今天我與大家談一談機(jī)關(guān)干部如何辦會的問題。主要講三個方面：

第一個問題：弄清會議的基本概念

一、會議的內(nèi)涵

我們講承辦會議，首先要明確什么是會議。

具體講，會議是一種集體議事的行為過程，是各級領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重大事項、貫徹上級指示、監(jiān)察部署工作、解決存在問題的一種行之有效的工作方法。

開好會有利于集思廣益，有利于采取最優(yōu)的方式做工作，有利于統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)一致、溝通信息和交流經(jīng)驗。

會議的規(guī)模有大有小，但都表現(xiàn)為解決問題、進(jìn)行工作的一種手段，在現(xiàn)代政治、社會活動中，會議已成為一種經(jīng)常性的活動方式。

會議，是一種圍繞特定目標(biāo)開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。

會議的基本要素有以下幾點(diǎn)：

（1）會議名稱。（2）會議時間。（3）會議地點(diǎn)。（4）會議組織者。（5）與會人員。（6）會議議題和內(nèi)容。（7）會議成果。

二、會議的作用

會議是社會政治生活中一種常見的活動形式，盡管各類會議的具體作用不盡相同，但作為處理和決定問題的方式方法，任何會議都是為了實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到一定目的而召開的。

會議的作用一般表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，會議是實行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一。第二，會議是集思廣益、交流信息的重要方式。第三，會議是協(xié)調(diào)關(guān)系、解決矛盾的有效手段。

需要注意的是，會議是一種工作方法，但不是唯一的工作方法。

我們承認(rèn)會議的重要性，但不能把它的作用無限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山會海”的現(xiàn)象。

具體講會議的作用有以下八個方面：

①科學(xué)決策的作用。②宣傳動員的作用。③總結(jié)部署的作用。④檢查督促的作用。⑤調(diào)查研究的作用。⑥交流溝通的作用。⑦指導(dǎo)推動的作用。⑧密切聯(lián)系的作用。

三、會議的分類

會議可以按照多種形式進(jìn)行劃分。

1.按照規(guī)模劃分，主要有三種：①小型會議（百人以內(nèi)）；②中型會議（千人以內(nèi)）；③大型會議（千人以上）。

2.按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分，主要有五類：①規(guī)定性會議，即法定的必須按期召開的各種代表大會；②日常型會議，即領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制，實行集體領(lǐng)導(dǎo)，研究和處理日常工作的會議；③專業(yè)性會議，即為研究某項工作、討論和解決某個問題而召開的工作會議和專業(yè)會議；④紀(jì)念性會議，即為紀(jì)念重大歷史事件或重要?dú)v史人物、重要節(jié)日而召開的會議；⑤座談性會議，包括各種座談會、茶話會等。

3.按照會議形式劃分，可分為兩種：①有會有議的，多數(shù)會議屬這種類型；②會而不議的，例如報告會、傳達(dá)會、動員會、表彰會、紀(jì)念會等。

4.按照時間劃分，可分為定期性會議和不定期會議，還可分為多次性會議和一次性會議。定期性會議也叫例會，到預(yù)定時間沒有特殊情況必須召開；不定期會議則視情況靈活掌握，必要時隨時召開。多次會議指兩次以上會議；一次性會議指只需要開一次的會議。

5.按照會議階段劃分，可分為預(yù)備會議和正式會議：預(yù)備會議是整個會議的組成部分，是正式會議做準(zhǔn)備的會議，但在職權(quán)和效力上同正式會議有所區(qū)別。

6.按照開會手段劃分，可分為常規(guī)會議和電子會議：①常規(guī)會議是指傳統(tǒng)的會議；②電子會議是指電視電話會議、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議、衛(wèi)星會議等。

我們政治機(jī)關(guān)經(jīng)常組織的會議有以下幾類：

（一）黨團(tuán)會議。包括黨代表大會、黨代表會議、黨委全會、黨委常委會、黨委民主生活會、黨支部大會、黨支部委員會、黨小組會；團(tuán)代會、團(tuán)委會、團(tuán)支部大會、團(tuán)支部委員會、團(tuán)小組會等。

（二）行政會議。包括代表大會、首長辦公會、主任辦公會、部務(wù)會、處（科）務(wù)會、半年總結(jié)和年終總結(jié)表彰大會、誓師動員大會、教育部署（準(zhǔn)備）會、抓基層協(xié)調(diào)會、經(jīng)驗交流會、形勢分析會、公布任職命令和授銜、晉銜大會。政法委員會、安全委員會、紀(jì)律檢查委員會、計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組會、老干部工作領(lǐng)導(dǎo)小組會等等。

（三）其他會議。包括各類座談會、各類現(xiàn)場會、各類紀(jì)念會、各類慶祝會、各類報告會、各類演講會、各類茶話會、各類文藝晚會、各類電視電話會、新聞發(fā)布會等。

