,在開幕詞中要鄭重宣布會議正式開幕,營造一種隆重的氣氛。

開幕詞中還要闡明會議的目的、任務(wù)、意義,明確交代會議的議程,扼要說明會議的開法、原則、交代會議的主要精神,起到點題的作用。

這是為了使與會人員明確會議主題,做到心中有數(shù),便于積極主動地參與。

撰寫開幕詞時,篇幅要短,要求文字簡練,有針對性,內(nèi)容切忌重復(fù)、啰嗦;語言要求口語化、富有感情色彩,富有鼓動性,生動活潑。

領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞時,語氣要熱情、友好、富有激情,要調(diào)動起與會者對會議的熱情和希望。

閉幕詞,是在會議閉幕時,由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的總結(jié)性講話。閉幕詞是會議的結(jié)束語,必須與開幕詞相呼應(yīng)。它要切實總結(jié)會議成果,補充會議內(nèi)容并適當深化和發(fā)揮。

閉幕詞既是對會議的總結(jié)和評價,又是對會議精神的延伸和補充,對于會議雖未展開、但已認識到的重要問題,應(yīng)當在閉幕詞中提到,適當強調(diào),做必要發(fā)揮。

閉幕詞必須從會議的實際情況出發(fā),著力提高與會者的認識。

在閉幕詞中要歸納會議精神,提出希望和要求,激發(fā)與會者貫徹會議精神的積極性,要高度綜合概括,富有鼓動性和號召力。

因會議已近尾聲,所以,無論是總結(jié)成果,還是提出要求,都應(yīng)簡潔明了,點到為止,不要拖泥帶水,切忌畫蛇添足、節(jié)外生枝。

同時,行文要灌注熱情,號召要有力,語調(diào)要昂揚,使會議在高潮中圓滿結(jié)束。

會議須知,是參加會議人員的行動指南,是與會者和會議工作人員必須遵守與了解的注意事項,通常由秘書組(會務(wù)組)負責編印。

會議須知的編印一要準確,二要明細。特別是參加會議人員的編組、姓名、性別、單位職務(wù)、房號等一定要準確無誤。

會議須知應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批過的會議預(yù)案和會議最終報名情況來編寫,再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后印制,并在會議報到時發(fā)給每位與會者。大中型會議和重要會議召開之前,都應(yīng)撰寫會議須知。

會議須知的主要內(nèi)容包括:會議日程、會議名單、會議編組、保密紀律、請假制度、安全要求、作息時間、生活保障和其他注意事項等。

會議材料起草后,要認真做好三項工作:

一是檢查文件的準確性。檢查文件的準確性是一項非常艱巨而必要的任務(wù),要認真核對每一項細節(jié),尤其是時間、地點、活動內(nèi)容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數(shù)、主持人和與會人員名簽等,要確保每一項都無差錯,每個文件都無錯漏。

二是印制文件。會議文件在審查報批改定后,方可付印。印制文件要專人負責,原則上誰起草誰負責。要根據(jù)與會人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)備用。印制好的文件要按照與會人員不同的單位、部門、級別整理好,以便分發(fā)。

三是分發(fā)文件。人數(shù)較少的小型會議,會議的資料可放置于會議室的桌面上。較大規(guī)模的會議,文件要提前裝袋,在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員(餐券可以根據(jù)會議長短一次發(fā)給與會人員或每天發(fā)給與會人員)。

(五)怎樣布置會場?

會場的布置,包括會場氣氛的營造,會場格局的設(shè)計,會場坐次的排列,會場會標的制作和懸掛,會場音響的設(shè)置,會場花卉的擺放等。會場氣氛的營造。

不同內(nèi)容的會議,要求有不同的氣氛,其會場的布置是不一樣的。

營造會議氣氛首先應(yīng)從會場布置著手。

比如黨的代表會議要求樸素大方,軍人代表大會要求莊嚴隆重,慶祝大會要求喜慶熱烈,追悼會要求莊重肅穆,座談會要求和諧融洽,紀念性會議要求隆重典雅,日常工作會議要求簡單實用。

會議的氣氛首先是通過會議場所的大小、色彩、旗幟、飾物、燈光、音樂等烘托出來的,所以,布置會場時要注意從這些方面營造與會議內(nèi)容相適應(yīng)的氣氛。

會場格局的設(shè)計。會場格局應(yīng)該根據(jù)會議的內(nèi)容來安排,同時要考慮與會者的人數(shù)及彼此的關(guān)系,還要顧及會場的建筑形狀,符合美學原理和與會者的審美觀等。會場可以布置成圓形、橢圓形、長方形、回字形、山字形等。