第二個問題：會議的組織，即會務(wù)工作

一、會務(wù)工作的含義和特點(diǎn)

會議活動是有組織、有目的、有秩序的多人集體參加的活動，需要一定的組織安排才能順利進(jìn)行。

通常把會議的組織、安排以及各種事務(wù)性服務(wù)工作統(tǒng)稱為會務(wù)工作。

會務(wù)工作是會議過程中多種事務(wù)性、輔助性工作的總和，其根本任務(wù)是為參與會議的全體人員特別是領(lǐng)帶提供全面服務(wù)，使整個會議活動必可缺少的一部分，其質(zhì)量好壞和效率高低直接影響會議是否達(dá)到預(yù)期目的。

會務(wù)工作的特點(diǎn)有六個：

1.政治性。這是會議的內(nèi)容所決定的。其內(nèi)容具有政治性，會議必然具有政治性。會議的政治性主要表現(xiàn)在開會的時機(jī)、會議的形式和會議的內(nèi)容。所以，會務(wù)工作也要講政治性。

2.服務(wù)性。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動，都是給參與會議的所有人員提供良好的環(huán)境和方便條件，做好各項服務(wù)工作，保證會議順利進(jìn)行，達(dá)到會議預(yù)期目的。

3.事務(wù)性。組織會務(wù)的各個環(huán)節(jié)多有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎然而，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會議按照預(yù)先的安排順利進(jìn)行。有時一個很小的事務(wù)性工作未做好，也可能影響整個會議活動的進(jìn)程。

4.綜合性。參加會議的人員來自各個單位的各個部門，有時會議的內(nèi)容涉及的也比較廣泛。做好會務(wù)工作，要能夠從全局出發(fā)觀察和思考問題，具有高度綜合的能力。

5.保密性。無論國家機(jī)關(guān)還是各類組織，許多重要事情都要通過會議討論后作出決定，所以會議的內(nèi)容就不可避免的涉及到各種機(jī)密。因而，許多會議的內(nèi)容都有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會議秘密理所當(dāng)然的成為會議的一個主要特點(diǎn)。

6.時間性。會議活動本身具有很強(qiáng)的時間性，作為與會者要遵守時間，按時參加會議，作為會務(wù)人員更應(yīng)有高度的時間觀念，絕不能出現(xiàn)諸如與會者已經(jīng)到齊但會場還沒有布置好，或記錄人員還未到等現(xiàn)象。

二、會務(wù)工作的內(nèi)容

會務(wù)工作的內(nèi)容視會議規(guī)模而定。

一般規(guī)模小、會期短的會議，會務(wù)工作的內(nèi)容相對簡單些；而規(guī)模大、會期長的會議，會務(wù)工作的內(nèi)容就會非常復(fù)雜。

如果按照時間順序劃分，可以將其分為以下三個方面的工作：

第一，會議的組織協(xié)調(diào)工作。其中包括：安排會議的議程、日程和程序；確定會議名單、會議分組；會場的選擇與布置；會議的報到、簽到工作；會議的組織聯(lián)絡(luò)；等等。

第二，會議的文字材料工作。其中包括：制定會議通知、證件；撰寫各種會議文件（如會議報告、會議須知、會議簡報、會議紀(jì)要等）；會議的現(xiàn)場記錄；會議文件的清退、立卷歸檔工作；等等。

第三，會議的后勤保障工作。其中包括：會議的食宿安排，會議的接站、接待工作；會議的財務(wù)管理；會議的交通、保健、娛樂工作；會議的保衛(wèi)、保密工作；等等。

會務(wù)工作千頭萬緒,要做好會務(wù)工作,應(yīng)遵循如下原則:

一是細(xì)致周密的原則。

要根據(jù)會議的內(nèi)容、特點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)要求，認(rèn)真細(xì)致地做好各項會議準(zhǔn)備工作，嚴(yán)密協(xié)調(diào)地組織好各項會議服務(wù)，使會議善始善終，達(dá)到預(yù)期目的和效果。當(dāng)然，不同級別、種類的會議，會務(wù)工作的重點(diǎn)也不同。

例如：一個大型的露天集會，工作的重點(diǎn)應(yīng)該是隊伍的入場、散場的科學(xué)調(diào)度以及安全保衛(wèi)工作；而一個報告會，重點(diǎn)是會場的選擇，音響、投影儀等設(shè)備的調(diào)試，與報告人的溝通等。

二是綜合協(xié)調(diào)的原則。

由于會務(wù)工作涉及許多方面，造成有些大型會議的工作人員很多，包括秘書人員、服務(wù)人員、保衛(wèi)人員等。要保證會議的順利進(jìn)行，每一個環(huán)節(jié)都要組織得非常嚴(yán)密。

各類工作人員應(yīng)定人定崗、各負(fù)其責(zé)，還要密切配合，防止工作脫節(jié)。會議組織人員要做好統(tǒng)籌管理，做好監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、堵塞漏洞。

三是靈活機(jī)動的原則。

俗話說，計劃趕不上變化。由于種種原因，會議中難免出現(xiàn)一些特殊、突然的情況，組織人員應(yīng)能夠及時、靈活地加以處理。

四是熱情禮貌的原則。

從總體上說，會務(wù)工作屬于服務(wù)性工作，組織人員應(yīng)該待人熱情禮貌，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)和與會者服務(wù)，要不怕麻煩，耐心細(xì)致，熱情周到，將自己良好的個人風(fēng)貌、職業(yè)素養(yǎng)體現(xiàn)出來，給與會者留下美好的印象。

辦會的具體工作，一般分為三個階段：

1、會前準(zhǔn)備階段。在會前準(zhǔn)備階段，組織會議人員必須從宏觀方面了解掌握個方面的情況，確定會議主題，明確會議目的；起草相關(guān)文件，組織發(fā)言文稿；確定與會者并發(fā)送通知；做好行政性事務(wù)的準(zhǔn)備工作。具體來說包括以下九項工作：

（1）確定會議的名稱和議題。

（2）確定會議的規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員范圍或人員名單。

（3）擬定會議的時間、會期、議程與日程安排。

（4）做好會場的選擇和布置工作，尤其注意仔細(xì)檢查所需的音像設(shè)備。

（5）制發(fā)會議通知。若需要提前分發(fā)會議材料則將相關(guān)會議材料與通知一起發(fā)放給與會者。

（6）擬定會議的后勤保障方案，按與會人數(shù)準(zhǔn)備好所需物品。

（7）準(zhǔn)備好會議所需的其他必備用品和特殊用品（如表彰大會的獎品等）。

（8）制定會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（9）制定出會議的衛(wèi)勤保障和保衛(wèi)工作方案。組織大型集會還要做好安全預(yù)案。

2、會議召開階段。主要有八項工作：

（1）會務(wù)人員提前到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。

（2）搞好會議簽到和材料分發(fā)。

（3）落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)言人是否到齊。

（4）按預(yù)定方案組織與會人員就座。

（5）維持好會場秩序。會議開始前關(guān)閉會場大門，要求無關(guān)人員離場，強(qiáng)調(diào)會議期間注意事項。

（6）做好會議記錄，寫好會議簡報。

（7）安排好會議照相、攝像，以及會議結(jié)束時與會人員的合影留念（合影時的座次和站位事先安排好）。

（8）按需要提前為與會者準(zhǔn)備或預(yù)定返程車船票等。

此外，還要注意可能發(fā)生的突然情況，做好隨機(jī)應(yīng)變的準(zhǔn)備。

3、會后收尾階段。主要有六項工作：

（1）印發(fā)會議簡報和快報。會議簡報是用簡練的文字及時向上級部門反映情況、向與會者通報情況的一種文件形式。會議快報是會議簡報的進(jìn)一步精煉。重要的大中型會議都要出簡報或快報。

（2）印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定事項通知。會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成的一種公文形式，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗等的重要工具。會議決定事項通知時將會議內(nèi)容、決議等傳達(dá)給有關(guān)單位的一種公文形式。黨政軍機(jī)關(guān)召開的工作會議一般均產(chǎn)生會議紀(jì)要，并須印發(fā)會議決定事項通知。有些專業(yè)性工作會議也產(chǎn)生紀(jì)要。

（3）按需要回收會議文件。會議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有秘密性，一些會議文件在會后應(yīng)收回。須帶回傳達(dá)或使用的，由會議保密員登記簽字后帶回。

（4）會議文件立卷。會議文件立卷是指將處理完畢并具有查找保留價值的零散文件，依其內(nèi)在聯(lián)系，分門別類的形成卷宗。

（5）匯編會議文件。匯編會議文件一般可分兩種：一種是檔案資料工作需要的匯編，這種匯編是將會議所有文件包括會議通知、會議名單和分組名單、會議須知、會議正式文件和參閱文件、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。這種匯編要求文件要全。另一種是供學(xué)習(xí)用的匯編，是將會議的正式報告、主要講話等匯編，以供學(xué)習(xí)用。日常工作會議文件，可按一年或半年時間單位，將同一類型會議的文件、參考材料等按時間順序匯編或分專題匯編。

（6）會議總結(jié)工作。為總結(jié)積累經(jīng)驗，一般大中型會議結(jié)束后都要作會議總結(jié)，作為今后開好同一類會議的借鑒。會議小結(jié)材料一并作為完善的卷宗歸入檔案。