主席臺座次的排列方法:

我國目前的慣例是:前排高于后排,中央高于兩側(cè),左座高于右座。具體排法:

A、與會首長人數(shù)為單數(shù)時,1號居中,2號在1號左手位,3號在1號右手位,以此類推。

B、與會首長人數(shù)為雙數(shù)時,1號位在中心點偏右的位置,2號在中心點偏左的位置(中心點在1、2號之間,雙數(shù)與單數(shù)相反,右為上。這樣能保持首長始終在原位不變。在軍隊,通常黨的會議黨委書記為1號,行政會議軍事首長為1號),3號在1號右手位,4號在2號左首位,以此類推。

是凡屬重要會議,在主席臺上每位就座者身前的桌子上,應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。

排列聽眾席的座次,目前主要有兩種方法:一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。發(fā)言席一般為單列席位。

(六)怎樣進行會場服務(wù)?

會場服務(wù),主要是按會議議程安排,監(jiān)督會議進程。在會場之外,應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。在會場之內(nèi),為與會人員服務(wù),盡可能地滿足其一切正當要求。

在會議開始以后,會務(wù)人員要協(xié)同服務(wù)人員、保安等工作人員共同做好會場服務(wù)。具體工作如下:

(1)引導(dǎo)座位、維護秩序。為了保持會場的秩序,工作人員應(yīng)加強檢查,制止無關(guān)人員入場,如果會場加大,如果會場較大,為了方便與會者,工作人員可以引導(dǎo)與會者入座。

(2)處理臨時性事務(wù)工作。在開會過程中,會務(wù)人員要負責處理與會領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各種事宜,做好內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息的工作。

(3)提供通訊保障,做好會議值班、熱線電話接通工作,及時傳遞信息。開會的時候,不是特別緊急的電話一般都不傳呼。一般的電話可記錄下內(nèi)容,待會間休息或散會后交給當事人。只有內(nèi)容十分緊急的電話才用紙條通知當事人接聽。

(4)分發(fā)文件、資料、文具??啥鄿蕚湟恍┘垺⒐P等必要的文具,以備不時之需。

(5)會場的清潔衛(wèi)生、開水供應(yīng)、燈光照明、擴音設(shè)施等服務(wù)。會場上這些服務(wù)一般由會議服務(wù)人員負責、會務(wù)人員要檢查、督促他們做好各種服務(wù)工作。

(6)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況,控制會議進程。會務(wù)人員對會議中的動態(tài),對與會者的建議和反映,對出現(xiàn)的苗頭和傾向,都要心中有數(shù)。并及時向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。會議進行當中,視會場氣氛情況,可適時向主持人建議休息若干分鐘。

(7)關(guān)心與會人員中老、弱、病、殘者的健康狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

(七)如何編寫會議簡報、做好會議記錄、紀要?

1.會議簡報:會議簡報是會議期間編印的有關(guān)會議情況的簡要報道,包括代表們在討論中提出的意見、建議和會議決定事項等。會議簡報是反映會議進程和交流會議信息的非正式文件,主要作用是:便于領(lǐng)導(dǎo)掌握會議的全貌,指導(dǎo)會議;便于與會者交流經(jīng)驗,溝通情況;為日后工作提供可靠資料。人數(shù)多、會期長的大中型會議都要編寫會議簡報;無需分組討論、會期只有三四天的會議,只在會議結(jié)束后編寫一期簡報即可。另外,有一種會議簡報是專門給領(lǐng)導(dǎo)看的,稱為會議快報,這種簡報的編發(fā)應(yīng)注意保密。

2.會議記錄:會議記錄是對會議的基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進程進行記載的原始性文字材料。會議記錄是會議情況的真實反映,也是了解會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。不論會議規(guī)模大小,一般均應(yīng)形成會議記錄。

會議記錄的內(nèi)容有:(1)會議名稱;(2)會議時間、地點;(3)會議主席及主持人;(4)會議出席者名單或人數(shù)、缺席者名單或人數(shù);(5)會議的主要內(nèi)容,包括報告內(nèi)容、討論事項、選舉方法及結(jié)果、臨時動議等;(6)會議決定、決議事項;(7)與會議有關(guān)的應(yīng)記載的事項;(8)記錄者姓名。