三、會務(wù)工作的流程

（一）會務(wù)工作的一般流程包括：

①擬訂會議內(nèi)容——②提出會議方案——③呈報首長審批——④召開會務(wù)準(zhǔn)備協(xié)調(diào)會——⑤下發(fā)會議通知——⑥進(jìn)行會務(wù)準(zhǔn)備——⑦組織會議召開——⑧整理會議資料——⑨下發(fā)會議文件——⑩收集材料歸檔。

（二）會務(wù)工作的詳細(xì)流程包括：

1.文件準(zhǔn)備：

①安排會議議題、議程、程序——②準(zhǔn)備會議文件（主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言/經(jīng)驗材料、主持詞、會議須知/指南等，文件打印校對裝訂）——③制發(fā)會議通知（包括會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點(diǎn)、會期、報到時間地點(diǎn)等）——④收集確定名單（單位職務(wù)、軍銜、姓名性別、民族、人數(shù)、往返車船、飛機(jī)時間、會議人員分組、按會議人頭制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證）；

2.會場準(zhǔn)備：

包括：會標(biāo)徽記、坐席形狀、座次安排、音響效果、錄像攝影、照明通信、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生、安全警衛(wèi)等；

3.后勤保障準(zhǔn)備：

包括：文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)（菜譜）、食品衛(wèi)生、就餐桌次、用車安排、醫(yī)療保健、文娛活動等；

4.會間服務(wù)：

依次包括：簽到接待、安排會場、分發(fā)文件、協(xié)助控制會議議程、記錄錄音、攝影照相、編寫簡報、會議宣傳、會場采暖降溫、端茶倒水、安全警衛(wèi)、食宿和醫(yī)療保健、返程票務(wù)、文娛活動等；

5.會議善后：

包括：會議文件（登記）清退、送別與會人員、暫住人員安排、會議文件歸檔、印發(fā)會議紀(jì)要或會議文件、會議財務(wù)結(jié)算、會務(wù)工作總結(jié)等。

為方便大家理解，下面，舉幾個會務(wù)工作的個例流程。

例1：黨委全會會務(wù)工作流程：

第一步：根據(jù)規(guī)定和黨委首長意圖確定會與主題和開會時間；

第二步：籌劃會議拿出方案并起草會議呈批件；

第三步：召開會務(wù)籌備工作協(xié)調(diào)會；

第四步：下發(fā)會議通知；

第五步：以組織和紀(jì)檢為主調(diào)研起草會議黨委工作報告和紀(jì)委工作報告；

第六步：征求對黨委工作的意見和建議；

第七步：準(zhǔn)備會議其他文件（包括會議主持詞、會議須知、上級黨委全會精神傳達(dá)提綱、領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話發(fā)言、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作要點(diǎn)等）；

第八步：搞好會場、會務(wù)和后勤保障準(zhǔn)備；

第九步：按計劃開會；

第十步：做好會議善后工作。

例2：年終總結(jié)表彰大會會務(wù)工作流程

第一步：根據(jù)規(guī)定、慣例和首長意圖確定會議主題和開會時間；

第二步：籌劃會議方案并起草會議呈批件；

第三步：召開會議籌備協(xié)調(diào)會；

第四步：下達(dá)會議通知；

第五步：準(zhǔn)備會議講話、表彰通令通報、會議議程、會議主持詞；

第六步：準(zhǔn)備獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎證、獎品、獎金、綬帶和發(fā)獎人員；

第七步：做好會場準(zhǔn)備，包括會標(biāo)、音響、音樂、攝像照相、鮮花擺放、暖氣等；

第八步：搞好發(fā)獎預(yù)演；

第九步：協(xié)調(diào)參加會議首長安排好主席臺座次；

第十步：開會：奏樂（一般會前奏《國歌》）、宣讀通令通報、組織大會發(fā)獎、首長講話、奏樂（一般會議結(jié)尾奏會議代表歌曲，如黨組織的會議應(yīng)用《國際歌》、軍隊會議應(yīng)用《軍歌》）；

第十一步：會后首長與受獎單位和個人分別合影留念。

第三個問題：會務(wù)工作的實施

一、會務(wù)工作的總體要求

主要是搞好會議控制，提高會議質(zhì)量。具體包括以下五條：

（一）控制會議審批。一般能夠通過更簡單、更高效的方式解決問題的，就必要開會；內(nèi)容相近或參加人員相同的會議合并到一起開，盡量的減少會議。

（二）控制會議規(guī)模。嚴(yán)格按會議內(nèi)容確定出席人員，參加會議的一定是必要的，非出席不可的人員。會務(wù)人員也要精干。

（三）控制會議時間。會前要對會議和會議的每個階段的時間進(jìn)行精確預(yù)測。要準(zhǔn)時開會、準(zhǔn)時結(jié)束。必要時限制個人發(fā)言時間，有效把握會議進(jìn)程，防止松散拖沓。

（四）控制討論過程。如果發(fā)生與會議議題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，會議主持人或討論主持人應(yīng)及時引導(dǎo)回到議題本身。對分歧意見不能統(tǒng)一或討論議題不能形成決議的，可推到下次會議討論決定。

（五）控制經(jīng)費(fèi)開支。要節(jié)約每一個銅板。這與控制會議規(guī)模、控制會議時間直接相關(guān)，盡量減少不必要的開支。

二、會務(wù)工作的具體實施

會議的組織實施，要在上述總體要求下進(jìn)行。按照會務(wù)工作的實施流程，下面我講一下主要環(huán)節(jié)的實際操作。

（一）怎樣籌劃會議擬定方案起草呈批件報批？

會議主題和議題確定后，由會務(wù)主管部門根據(jù)主題和議題進(jìn)行會議籌劃，擬定開會方案，起草呈批件報首長審批。呈批件的內(nèi)容包括：開會的依據(jù)、會議的主題、會議的名稱、會議的時間、會議的地點(diǎn)、參加會議人員、會議的內(nèi)容安排、會議的籌備分工和時間節(jié)點(diǎn)、會議的食宿安排及經(jīng)費(fèi)預(yù)算、會議的衛(wèi)勤、保衛(wèi)和車輛保障等?？偟闹v就是要把籌劃和方案的內(nèi)容全部寫進(jìn)去。

（二）怎樣組織會務(wù)分工召開協(xié)調(diào)會部署？

一般會議呈批件首長批準(zhǔn)后，按首長批準(zhǔn)的計劃組織會務(wù)分工、召開協(xié)調(diào)會部署。

會務(wù)分工，一般分為秘書組（負(fù)責(zé)會議的總體控制）、材料組（負(fù)責(zé)會議主要文件的起草）、會務(wù)組（負(fù)責(zé)會議的后勤保障等）。

召開協(xié)調(diào)會部署。會前，會務(wù)主辦部門要制定《會務(wù)工作流程表》。因為整個會務(wù)活動是一個系統(tǒng)工程，必須進(jìn)行流程管理。

流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。

流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

會后，大家按流程表規(guī)定的要求和時限抓好各方面準(zhǔn)備工作的落實。

（三）怎樣擬定會議議程、日程和程序？

會議議程是指對會議所要通過的文件以及要討論、解決的問題的概略安排。

大型會議通常有一個或幾個議題，還有一些相關(guān)工作，會務(wù)組織人員應(yīng)根據(jù)這些議題和工作的內(nèi)在聯(lián)系、主次關(guān)系，安排好各項工作的先后次序并將其打印成文件，這就是會議議程。

會議日程是指在一段時間內(nèi)會議進(jìn)程的具體安排，一般用簡短的文字或表格形式將會議的具體活動順序列出。

例如：某一會議要開一天，就要將這一天中每一項活動的時間安排、具體地點(diǎn)和要求（包括吃飯、娛樂等集體活動）以表格或文字的形式打印出來，提前分發(fā)給與會者，讓大家心中有數(shù)。

會議程序是一次會議按照時間先后依次安排的工作順序。會議程序可繁可簡，一般由主持會議的人掌握即可，不必發(fā)給普通與會者。

安排會議日程應(yīng)注意以下事項：

（1）要把握會議的目的，即了解會議召開的原因。根據(jù)會議的目的和目標(biāo)組織活動，安排日程。

（2）掌握重要人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。一般會議都有首長參加，或邀請一些嘉賓。這些首長或嘉賓是否與會直接關(guān)系到會議的效果。因此、在安排會議日程時要考慮他們的時間安排。

（3）根據(jù)多數(shù)人的意見安排會議日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

（4）要圍繞中心工作安排會議日程，即根據(jù)會議的需要安排會議日程。如議題較多時，最重要的議題排列在最前面。

（5）會議日程的安排要科學(xué)、合理。首先，要控制會議的總會期，會期不能太長。其次，會議期間要適當(dāng)休息。再次，在會議的安排上要保證在最佳的時間開會。如上午多安排報告、演講，下午則以討論或參觀為宜，而晚上則適合安排娛樂活動或非正式討論。

（四）怎樣做好會議文件準(zhǔn)備？

會議所用的各種文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會者人手一份。

需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件材料，主要是：會議須知、會議主持詞、開幕詞、閉幕詞、主題報告、首長講話、發(fā)言材料等。