以上內(nèi)容包括兩個部分:第一個部分是會議組織情況,包括會議名稱、時間、地點、主持人、出席人、列席人、缺席人(簡單注明原因)以及記錄人簽名。第二部分是會議內(nèi)容,是記錄的主要部分,要將會議議題、討論發(fā)言、形成的決議以及主持人的總結(jié)發(fā)言等主要內(nèi)容真實地記錄下來。

3.會議紀要。會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的正式公文,要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。法定會議、工作會議和例會都可以形成會議紀要。

會議紀要的作用有:一是總結(jié)會議成果,促進會議議而有決;二是與會者貫徹會議精神的依據(jù);三是供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門留存?zhèn)洳椤?/p>

會議紀要的內(nèi)容由三個部分構(gòu)成:

(1)開頭部分。概述會議名稱、召開單位、時間地點、參加人員、會議主題、主要程序等,用簡要文字交代即可。如果擬寫一般性例會紀要,還應(yīng)對會議主旨所依據(jù)的理由、背景以及會議遵循的指導(dǎo)思想進行高度概括。這樣,不僅使會議的重要性、必要性和會議主旨躍然紙上,也使會議議定事項有明確的方向,下文記述有順理成章之勢。

(2)主題部分:這是紀要的核心部分,既是對會議主要精神的闡述,也是會后貫徹執(zhí)行會議精神的依據(jù),寫作要點是“紀實”和“扼要”。紀要應(yīng)忠實于會議實際,不能將執(zhí)筆者的個人見解摻雜進去,不可隨意增減和發(fā)揮,這是撰寫紀要的基本原則;紀要又要對會議基本精神的提煉和概括,它主要反映會議討論情況,特別是領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話精神,又必須綜理其要,提煉概括,不應(yīng)成為會議記錄的全面重復(fù)。

(3)結(jié)尾部分。許多會議紀要,寫完主題的部分的最后一個問題即止。有些會議紀要,寫完主體部分之后,還要另寫一段諸如希望、號召和對未盡事宜加以說明等一類的文字。到底采用何種寫法,要依據(jù)實際情況來確定。

會議紀要的寫作方法有以下幾種:一是記錄式寫法。有些學術(shù)會、討論會、研討的問題比較單一,可按與會人員的發(fā)言摘要整理;有些日常例會,研究的問題較多,比較具體,可按議題順序,在會議記錄的基礎(chǔ)上逐項整理,并進行提煉和概括。二是概述式寫法。有些會議研究的問題比較集中單一,可把討論的意見概括成幾個方面或放幾層意思,依次闡發(fā)。三是條款式寫法。如果有些重要的工作會議圍繞會議主旨形成的意見、確定的事項比較多,帶有決定性質(zhì),不宜歸并論述,可采取條款式寫法,每個事項單列成文,分別冠以“一、二、三、四、……”的標號,一條寫一個意見或一項事情。每條的開段領(lǐng)句,就是本條的中心意思,也可視為小標題。四是歸納式寫法。有些工作會涉及內(nèi)容較廣,討論的問題較多,實際上是某一部門業(yè)務(wù)工作的全面安排部署,這就要案討論的問題、議定的事項分類整理,分別列出序號、標題來敘述。每個標題下面,視內(nèi)容多少,或分段、或分條來寫。

(八)怎樣做好會議的善后工作?

在會議結(jié)束階段,一般的組織工作主要有以下三項:1.形成可供傳達的會議文件。2.處理有關(guān)會議的文件材料。3.為與會者提供方便。

最后,請大家記住三句話:一是要按首長的意圖辦會;二是要按規(guī)定按程序辦會;三是要想全想細落實到位。

以上內(nèi)容就是本次匯報交流的全部內(nèi)容,希望同志們在日后的機關(guān)工作中能夠善于總結(jié)思考、舉一反三、游刃有余,早日成為機關(guān)優(yōu)秀干部。

由于個人水平有限,準備匆忙,不當之處還請同志們批評指正!

【公文寫作欄目文章版權(quán)歸原作者所有,如有侵權(quán)請及時聯(lián)系我們刪除。】

責任編輯:吳成玲校對:劉宇同最后修改:
0

精選專題

領(lǐng)航新時代

精選文章

精選視頻

精選圖片

微信公眾平臺:搜索“宣講家”或掃描下面的二維碼:
宣講家微信公眾平臺
您也可以通過點擊圖標來訪問官方微博或下載手機客戶端:
微博
微博
客戶端
客戶端