會議報告，是會議領(lǐng)導(dǎo)在會議上所做的中心發(fā)言、講話，一般文件起草小組起草。

會議報告的起草要注意以下幾點(diǎn)：

（1）要按照首長的意圖起草，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的身份、年齡、文化程度及性格特點(diǎn)撰寫，力爭寫出領(lǐng)導(dǎo)者的特色。

（2）在內(nèi)容上要注意實事求是，正視現(xiàn)實，不夸夸其談，讓聽眾心服口服，還要進(jìn)行分析說理，提高聽眾的認(rèn)識。

（3）要針對聽眾的年齡、職業(yè)構(gòu)成去構(gòu)思通篇講話，用最恰當(dāng)?shù)恼Z言去感染聽眾，啟發(fā)聽眾。

（4）在文字上要注意簡短生動，通俗上口，具有吸引力。

開幕詞，是在會議開始時，由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。

開幕詞是會議開始的前奏曲，在開幕詞中要鄭重宣布會議正式開幕，營造一種隆重的氣氛。

開幕詞中還要闡明會議的目的、任務(wù)、意義，明確交代會議的議程，扼要說明會議的開法、原則、交代會議的主要精神，起到點(diǎn)題的作用。

這是為了使與會人員明確會議主題，做到心中有數(shù)，便于積極主動地參與。

撰寫開幕詞時，篇幅要短，要求文字簡練，有針對性，內(nèi)容切忌重復(fù)、啰嗦；語言要求口語化、富有感情色彩，富有鼓動性，生動活潑。

領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞時，語氣要熱情、友好、富有激情，要調(diào)動起與會者對會議的熱情和希望。

閉幕詞，是在會議閉幕時，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的總結(jié)性講話。閉幕詞是會議的結(jié)束語，必須與開幕詞相呼應(yīng)。它要切實總結(jié)會議成果，補(bǔ)充會議內(nèi)容并適當(dāng)深化和發(fā)揮。

閉幕詞既是對會議的總結(jié)和評價，又是對會議精神的延伸和補(bǔ)充，對于會議雖未展開、但已認(rèn)識到的重要問題，應(yīng)當(dāng)在閉幕詞中提到，適當(dāng)強(qiáng)調(diào)，做必要發(fā)揮。

閉幕詞必須從會議的實際情況出發(fā)，著力提高與會者的認(rèn)識。

在閉幕詞中要?dú)w納會議精神，提出希望和要求，激發(fā)與會者貫徹會議精神的積極性，要高度綜合概括，富有鼓動性和號召力。

因會議已近尾聲，所以，無論是總結(jié)成果，還是提出要求，都應(yīng)簡潔明了，點(diǎn)到為止，不要拖泥帶水，切忌畫蛇添足、節(jié)外生枝。

同時，行文要灌注熱情，號召要有力，語調(diào)要昂揚(yáng)，使會議在高潮中圓滿結(jié)束。

會議須知，是參加會議人員的行動指南，是與會者和會議工作人員必須遵守與了解的注意事項，通常由秘書組（會務(wù)組）負(fù)責(zé)編印。

會議須知的編印一要準(zhǔn)確，二要明細(xì)。特別是參加會議人員的編組、姓名、性別、單位職務(wù)、房號等一定要準(zhǔn)確無誤。

會議須知應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批過的會議預(yù)案和會議最終報名情況來編寫，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后印制，并在會議報到時發(fā)給每位與會者。大中型會議和重要會議召開之前，都應(yīng)撰寫會議須知。

會議須知的主要內(nèi)容包括：會議日程、會議名單、會議編組、保密紀(jì)律、請假制度、安全要求、作息時間、生活保障和其他注意事項等。

會議材料起草后，要認(rèn)真做好三項工作：

一是檢查文件的準(zhǔn)確性。檢查文件的準(zhǔn)確性是一項非常艱巨而必要的任務(wù)，要認(rèn)真核對每一項細(xì)節(jié)，尤其是時間、地點(diǎn)、活動內(nèi)容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數(shù)、主持人和與會人員名簽等，要確保每一項都無差錯，每個文件都無錯漏。

二是印制文件。會議文件在審查報批改定后，方可付印。印制文件要專人負(fù)責(zé)，原則上誰起草誰負(fù)責(zé)。要根據(jù)與會人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)備用。印制好的文件要按照與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。

三是分發(fā)文件。人數(shù)較少的小型會議，會議的資料可放置于會議室的桌面上。較大規(guī)模的會議，文件要提前裝袋，在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員（餐券可以根據(jù)會議長短一次發(fā)給與會人員或每天發(fā)給與會人員）。

（五）怎樣布置會場？

會場的布置，包括會場氣氛的營造，會場格局的設(shè)計，會場坐次的排列，會場會標(biāo)的制作和懸掛，會場音響的設(shè)置，會場花卉的擺放等。會場氣氛的營造。

不同內(nèi)容的會議，要求有不同的氣氛，其會場的布置是不一樣的。

營造會議氣氛首先應(yīng)從會場布置著手。

比如黨的代表會議要求樸素大方，軍人代表大會要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會要求喜慶熱烈，追悼會要求莊重肅穆，座談會要求和諧融洽，紀(jì)念性會議要求隆重典雅，日常工作會議要求簡單實用。

會議的氣氛首先是通過會議場所的大小、色彩、旗幟、飾物、燈光、音樂等烘托出來的，所以，布置會場時要注意從這些方面營造與會議內(nèi)容相適應(yīng)的氣氛。

會場格局的設(shè)計。會場格局應(yīng)該根據(jù)會議的內(nèi)容來安排，同時要考慮與會者的人數(shù)及彼此的關(guān)系，還要顧及會場的建筑形狀，符合美學(xué)原理和與會者的審美觀等。會場可以布置成圓形、橢圓形、長方形、回字形、山字形等。

主席臺座次的排列方法：

我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。具體排法：

A、與會首長人數(shù)為單數(shù)時，1號居中，2號在1號左手位，3號在1號右手位，以此類推。

B、與會首長人數(shù)為雙數(shù)時，1號位在中心點(diǎn)偏右的位置，2號在中心點(diǎn)偏左的位置（中心點(diǎn)在1、2號之間，雙數(shù)與單數(shù)相反，右為上。這樣能保持首長始終在原位不變。在軍隊，通常黨的會議黨委書記為1號，行政會議軍事首長為1號），3號在1號右手位，4號在2號左首位，以此類推。

是凡屬重要會議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。

排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法：一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。發(fā)言席一般為單列席位。

（六）怎樣進(jìn)行會場服務(wù)？

會場服務(wù)，主要是按會議議程安排，監(jiān)督會議進(jìn)程。在會場之外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。在會場之內(nèi)，為與會人員服務(wù)，盡可能地滿足其一切正當(dāng)要求。

在會議開始以后，會務(wù)人員要協(xié)同服務(wù)人員、保安等工作人員共同做好會場服務(wù)。具體工作如下：

（1）引導(dǎo)座位、維護(hù)秩序。為了保持會場的秩序，工作人員應(yīng)加強(qiáng)檢查，制止無關(guān)人員入場，如果會場加大，如果會場較大，為了方便與會者，工作人員可以引導(dǎo)與會者入座。

（2）處理臨時性事務(wù)工作。在開會過程中，會務(wù)人員要負(fù)責(zé)處理與會領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各種事宜，做好內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息的工作。

（3）提供通訊保障，做好會議值班、熱線電話接通工作，及時傳遞信息。開會的時候，不是特別緊急的電話一般都不傳呼。一般的電話可記錄下內(nèi)容，待會間休息或散會后交給當(dāng)事人。只有內(nèi)容十分緊急的電話才用紙條通知當(dāng)事人接聽。

（4）分發(fā)文件、資料、文具?？啥鄿?zhǔn)備一些紙、筆等必要的文具，以備不時之需。

（5）會場的清潔衛(wèi)生、開水供應(yīng)、燈光照明、擴(kuò)音設(shè)施等服務(wù)。會場上這些服務(wù)一般由會議服務(wù)人員負(fù)責(zé)、會務(wù)人員要檢查、督促他們做好各種服務(wù)工作。

（6）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程。會務(wù)人員對會議中的動態(tài)，對與會者的建議和反映，對出現(xiàn)的苗頭和傾向，都要心中有數(shù)。并及時向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。會議進(jìn)行當(dāng)中，視會場氣氛情況，可適時向主持人建議休息若干分鐘。

（7）關(guān)心與會人員中老、弱、病、殘者的健康狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（七）如何編寫會議簡報、做好會議記錄、紀(jì)要？

1.會議簡報：會議簡報是會議期間編印的有關(guān)會議情況的簡要報道，包括代表們在討論中提出的意見、建議和會議決定事項等。會議簡報是反映會議進(jìn)程和交流會議信息的非正式文件，主要作用是：便于領(lǐng)導(dǎo)掌握會議的全貌，指導(dǎo)會議；便于與會者交流經(jīng)驗，溝通情況；為日后工作提供可靠資料。人數(shù)多、會期長的大中型會議都要編寫會議簡報；無需分組討論、會期只有三四天的會議，只在會議結(jié)束后編寫一期簡報即可。另外，有一種會議簡報是專門給領(lǐng)導(dǎo)看的，稱為會議快報，這種簡報的編發(fā)應(yīng)注意保密。

2.會議記錄：會議記錄是對會議的基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進(jìn)程進(jìn)行記載的原始性文字材料。會議記錄是會議情況的真實反映，也是了解會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。不論會議規(guī)模大小，一般均應(yīng)形成會議記錄。

會議記錄的內(nèi)容有：（1）會議名稱；（2）會議時間、地點(diǎn)；（3）會議主席及主持人；（4）會議出席者名單或人數(shù)、缺席者名單或人數(shù)；（5）會議的主要內(nèi)容，包括報告內(nèi)容、討論事項、選舉方法及結(jié)果、臨時動議等；（6）會議決定、決議事項；（7）與會議有關(guān)的應(yīng)記載的事項；（8）記錄者姓名。

以上內(nèi)容包括兩個部分：第一個部分是會議組織情況，包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、缺席人（簡單注明原因）以及記錄人簽名。第二部分是會議內(nèi)容，是記錄的主要部分，要將會議議題、討論發(fā)言、形成的決議以及主持人的總結(jié)發(fā)言等主要內(nèi)容真實地記錄下來。

3.會議紀(jì)要。會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的正式公文，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。法定會議、工作會議和例會都可以形成會議紀(jì)要。

會議紀(jì)要的作用有：一是總結(jié)會議成果，促進(jìn)會議議而有決；二是與會者貫徹會議精神的依據(jù)；三是供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門留存?zhèn)洳椤?/p>

會議紀(jì)要的內(nèi)容由三個部分構(gòu)成：

（1）開頭部分。概述會議名稱、召開單位、時間地點(diǎn)、參加人員、會議主題、主要程序等，用簡要文字交代即可。如果擬寫一般性例會紀(jì)要，還應(yīng)對會議主旨所依據(jù)的理由、背景以及會議遵循的指導(dǎo)思想進(jìn)行高度概括。這樣，不僅使會議的重要性、必要性和會議主旨躍然紙上，也使會議議定事項有明確的方向，下文記述有順理成章之勢。

（2）主題部分：這是紀(jì)要的核心部分，既是對會議主要精神的闡述，也是會后貫徹執(zhí)行會議精神的依據(jù)，寫作要點(diǎn)是“紀(jì)實”和“扼要”。紀(jì)要應(yīng)忠實于會議實際，不能將執(zhí)筆者的個人見解摻雜進(jìn)去，不可隨意增減和發(fā)揮，這是撰寫紀(jì)要的基本原則；紀(jì)要又要對會議基本精神的提煉和概括，它主要反映會議討論情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話精神，又必須綜理其要，提煉概括，不應(yīng)成為會議記錄的全面重復(fù)。

（3）結(jié)尾部分。許多會議紀(jì)要，寫完主題的部分的最后一個問題即止。有些會議紀(jì)要，寫完主體部分之后，還要另寫一段諸如希望、號召和對未盡事宜加以說明等一類的文字。到底采用何種寫法，要依據(jù)實際情況來確定。

會議紀(jì)要的寫作方法有以下幾種：一是記錄式寫法。有些學(xué)術(shù)會、討論會、研討的問題比較單一，可按與會人員的發(fā)言摘要整理；有些日常例會，研究的問題較多，比較具體，可按議題順序，在會議記錄的基礎(chǔ)上逐項整理，并進(jìn)行提煉和概括。二是概述式寫法。有些會議研究的問題比較集中單一，可把討論的意見概括成幾個方面或放幾層意思，依次闡發(fā)。三是條款式寫法。如果有些重要的工作會議圍繞會議主旨形成的意見、確定的事項比較多，帶有決定性質(zhì)，不宜歸并論述，可采取條款式寫法，每個事項單列成文，分別冠以“一、二、三、四、……”的標(biāo)號，一條寫一個意見或一項事情。每條的開段領(lǐng)句，就是本條的中心意思，也可視為小標(biāo)題。四是歸納式寫法。有些工作會涉及內(nèi)容較廣，討論的問題較多，實際上是某一部門業(yè)務(wù)工作的全面安排部署，這就要案討論的問題、議定的事項分類整理，分別列出序號、標(biāo)題來敘述。每個標(biāo)題下面，視內(nèi)容多少，或分段、或分條來寫。

（八）怎樣做好會議的善后工作？

在會議結(jié)束階段，一般的組織工作主要有以下三項：1.形成可供傳達(dá)的會議文件。2.處理有關(guān)會議的文件材料。3.為與會者提供方便。

最后，請大家記住三句話：一是要按首長的意圖辦會；二是要按規(guī)定按程序辦會；三是要想全想細(xì)落實到位。

以上內(nèi)容就是本次匯報交流的全部內(nèi)容，希望同志們在日后的機(jī)關(guān)工作中能夠善于總結(jié)思考、舉一反三、游刃有余，早日成為機(jī)關(guān)優(yōu)秀干部。

由于個人水平有限，準(zhǔn)備匆忙，不當(dāng)之處還請同志們批評指正！

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